Aktenplan in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

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== Navigieren im Aktenplan ==
== Navigieren im Aktenplan ==


{{AnleitungAbsatz|Um den Aktenplan zu öffnen, klicken Sie auf der Startseite auf die Kachel '''Aktenplan'''.}}
{{AnleitungAbsatz
|Um den Aktenplan zu öffnen, klicken Sie auf der Startseite auf die Kachel '''Aktenplan'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Geschäftsprozesse.png|Die Geschäftsprozesse werden untereinander gelistet: 00 Wissensdokumente, 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren, 05 Informieren, 06 Finanzen managen, 07 Einkaufen, 08 Studium und Lehre unterstützen, 09 Facilities managen, 20 Stabsstellen, 30 Vertretungen managen und 40 allgemeine Dateiablagen.
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Geschäftsprozesse.png|Die Geschäftsprozesse werden untereinander gelistet: 00 Wissensdokumente, 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren, 05 Informieren, 06 Finanzen managen, 07 Einkaufen, 08 Studium und Lehre unterstützen, 09 Facilities managen, 20 Stabsstellen, 30 Vertretungen managen und 40 allgemeine Dateiablagen.
|Anschließend öffnet sich der Aktenplan:}}
|Anschließend öffnet sich der Aktenplan:
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Wissensdokumente im Aktenplan.png|Die Geschäftsprozesse werden als Ordnerstruktur gezeigt. 00 Wissensdokumente ist ausgeklappt. Dort werden der Prozess 00.01 Anleitungen DMS/eAkte (eingeklappt), der Prozess 00.02 Informationen für die Verwaltung (ausgeklappt) mit den Vorgängen 00.02-000001 Hausrundschreiben und 00.02-000002 Dienstvereinbarungen und der Prozess 00.03 Datenschutz (ebenfalls ausgeklappt) mit dem Vorgang 00.03-000001 Datenschutzhinweise gezeigt. Es folgen zugeklappt die Geschäftsprozesse 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren und 05 Informieren.
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Wissensdokumente im Aktenplan.png|Die Geschäftsprozesse werden als Ordnerstruktur gezeigt. 00 Wissensdokumente ist ausgeklappt. Dort werden der Prozess 00.01 Anleitungen DMS/eAkte (eingeklappt), der Prozess 00.02 Informationen für die Verwaltung (ausgeklappt) mit den Vorgängen 00.02-000001 Hausrundschreiben und 00.02-000002 Dienstvereinbarungen und der Prozess 00.03 Datenschutz (ebenfalls ausgeklappt) mit dem Vorgang 00.03-000001 Datenschutzhinweise gezeigt. Es folgen zugeklappt die Geschäftsprozesse 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren und 05 Informieren.
|Im Aktenplan werden Prozessebenen in Form von Ordnern dargestellt. Vorgänge und Teilvorgänge werden als Aktenordner dargestellt. <br>
|Im Aktenplan werden Prozessebenen in Form von Ordnern dargestellt. Vorgänge und Teilvorgänge werden als Aktenordner dargestellt.
Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die jeweilige Prozessebene oder Vorgang, um die weiteren Ebenen aufzuklappen oder wieder zuzuklappen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol  rechts daneben, um in den Vorgang oder Teilvorgang zu gelangen.}}
 
