Zur Strukturierung des elektronischen Schriftguts wird als Ordnungssystem ein Aktenplan genutzt. Dieser besitzt an der Universität Bielefeld eine prozessorientierte Struktur, die so weit wie möglich unabhängig von der behördlichen Organisation ist. Damit ist der Aktenplan bei Veränderungen der Aufbauorganisation langfristig stabil. Der prozessorientierte Aktenplan entsteht durch das Zusammenspiel mit der Prozesslandkarte der Universität. Wissensdokumente, denen keine Prozesse zugeordnet sind, werden unter dem gesonderten Aktenplaneintrag 'Wissensdokumente' geführt.
Der Aktenplan ermöglicht durch die Orientierung an den behördlichen Aufgaben und am voraussichtlichen Aktenanfall einen Ordnungsrahmen, der den Bedürfnissen des langfristigen Nachweises von Schriftgut entspricht.
