Akte anlegen in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 16. Januar 2023, 11:12 Uhr

In dieser Anleitung wird beschrieben, wie Akten und Vorgänge im DMS/eAkte respektive auf der Ebene einer Betreffseinheit angelegt, gelöscht oder zu-den-Akten verfügt werden. Außerdem wird beschrieben, wie die Eigenschaften (Metadaten) von Vorgängen und Teilvorgängen anzeigt werden können.

Für die hier beschriebenen Funktionen benötigen Sie entsprechende Rechte. Sollte Ihnen eine Funktion nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an das DMS/eAkte-Team.

Vorgang anlegen

Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, einen Vorgang in einer Betreffseinheit anzulegen. Dazu klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der der Vorgang angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das Plussymbol bzw. die Schaltfläche neu. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Akte ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Betreffseinheit eine Akte anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche klicken Sie auf die Vorgangsart, die Sie anlegen möchten. Es werden nur passende Vorgangsarten angezeigt.

Eine Betreffseinheit ist ausgewählt. Im rechten Seitenmenü wurde die Schaltfläche neu ausgewählt und eine Schaltfläche "Betreffseinheit anlegen" ist erschienen.

Geben Sie anschließend den Titel der neuen Akten ein und klicken Sie auf Speichern.

Nun ist die Akte angelegt und Sie können die Betreffseinheit über die Schaltfläche Element Anzeigen aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.

Das Formular Betreffseinheit erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.

Vorgang anlegen

Vorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt Vorgänge. Wählen Sie die Akte, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen einer Akte.

Im Aktenplan ist im rechten Seitenmenü die oberste Schaltfläche - ein schwarzer Kreis mit weißem Pluszeichen in der Mitte rot hervorgehoben. Ein Vorgang ist ausgewählt und rot markiert. Die Option Projekt Vorgang anlegen ist ausgewählt.

Eigenschaften einer Akte anzeigen

Über den Aktenplan

Sie können sich die Eigenschaften einer Akte anzeigen lassen. Klicken Sie auf die jeweilige Akte und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächstes wählen Sie Eigenschaften.

Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.

In der Ansicht der Akte

Wenn Sie sich in einer Akte (oder einem Vorgang) befinden, können Sie sich dessen Eigenschaften anzeigenlassen, indem Sie in der Kopfzeile rechts vom Titel der aktuellen Akte auf das i in einem schwarzen Kreis klicken.

Es wird eine Akte im DMS angezeigt. Das kleine i in der Kopfzeile hinter dem Titel der Akte ist rot hervorgehoben.

Es öffnet sich die in vier Reiter (Ansicht, Eigenschaften, Notizen und Versionen) unterteilte Ansicht, die auch beim Aufruf von Dokumenten genutzt wird. Sowohl unter Ansicht als auch unter Eigenschaften finden Sie jetzt die Metadaten der Akte bzw. des Vorgangs. Eine eventuelle Anpassung der Metadaten wird unter dem Reiter Eigenschaften vorgenommen.

Weitergehende Informationen zu Eigenschaften von Akten finden Sie in der Anleitung Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte.

Vorgang löschen

Klicken Sie einmal auf die jeweilige Akte bzw. auf den jeweiligen Vorgang, den Sie löschen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf Löschen.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden soll. Klicken Sie auf OK, um die Akte bzw. den Vorgang zu löschen.

Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Löschen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel Eintrag löschen. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.

Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn zuvor alle Dokumente dieses Vorgangs gelöscht wurden.

Eine Akte kann nur gelöscht werden, wenn zuvor alle Vorgänge dieser Akte gelöscht wurden.

Nur wenn Sie berechtigt sind, Akten, Vorgänge oder Dokumente zu löschen, können Sie die Löschung auch tatsächlich durchführen.

Akte/Vorgang zdA-Verfügen

Sie können entweder einen einzelnen Vorgang oder die gesamte Akte zdA-verfügen (zu den Akten, dabei beachte Akte als übergeordnete Betreffseinheit). Wenn Sie eine Akte zdA-verfügen, werden automatisch alle darunterliegenden Vorgänge zdA-verfügt.

Klicken Sie einmal auf die jeweilige Akte oder den jeweiligen Vorgang, den Sie zdA-verfügen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf zdA-Verfügung setzen.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Akte oder Vorgang) wirklich z.d.A. gesetzt werden soll. Klicken Sie auf OK, um diese zdA zu verfügen.

Nur wenn Sie berechtigt sind, eine Akte oder einen Vorgang z.d.A. zu verfügen, können Sie diese Aktion durchführen!

Weitere Informationen zum Abschließen von Vorgängen finden Sie in der Anleitung Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte.