{{Hinweis|Wenn in Ihrer Ansicht neben einem Vorgang oder Teilvorgang kein Pfeil nach Rechts angezeigt wird, liegt es entweder daran, dass es keinen Inhalt dazu gibt oder Sie keine Berechtigung für diesen Vorgang bzw. Teilvorgang besitzen.}}
Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die jeweilige Prozessebene oder Vorgang, um die weiteren Ebenen aufzuklappen oder wieder zuzuklappen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol  rechts daneben, um in den Vorgang oder Teilvorgang zu gelangen.
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{{Hinweis
|Wenn in Ihrer Ansicht neben einem Vorgang oder Teilvorgang kein Pfeil nach Rechts angezeigt wird, liegt es entweder daran, dass es keinen Inhalt dazu gibt oder Sie keine Berechtigung für diesen Vorgang bzw. Teilvorgang besitzen.
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{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan In Ergebnisliste anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. In Ergebnisliste anzeigen ist ausgewählt.
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan In Ergebnisliste anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. In Ergebnisliste anzeigen ist ausgewählt.
|Alternativ können Sie auch rechts in der Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''In Ergebnisliste anzeigen'''.}}
|Alternativ können Sie auch rechts in der Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''In Ergebnisliste anzeigen'''.
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{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Ansicht Vorgang-Teilvorgang.png|Der Vorgang Hausrundschreiben wird im DMS angezeigt.
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Ansicht Vorgang-Teilvorgang.png|Der Vorgang Hausrundschreiben wird im DMS angezeigt.
|Nun sehen Sie den Vorgang bzw. Teilvorgang.}}
|Nun sehen Sie den Vorgang bzw. Teilvorgang.
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=== Eigenschaften eines Vorgangs/Teilvorgangs anzeigen ===
=== Eigenschaften eines Vorgangs/Teilvorgangs anzeigen ===


{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.
|Sie können sich die Eigenschaften eines Vorgangs oder Teilvorgangs über die Funktion im Aktenplan anzeigen lassen. Klicken Sie auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächste müssen Sie auf '''Eigenschaften''' klicken.}}
|Sie können sich die Eigenschaften eines Vorgangs oder Teilvorgangs über die Funktion im Aktenplan anzeigen lassen. Klicken Sie auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächste müssen Sie auf '''Eigenschaften''' klicken.
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{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Eigenschaften.png|Die Eigenschaften des Aktenplaneintrags Informationen für die Verwaltung wird angezeigt. Es enthält die Felder Titel, Aktenplanzeichen, Aussonderungsart, Aufbewahrungsfrist, Transferfrist und einige unbenannte optionale.
{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Eigenschaften.png|Die Eigenschaften des Aktenplaneintrags Informationen für die Verwaltung wird angezeigt. Es enthält die Felder Titel, Aktenplanzeichen, Aussonderungsart, Aufbewahrungsfrist, Transferfrist und einige unbenannte optionale.
|In den Eigenschaften kann man solche Informationen, wie die federführende Organisationseinheit oder Aufbewahrungsfrist abfragen. Über die Federführung kann man erkennen, welcher Bereich die Hoheit über diesen Bereich des Aktenplans besitzt und über die Aufbewahrungsfrist, wie lange ein Vorgang nach seinem Abschluss rechtlich im Dokumentenmanagementsystem aufbewahrt werden muss bzw. wird.}}
|In den Eigenschaften kann man solche Informationen, wie die federführende Organisationseinheit oder Aufbewahrungsfrist abfragen. Über die Federführung kann man erkennen, welcher Bereich die Hoheit über diesen Bereich des Aktenplans besitzt und über die Aufbewahrungsfrist, wie lange ein Vorgang nach seinem Abschluss rechtlich im Dokumentenmanagementsystem aufbewahrt werden muss bzw. wird.
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=== Aktenplan Schriftgröße anpassen ===
=== Aktenplan Schriftgröße anpassen ===


