Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen
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[[category:Versionierung]][[category:Anleitung]] | [[category:Versionierung]][[category:Anleitung]]{{AnleitungAbsatz | ||
|Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte hat die Möglichkeit jedes [[Dokumente|Dokument]] eines [[Vorgang|Vorgangs]] [[Revisionssicherheit|revisionssicher]] aufzubewahren. Der freigegebene Stand jeder Bearbeitung eines Dokuments wird vom System als einzelne Versionen gespeichert. Vorversionen jedes Dokuments sind auch nach Überschreibung weiter einsehbar. Es wird mit protokolliert von wem und wann die jeweiligen Bearbeitungen durchgeführt wurden. Außerdem kann zu jeder Bearbeitung ein Änderungstext mit kurzen Stichworten zum Inhalt der Änderung hinterlassen werden. | |Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte hat die Möglichkeit jedes [[Dokumente|Dokument]] eines [[Vorgang|Vorgangs]] [[Revisionssicherheit|revisionssicher]] aufzubewahren. Der freigegebene Stand jeder Bearbeitung eines Dokuments wird vom System als einzelne Versionen gespeichert. Vorversionen jedes Dokuments sind auch nach Überschreibung weiter einsehbar. Es wird mit protokolliert von wem und wann die jeweiligen Bearbeitungen durchgeführt wurden. Außerdem kann zu jeder Bearbeitung ein Änderungstext mit kurzen Stichworten zum Inhalt der Änderung hinterlassen werden. | ||
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{{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Bearbeitung.png|Der linke Teilausschnitt der Kopfzeile des DMS/eAkte wird gezeigt. Der Reiter Anzeige ist ausgewählt. Der Status des Dokuments wird über vier quadratische Kästchen angezeigt. Das erste von links ist rot, die anderen grau. | {{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Bearbeitung.png|Der linke Teilausschnitt der Kopfzeile des DMS/eAkte wird gezeigt. Der Reiter Anzeige ist ausgewählt. Der Status des Dokuments wird über vier quadratische Kästchen angezeigt. Das erste von links ist rot, die anderen grau. | ||
|in Bearbeitung genommen wird, wird eine Bearbeitungsschicht des Dokumentes erzeugt. Die freigegebene Version des Dokumentes bleibt erhalten (und für die zugriffsberechtigten Personen einsehbar). | |in Bearbeitung genommen wird, wird eine Bearbeitungsschicht des Dokumentes erzeugt. Die freigegebene Version des Dokumentes bleibt erhalten (und für die zugriffsberechtigten Personen einsehbar). Dass die Version des Dokuments in Bearbeitung genommen wurde, wird über eine rote Markierung in der Dokumentenanzeige kenntlich gemacht. | ||
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{{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Freigabe.png|Der linke Teilausschnitt der Kopfzeile des DMS/eAkte wird gezeigt. Der Reiter Anzeige ist ausgewählt. Der Status des Dokuments wird über vier quadratische Kästchen angezeigt. Das dritte von links ist grün, die anderen grau. | {{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Freigabe.png|Der linke Teilausschnitt der Kopfzeile des DMS/eAkte wird gezeigt. Der Reiter Anzeige ist ausgewählt. Der Status des Dokuments wird über vier quadratische Kästchen angezeigt. Das dritte von links ist grün, die anderen grau. | ||
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{{AnleitungAbsatz | {{AnleitungAbsatz | ||
|Eine Version mit dem Status '''Archiv''' kann weiter betrachtet werden. Die blaue Markierung in der Dokumentenanzeige signalisiert, dass es sich bei dem betrachteten Dokument um eine Archivversion handelt. | |Eine Version mit dem Status '''Archiv''' kann weiter betrachtet werden. Die blaue Markierung in der Dokumentenanzeige signalisiert, dass es sich bei dem betrachteten Dokument um eine Archivversion handelt. | ||
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== Versionierung == | == Versionierung == | ||
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Auf der Registerkarte '''Versionen''' finden Sie Informationen zur Versionierung eines Dokumentes, die die Änderungen an der jeweiligen Version und den aktuellen Status betreffen. Auch die jeweils erstellende Person einer Dokumentversion ist angegeben. | Auf der Registerkarte '''Versionen''' finden Sie Informationen zur Versionierung eines Dokumentes, die die Änderungen an der jeweiligen Version und den aktuellen Status betreffen. Auch die jeweils erstellende Person einer Dokumentversion ist angegeben. | ||
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== Dokument als finale Version kennzeichnen == | == Dokument als finale Version kennzeichnen == | ||
Version vom 17. August 2022, 06:13 Uhr
Informationen zum Bearbeiten von Dokumenten erhalten Sie im Kapitel Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte.
Status von Dokumenten im DMS
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Bearbeitung | Im Status Bearbeitung werden Dokumente von der*dem Besitzenden oder einer Gruppe bearbeitet, verändert oder auch gelöscht. |
| Prüfung | Bereits geprüfte Dokumente werden von eine(m*r) User*in mit Freigabeberechtigung für eine bestimmte Kategorie (Dokumentart) noch einmal gesichtet und freigegeben.
Dieser Status spielt nur in wenigen Prozessen der Universität Bielefeld eine Rolle. |
| Freigabe | Dokumente im Status Freigabe sind für alle User*innen, die auf die jeweilige Dokumentart Zugriff haben, sichtbar und dienen beispielsweise als Produktionsvorlage. |
| Archiv | Dokumente im Status Archiv können weder inhaltlich noch in ihrem Status geändert werden. Es können mehrere Versionen eines Dokumentes in diesem Status existieren. |
Versionierung
Dokument als finale Version kennzeichnen
Ein als finale Version gekennzeichnetes Dokument wird auf unveränderlich gestellt, d.h. es darf inhaltlich nicht mehr bearbeitet werden und auch die dazugehörigen Metadaten dürfen nicht mehr verändert werden.
Vorsicht: Es sind keinerlei Veränderungen an dem Dokument mehr möglich. Insofern muss mit dieser Option achtsam umgegangen werden.
Diese Funktion wird genutzt, um bestimmte finale Dokumente zur Verfügung bzw. zur Ansicht bereitzustellen.
Beispiel aus dem Bereich der internen Projekte: Die Dokumente, mittels derer die Projektergebnisse nachvollzogen werden können, können als Finale Version markiert werden, damit diese nicht geändert werden.