@@ Zeile 1: / Zeile 1: @@
 [[Kategorie:Anleitung]][[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Aktenplan]][[Kategorie:löschen]][[category:zdA-Verfügen]]{{AnleitungAbsatz
-|In dieser Anleitung wird beschrieben, wie [[Akte|Akten]] und [[Vorgang|Vorgänge]] im DMS/eAkte angelegt, gelöscht oder [[Zu den Akten-Verfügung|zu-den-Akten verfügt]] werden. Außerdem wird beschrieben, wie die Eigenschaften ([[Metadaten]]) von Vorgängen und Teilvorgängen anzeigt werden können.
+|In dieser Anleitung wird beschrieben, wie [[Akte|Akten]] und [[Vorgang|Vorgänge]] im DMS/eAkte respektive auf der Ebene einer [[Betreffseinheit]] angelegt, gelöscht oder [[Zu den Akten-Verfügung|zu-den-Akten verfügt]] werden. Außerdem wird beschrieben, wie die Eigenschaften ([[Metadaten]]) von Vorgängen und Teilvorgängen anzeigt werden können.
 }}
 {{Information
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 == Vorgang anlegen ==
-{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Vorgang anlegen.png|Eine Akte ist ausgewählt. Im rechten Seitenmenü wurde die Schaltfläche neu ausgewählt und eine Schaltfläche Vorgang anlegen ist erschienen.
+{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Vorgang anlegen.png|Eine Betreffseinheit ist ausgewählt. Im rechten Seitenmenü wurde die Schaltfläche neu ausgewählt und eine Schaltfläche "Betreffseinheit anlegen" ist erschienen.
-|Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, einen Vorgang in einer Akte anzulegen. Dazu klicken Sie auf die Akte, in der der Vorgang angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das '''Plussymbol''' bzw. die Schaltfläche '''neu'''. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen eines Vorgangs ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Akte einen Vorgang anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche klicken Sie auf die Vorgangsart, die Sie anlegen möchten. Es werden nur passende Vorgangsarten angezeigt.
+|Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, einen Vorgang in einer Betreffseinheit anzulegen. Dazu klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der der Vorgang angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das '''Plussymbol''' bzw. die Schaltfläche '''neu'''. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Akte ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Betreffseinheit eine Akte anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche klicken Sie auf die Vorgangsart, die Sie anlegen möchten. Es werden nur passende Vorgangsarten angezeigt.
 }}
-{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Element anzeigen.png|Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.
+{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Element anzeigen.png|Das Formular Betreffseinheit erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.
-|Geben Sie anschließend den Titel des neuen Vorgangs ein und klicken Sie auf '''Speichern'''.
+|Geben Sie anschließend den Titel der neuen Akten ein und klicken Sie auf '''Speichern'''.
-Nun ist der Vorgang angelegt und Sie können die Akte über die Schaltfläche '''Element Anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.
+Nun ist die Akte angelegt und Sie können die Betreffseinheit über die Schaltfläche '''Element Anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.
 }}
-=== Teilvorgang anlegen ===
+=== Vorgang anlegen ===
-{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt Teilvorgang anlegen.png|Im Aktenplan ist im rechten Seitenmenü die oberste Schaltfläche - ein schwarzer Kreis mit weißem Pluszeichen in der Mitte rot hervorgehoben. Ein Vorgang ist ausgewählt und rot markiert. Die Option Projekt Teilvorgang anlegen ist ausgewählt.
+{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt Teilvorgang anlegen.png|Im Aktenplan ist im rechten Seitenmenü die oberste Schaltfläche - ein schwarzer Kreis mit weißem Pluszeichen in der Mitte rot hervorgehoben. Ein Vorgang ist ausgewählt und rot markiert. Die Option Projekt Vorgang anlegen ist ausgewählt.
-|Teilvorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt Vorgänge. Wählen Sie den Vorgang, in dem Sie einen neuen Teilvorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen eines Vorgangs.
+|Vorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt Vorgänge. Wählen Sie die Akte, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen einer Akte.
 }}
-== Eigenschaften eines Vorgangs anzeigen ==
+== Eigenschaften einer Akte anzeigen ==
 === Über den Aktenplan ===
 {{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.
-|Sie können sich die Eigenschaften eines Vorgangs anzeigen lassen. Klicken Sie auf den jeweiligen Vorgang und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächstes wählen Sie '''Eigenschaften'''.
+|Sie können sich die Eigenschaften einer Akte anzeigen lassen. Klicken Sie auf die jeweilige Akte und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächstes wählen Sie '''Eigenschaften'''.
 }}
-=== In der Ansicht des Vorgangs ===
+=== In der Ansicht der Akte ===
-{{AnleitungScreenshot|Vorgang Eigenschaften.png|Es wird ein Vorgang im DMS angezeigt. Das kleine i in der Kopfzeile hinter dem Titel des Vorgangs ist rot hervorgehoben.