{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Einstellungen.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist hervorgehoben. In den Einstellung sind die Schriftgröße und die Schaltfläche Ok zum Bestätigen der Eingaben hervorgehoben.
{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Einstellungen.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist hervorgehoben. In den Einstellung sind die Schriftgröße und die Schaltfläche Ok zum Bestätigen der Eingaben hervorgehoben.
|Die Schriftgröße des Aktenplans können Sie für sich individuell anpassen. Klicken Sie hierfür in der rechten Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol. Anschließend können Sie unter dem Punkt '''Schriftart, Größe und Farbe''' die '''Schriftgröße''' einstellen, indem Sie entweder direkt die Schriftgröße in das Feld eintippen oder über die Pfeile daneben die Schriftgröße verkleinern oder vergrößern. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit '''OK'''. Diese Einstellung bleibt dann beim nächsten Mal erhalten.}}
|Die Schriftgröße des Aktenplans können Sie für sich individuell anpassen. Klicken Sie hierfür in der rechten Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol. Anschließend können Sie unter dem Punkt '''Schriftart, Größe und Farbe''' die '''Schriftgröße''' einstellen, indem Sie entweder direkt die Schriftgröße in das Feld eintippen oder über die Pfeile daneben die Schriftgröße verkleinern oder vergrößern. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit '''OK'''. Diese Einstellung bleibt dann beim nächsten Mal erhalten.
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== Aktenplan Favoriten ==
== Aktenplan Favoriten ==


{{AnleitungAbsatz|Innerhalb des Aktenplans ist es möglich, Favoriten zu hinterlegen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie häufig auf den gleichen Aktenplanbereich zugreifen müssen.}}
{{AnleitungAbsatz
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|Innerhalb des Aktenplans ist es möglich, Favoriten zu hinterlegen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie häufig auf den gleichen Aktenplanbereich zugreifen müssen.
}}


=== Prozessebene als Favorit speichern ===
=== Prozessebene als Favorit speichern ===
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{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten öffnen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist die Schaltfläche für die Aktenplanfavoriten hervorgehoben. Das einzelne Aktensymbol ist rot umrandet.
{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten öffnen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist die Schaltfläche für die Aktenplanfavoriten hervorgehoben. Das einzelne Aktensymbol ist rot umrandet.
|Wenn Sie die zuvor gespeicherten Favoriten der Aktenplanebenen öffnen möchten, müssen Sie in der rechten Menüleiste auf das Aktenordner-Symbol klicken.}}
|Wenn Sie die zuvor gespeicherten Favoriten der Aktenplanebenen öffnen möchten, müssen Sie in der rechten Menüleiste auf das Aktenordner-Symbol klicken.
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{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten schließen.png|Ansicht der Aktenplan Favoriten. Das Symbol zweier Aktenordner nebeneinander zum Erweitern des Aktenplans ist rot hervorgehoben.
{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten schließen.png|Ansicht der Aktenplan Favoriten. Das Symbol zweier Aktenordner nebeneinander zum Erweitern des Aktenplans ist rot hervorgehoben.
|Jetzt werden Ihnen nur die von Ihnen als Favoriten gespeicherten Prozessebenen angezeigt. Mit einem Klick auf die zwei Aktenordner im rechten Seitenmenü gelangen Sie wieder zurück zum allgemeinen Aktenplan.}}
|Jetzt werden Ihnen nur die von Ihnen als Favoriten gespeicherten Prozessebenen angezeigt. Mit einem Klick auf die zwei Aktenordner im rechten Seitenmenü gelangen Sie wieder zurück zum allgemeinen Aktenplan.
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=== Aktenplan Favoriten entfernen ===
=== Aktenplan Favoriten entfernen ===


{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Aus Favoriten entfernen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Aus Favoriten entfernen, Favoriten importieren, Favoriten exportieren und Eigenschaften. Aus Favoriten entfernen ist ausgewählt.
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Aus Favoriten entfernen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Aus Favoriten entfernen, Favoriten importieren, Favoriten exportieren und Eigenschaften. Aus Favoriten entfernen ist ausgewählt.
|Klicken Sie auf die Aktenplan Favoriten und wählen Sie die Prozessebene aus, die Sie aus den Favoriten entfernen möchten. Anschließend müssen Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Menüleiste anklicken und danach auf '''Aus Favoriten entfernen'''.}}
|Klicken Sie auf die Aktenplan Favoriten und wählen Sie die Prozessebene aus, die Sie aus den Favoriten entfernen möchten. Anschließend müssen Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Menüleiste anklicken und danach auf '''Aus Favoriten entfernen'''.
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=== Aktenplan mit Favoriten starten ===
=== Aktenplan mit Favoriten starten ===
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Klicken im Aktenplan auf der rechten Seite der Menüleiste auf das Zahnrad.
Klicken im Aktenplan auf der rechten Seite der Menüleiste auf das Zahnrad.
Setzen Sie unter dem Menüpunkt '''Suchverhalten''' den Haken bei '''Mit Favoriten starten''', um den Aktenplan mit den Favoriten zu starten. Wenn Sie den Haken herausnehmen, startet der Aktenplan wieder mit dem allgemeinen Aktenplan. Klicken Sie auf '''OK''' um die Einstellung zu speichern.}}
Setzen Sie unter dem Menüpunkt '''Suchverhalten''' den Haken bei '''Mit Favoriten starten''', um den Aktenplan mit den Favoriten zu starten. Wenn Sie den Haken herausnehmen, startet der Aktenplan wieder mit dem allgemeinen Aktenplan. Klicken Sie auf '''OK''' um die Einstellung zu speichern.
{{Hinweis|Auch wenn Sie immer mit den Aktenplan-Favoriten starten, können Sie, wie unter [[#Aktenplan Favoriten öffnen|'''Aktenplan Favoriten öffnen''']] beschrieben, zwischen dem allgemeinen Aktenplan und den Favoriten wechseln.}}
}}
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{{Hinweis
|Auch wenn Sie immer mit den Aktenplan-Favoriten starten, können Sie, wie unter [[#Aktenplan Favoriten öffnen|'''Aktenplan Favoriten öffnen''']] beschrieben, zwischen dem allgemeinen Aktenplan und den Favoriten wechseln.
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== Teilvorgang anlegen/löschen/zdA-Verfügen ==
== Teilvorgang anlegen/löschen/zdA-Verfügen ==
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|Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, einen Teilvorgang für Ihren Vorgang anzulegen. Voraussetzung ist, dass Sie die Berechtigung haben, diesen Vorgang zu ändern. Um einen Teilvorgang anzulegen, müssen Sie wie folgt vorgehen:
|Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, einen Teilvorgang für Ihren Vorgang anzulegen. Voraussetzung ist, dass Sie die Berechtigung haben, diesen Vorgang zu ändern. Um einen Teilvorgang anzulegen, müssen Sie wie folgt vorgehen:


Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Ihren Vorgang. Dieser Vorgang ist somit ausgewählt und wird leicht blau hinterlegt. Anschließend müssen Sie in der rechten Menüleiste auf das Plussymbol klicken und dort auf '''Projekt Teilvorgang anlegen'''.}}
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Ihren Vorgang. Dieser Vorgang ist somit ausgewählt und wird leicht blau hinterlegt. Anschließend müssen Sie in der rechten Menüleiste auf das Plussymbol klicken und dort auf '''Projekt Teilvorgang anlegen'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Element anzeigen.png|Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Element anzeigen.png|Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.
|Geben Sie anschließend den Titel des neuen Teilvorgangs ein und klicken Sie auf '''Speichern'''.<br>
|Geben Sie anschließend den Titel des neuen Teilvorgangs ein und klicken Sie auf '''Speichern'''.
Nun ist der Teilvorgang angelegt und Sie können den Vorgang über die Schaltfläche '''Element Anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.}}
 
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Nun ist der Teilvorgang angelegt und Sie können den Vorgang über die Schaltfläche '''Element Anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.
}}


=== Teilvorgang löschen ===
=== Teilvorgang löschen ===
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|Klicken Sie einmal auf den jeweiligen Teilvorgang, den Sie löschen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''Löschen'''.
|Klicken Sie einmal auf den jeweiligen Teilvorgang, den Sie löschen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''Löschen'''.


Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Teilvorgang) wirklich gelöscht werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um den Teilvorgang zu löschen.}}
Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Teilvorgang) wirklich gelöscht werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um den Teilvorgang zu löschen.
{{Hinweis|Nur wenn Sie berechtigt sind, einen Teilvorgang zu löschen, können Sie die Löschung auch tatsächlich durchführen!}}
}}
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{{Hinweis
|Nur wenn Sie berechtigt sind, einen Teilvorgang zu löschen, können Sie die Löschung auch tatsächlich durchführen!
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=== Vorgang/Teilvorgang zdA-Verfügen ===
=== Vorgang/Teilvorgang zdA-Verfügen ===
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Klicken Sie einmal auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang, den Sie zdA-verfügen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''zdA-Verfügung setzen'''.
Klicken Sie einmal auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang, den Sie zdA-verfügen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''zdA-Verfügung setzen'''.


Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Vorgang oder Teilvorgang) wirklich z.d.A. gesetzt werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um den Vorgang oder Teilvorgang zdA zu verfügen.}}
Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Vorgang oder Teilvorgang) wirklich z.d.A. gesetzt werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um den Vorgang oder Teilvorgang zdA zu verfügen.
{{Hinweis|Nur wenn Sie berechtigt sind, einen Vorgang oder Teilvorgang z.d.A. zu verfügen, können Sie diese Aktion durchführen!}}
}}
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{{Hinweis
|Nur wenn Sie berechtigt sind, einen Vorgang oder Teilvorgang z.d.A. zu verfügen, können Sie diese Aktion durchführen!
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Version vom 19. August 2022, 10:38 Uhr

Der Aktenplan sorgt zusätzlich für Transparenz der Ablagestruktur und erleichtert den systematischen Zugang zu Vorgängen, Teilvorgängen und den zugehörigen Dokumenten. Die Struktur des Aktenplans orientiert sich an den Geschäftsprozessen und korrespondiert mit der Prozesslandkarte der Uni Bielefeld. Über den Aktenplan sind viele universitätsöffentliche Informationen, einige davon unter der Bezeichnung Wissensdokumente, im thematischen Zusammenhang erreichbar.

Navigieren im Aktenplan

Um den Aktenplan zu öffnen, klicken Sie auf der Startseite auf die Kachel Aktenplan.

Anschließend öffnet sich der Aktenplan:

Die Geschäftsprozesse werden untereinander gelistet: 00 Wissensdokumente, 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren, 05 Informieren, 06 Finanzen managen, 07 Einkaufen, 08 Studium und Lehre unterstützen, 09 Facilities managen, 20 Stabsstellen, 30 Vertretungen managen und 40 allgemeine Dateiablagen.

Im Aktenplan werden Prozessebenen in Form von Ordnern dargestellt. Vorgänge und Teilvorgänge werden als Aktenordner dargestellt.

Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die jeweilige Prozessebene oder Vorgang, um die weiteren Ebenen aufzuklappen oder wieder zuzuklappen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts daneben, um in den Vorgang oder Teilvorgang zu gelangen.

Die Geschäftsprozesse werden als Ordnerstruktur gezeigt. 00 Wissensdokumente ist ausgeklappt. Dort werden der Prozess 00.01 Anleitungen DMS/eAkte (eingeklappt), der Prozess 00.02 Informationen für die Verwaltung (ausgeklappt) mit den Vorgängen 00.02-000001 Hausrundschreiben und 00.02-000002 Dienstvereinbarungen und der Prozess 00.03 Datenschutz (ebenfalls ausgeklappt) mit dem Vorgang 00.03-000001 Datenschutzhinweise gezeigt. Es folgen zugeklappt die Geschäftsprozesse 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren und 05 Informieren.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Wenn in Ihrer Ansicht neben einem Vorgang oder Teilvorgang kein Pfeil nach Rechts angezeigt wird, liegt es entweder daran, dass es keinen Inhalt dazu gibt oder Sie keine Berechtigung für diesen Vorgang bzw. Teilvorgang besitzen.