+{{AnleitungScreenshot|Vorgang Eigenschaften.png|Es wird eine Akte im DMS angezeigt. Das kleine i in der Kopfzeile hinter dem Titel der Akte ist rot hervorgehoben.
-|Wenn Sie sich in einem Vorgang (oder Teilvorgang) befinden, können Sie sich dessen Eigenschaften anzeigenlassen, indem Sie in der Kopfzeile rechts vom Titel des aktuellen Vorgangs auf das '''i in einem schwarzen Kreis''' klicken.
+|Wenn Sie sich in einer Akte (oder einem Vorgang) befinden, können Sie sich dessen Eigenschaften anzeigenlassen, indem Sie in der Kopfzeile rechts vom Titel der aktuellen Akte auf das '''i in einem schwarzen Kreis''' klicken.
 }}
 {{Information
-|Es öffnet sich die in vier Reiter (Ansicht, Eigenschaften, Notizen und Versionen) unterteilte Ansicht, die auch beim Aufruf von Dokumenten genutzt wird. Sowohl unter Ansicht als auch unter Eigenschaften finden Sie jetzt die Metadaten des (Teil-)Vorgangs. Eine eventuelle Anpassung der Metadaten wird unter dem Reiter Eigenschaften vorgenommen.
+|Es öffnet sich die in vier Reiter (Ansicht, Eigenschaften, Notizen und Versionen) unterteilte Ansicht, die auch beim Aufruf von Dokumenten genutzt wird. Sowohl unter Ansicht als auch unter Eigenschaften finden Sie jetzt die Metadaten der Akte bzw. des Vorgangs. Eine eventuelle Anpassung der Metadaten wird unter dem Reiter Eigenschaften vorgenommen.
 }}
 {{Verweis
-|Weitergehende Informationen zu Eigenschaften von Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]].
+|Weitergehende Informationen zu Eigenschaften von Akten finden Sie in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]].
 }}
-== (Teil-)Vorgang löschen ==
+== Vorgang löschen ==
 {{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt Teilvorgang löschen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Löschen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel Eintrag löschen. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.
-|Klicken Sie einmal auf den jeweiligen (Teil-)Vorgang, den Sie löschen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''Löschen'''.
+|Klicken Sie einmal auf die jeweilige Akte bzw. auf den jeweiligen Vorgang, den Sie löschen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''Löschen'''.
-Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um den (Teil-)Vorgang zu löschen.
+Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um die Akte bzw. den Vorgang zu löschen.
 }}
 {{Hinweis
-|Ein '''Teilvorgang''' kann nur gelöscht werden, wenn zuvor '''alle Dokumente''' dieses Teilvorgangs gelöscht wurden.
+|Ein '''Vorgang''' kann nur gelöscht werden, wenn zuvor '''alle Dokumente''' dieses Vorgangs gelöscht wurden.
 }}
 {{Hinweis
-|Ein '''Vorgang''' kann nur gelöscht werden, wenn zuvor '''alle Teilvorgänge''' dieses Vorgangs gelöscht wurden.
+|Eine '''Akte''' kann nur gelöscht werden, wenn zuvor '''alle Vorgänge''' dieser Akte gelöscht wurden.
 }}
 {{Hinweis
-|Nur wenn Sie berechtigt sind, (Teil-)Vorgänge oder Dokumente zu löschen, können Sie die Löschung auch tatsächlich durchführen.
+|Nur wenn Sie berechtigt sind, Akten, Vorgänge oder Dokumente zu löschen, können Sie die Löschung auch tatsächlich durchführen.
 }}
-== Vorgang/Teilvorgang zdA-Verfügen ==
+== Akte/Vorgang zdA-Verfügen ==
 {{AnleitungScreenshot|Aktenplan Projekt Teilvorgang zdA Verfügung setzen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. zdA-Verfügung setzen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel ZDA-Verfügung. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich ZAD (Zu den Akten) gesetzt werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.
-|Sie können entweder einen einzelnen Teilvorgang oder den gesamten Vorgang zdA-verfügen (zu den Akten). Wenn Sie einen Vorgang zdA-verfügen, werden automatisch alle darunterliegenden Teilvorgänge zdA-verfügt.
+|Sie können entweder einen einzelnen Vorgang oder die gesamte Akte zdA-verfügen (zu den Akten, dabei beachte Akte als übergeordnete Betreffseinheit). Wenn Sie eine Akte zdA-verfügen, werden automatisch alle darunterliegenden Vorgänge zdA-verfügt.
-Klicken Sie einmal auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang, den Sie zdA-verfügen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''zdA-Verfügung setzen'''.
+Klicken Sie einmal auf die jeweilige Akte oder den jeweiligen Vorgang, den Sie zdA-verfügen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''zdA-Verfügung setzen'''.
-Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Vorgang oder Teilvorgang) wirklich z.d.A. gesetzt werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um den Vorgang oder Teilvorgang zdA zu verfügen.
+Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Akte oder Vorgang) wirklich z.d.A. gesetzt werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um diese zdA zu verfügen.
 }}
 {{Hinweis
-|Nur wenn Sie berechtigt sind, einen Vorgang oder Teilvorgang z.d.A. zu verfügen, können Sie diese Aktion durchführen!
+|Nur wenn Sie berechtigt sind, eine Akte oder einen Vorgang z.d.A. zu verfügen, können Sie diese Aktion durchführen!
 }}
 {{Verweis
 |Weitere Informationen zum Abschließen von Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte]].
 }}