Alternativ können Sie auch rechts in der Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf In Ergebnisliste anzeigen.

Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. In Ergebnisliste anzeigen ist ausgewählt.

Nun sehen Sie den Vorgang bzw. Teilvorgang.

Der Vorgang Hausrundschreiben wird im DMS angezeigt.

Eigenschaften eines Vorgangs/Teilvorgangs anzeigen

Sie können sich die Eigenschaften eines Vorgangs oder Teilvorgangs über die Funktion im Aktenplan anzeigen lassen. Klicken Sie auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächste müssen Sie auf Eigenschaften klicken.

Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.

In den Eigenschaften kann man solche Informationen, wie die federführende Organisationseinheit oder Aufbewahrungsfrist abfragen. Über die Federführung kann man erkennen, welcher Bereich die Hoheit über diesen Bereich des Aktenplans besitzt und über die Aufbewahrungsfrist, wie lange ein Vorgang nach seinem Abschluss rechtlich im Dokumentenmanagementsystem aufbewahrt werden muss bzw. wird.

Die Eigenschaften des Aktenplaneintrags Informationen für die Verwaltung wird angezeigt. Es enthält die Felder Titel, Aktenplanzeichen, Aussonderungsart, Aufbewahrungsfrist, Transferfrist und einige unbenannte optionale.

Aktenplan Schriftgröße anpassen

Die Schriftgröße des Aktenplans können Sie für sich individuell anpassen. Klicken Sie hierfür in der rechten Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol. Anschließend können Sie unter dem Punkt Schriftart, Größe und Farbe die Schriftgröße einstellen, indem Sie entweder direkt die Schriftgröße in das Feld eintippen oder über die Pfeile daneben die Schriftgröße verkleinern oder vergrößern. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit OK. Diese Einstellung bleibt dann beim nächsten Mal erhalten.

Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist hervorgehoben. In den Einstellung sind die Schriftgröße und die Schaltfläche Ok zum Bestätigen der Eingaben hervorgehoben.

Aktenplan Favoriten

Innerhalb des Aktenplans ist es möglich, Favoriten zu hinterlegen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie häufig auf den gleichen Aktenplanbereich zugreifen müssen.

Prozessebene als Favorit speichern

Wenn Sie einzelne Prozessebenen als Favorit hinterlegen möchten, um diese im Schnellzugriff zu haben, gehen Sie wie folgt vor. Wählen Sie Prozessebene aus, indem Sie mit der linken Maus die jeweilige Prozessebene anklicken. Anschließend müssen Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Symbolleiste klicken und danach auf Zu den Favoriten hinzufügen. Nun ist die ausgewählte Prozessebene in den Favoriten gespeichert.

Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. In Zu Favoriten hinzufügen ist ausgewählt.


Aktenplan Favoriten öffnen

Wenn Sie die zuvor gespeicherten Favoriten der Aktenplanebenen öffnen möchten, müssen Sie in der rechten Menüleiste auf das Aktenordner-Symbol klicken.

Im rechten Seitenmenü des DMS ist die Schaltfläche für die Aktenplanfavoriten hervorgehoben. Das einzelne Aktensymbol ist rot umrandet.

Jetzt werden Ihnen nur die von Ihnen als Favoriten gespeicherten Prozessebenen angezeigt. Mit einem Klick auf die zwei Aktenordner im rechten Seitenmenü gelangen Sie wieder zurück zum allgemeinen Aktenplan.

Ansicht der Aktenplan Favoriten. Das Symbol zweier Aktenordner nebeneinander zum Erweitern des Aktenplans ist rot hervorgehoben.

Aktenplan Favoriten entfernen

Klicken Sie auf die Aktenplan Favoriten und wählen Sie die Prozessebene aus, die Sie aus den Favoriten entfernen möchten. Anschließend müssen Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Menüleiste anklicken und danach auf Aus Favoriten entfernen.

Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Aus Favoriten entfernen, Favoriten importieren, Favoriten exportieren und Eigenschaften. Aus Favoriten entfernen ist ausgewählt.

Aktenplan mit Favoriten starten

Damit Sie beim Start durch Klicken auf die Kachel Aktenplan mit den Aktenplan Favoriten starten können anstelle des allgemeinen Aktenplans, müssen Sie folgende Einstellungen vornehmen:

Klicken im Aktenplan auf der rechten Seite der Menüleiste auf das Zahnrad. Setzen Sie unter dem Menüpunkt Suchverhalten den Haken bei Mit Favoriten starten, um den Aktenplan mit den Favoriten zu starten. Wenn Sie den Haken herausnehmen, startet der Aktenplan wieder mit dem allgemeinen Aktenplan. Klicken Sie auf OK um die Einstellung zu speichern.

Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist rot hervorgehoben. In den Einstellungen ist die Auswahl Mit Favoriten starten rot hervorgehoben.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Auch wenn Sie immer mit den Aktenplan-Favoriten starten, können Sie, wie unter Aktenplan Favoriten öffnen beschrieben, zwischen dem allgemeinen Aktenplan und den Favoriten wechseln.

Teilvorgang anlegen/löschen/zdA-Verfügen

Teilvorgang anlegen

Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, einen Teilvorgang für Ihren Vorgang anzulegen. Voraussetzung ist, dass Sie die Berechtigung haben, diesen Vorgang zu ändern. Um einen Teilvorgang anzulegen, müssen Sie wie folgt vorgehen:

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Ihren Vorgang. Dieser Vorgang ist somit ausgewählt und wird leicht blau hinterlegt. Anschließend müssen Sie in der rechten Menüleiste auf das Plussymbol klicken und dort auf Projekt Teilvorgang anlegen.

Im Aktenplan ist im rechten Seitenmenü die oberste Schaltfläche - ein schwarzer Kreis mit weißem Pluszeichen in der Mitte rot hervorgehoben. Ein Vorgang ist ausgewählt und rot markiert. Die Option Projekt Teilvorgang anlegen ist ausgewählt.

Geben Sie anschließend den Titel des neuen Teilvorgangs ein und klicken Sie auf Speichern.

Nun ist der Teilvorgang angelegt und Sie können den Vorgang über die Schaltfläche Element Anzeigen aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.

Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.

Teilvorgang löschen

Klicken Sie einmal auf den jeweiligen Teilvorgang, den Sie löschen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf Löschen.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Teilvorgang) wirklich gelöscht werden soll. Klicken Sie auf OK, um den Teilvorgang zu löschen.

Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Löschen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel Eintrag löschen. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Nur wenn Sie berechtigt sind, einen Teilvorgang zu löschen, können Sie die Löschung auch tatsächlich durchführen!

Vorgang/Teilvorgang zdA-Verfügen

Sie können entweder einen einzelnen Teilvorgang oder den gesamten Vorgang zdA-verfügen (zu den Akten). Wenn Sie einen Vorgang zdA-verfügen, werden automatisch alle darunterliegenden Teilvorgänge zdA-verfügt.

Klicken Sie einmal auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang, den Sie zdA-verfügen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf zdA-Verfügung setzen.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Vorgang oder Teilvorgang) wirklich z.d.A. gesetzt werden soll. Klicken Sie auf OK, um den Vorgang oder Teilvorgang zdA zu verfügen.

Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. zdA-Verfügung setzen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel ZDA-Verfügung. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich ZAD (Zu den Akten) gesetzt werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Nur wenn Sie berechtigt sind, einen Vorgang oder Teilvorgang z.d.A. zu verfügen, können Sie diese Aktion durchführen!

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