Projekt beantragen in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 8. März 2023, 14:02 Uhr

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Prozessbeschreibung

Über das DMS wird der komplette Lifecycle der Projektakten abgebildet. Das geht von der Einreichung eines Projektvorschlags, Bereitstellung von Vorlagen, Workflow zur Genehmigung der Durchführung des Projektes bis zur Ablage und Verwaltung der Projektunterlagen.

BPNM-Prozess Projekt beantragen und genehmigen

BPNM-Prozess Projekt Durchführen und abschließen

Aktenplanbereich in der eAkte

03

Organisieren

03.01

Projektportfolio managen

03.01.02

Projekt genehmigen, durchführen und abschließen

Projektvorschlag einreichen

Über ein Xentialformular kann ein Projektvorschlag eingereicht werden. Dafür kann im DMS über die Kachel Prozesse >> Prozesse starten >> Neuen Vorgang starten >> Vorgang >> Projektakte >> Projektsteckbrief >> Projektantrag >> Erstellen die Vorlage "Projektsteckbrief" geöffnet werden.

Es wird eine geteilte Bildschirmansicht angezeigt. Auf der linken Hälfte sind die Widgets mit den Prozessen abgebildet, das Widget Neuen Vorgang starten ist mit der Ziffer 1 versehen. Auf der rechten Seite ist der aufgeklappte Weg dargestellt. Vorgang auswählen, Projektakte, Projektsteckbrief, markiert als 2, dann Projektantrag, markiert mit 3, schließlich Erstellen, mit 4 markiert.

Mit Erstellen öffnet sich die Xential-Weboberfläche. Hier sind die entsprechenden Eingaben zu machen. Pflichtfelder sind rot gekennzeichnet. Mit Erstellen wird der Tab geschlossen und ein Projektantrag in eAkte/DMS abgelegt.

Es wird die Verbindung mit dem Xential-Server hergestellt und ein neuer Tab mit der Xential-Weboberfläche geöffnet. Der Bildschirm ist zweigeteilt. Links die Formular-Vorschau, basierend auf einer word Vorlage. Rechts die Eingabemaske. In der Eingabemaske befinden sich verschiedene Textfelder. Teilweise muss per Anhaken eine Auswahl getroffen werden. Pflichtfelder werden rot dargestellt.

Es gibt in Xential Eingabefelder, die nicht als Pflichtfelder gekennzeichnet sind. Gleichwohl werden in DMS/eAkte Eingaben in diesen Feldern erwartet. Dies hat technische Gründe. Es handelt sich dabei um die Datenfelder "beteiligte Einrichtungen", ggf. "weitere Einrichtungen" sowie "Projektleitung".

Durch das Absenden des Xentialformulars wird in DMS/eAkte an oben genannter Stelle im Aktenplan eine Projektakte erzeugt, die drei Vorgänge beinhaltet: Steuerungs-, Vorgangs- und Wissensdokumente. Der Projektantrag wird als Projektsteckbrief im Vorgang "Steuerungsdokumente" abgelegt. Die Metadaten werden dem Projektantrag entnommen.

Der Xential-Tab schließt sich einfach und es erfolgt keinerlei Hinweis, ob die Projektvorgänge angelegt und der Projektantrag darin erfolgreich abgelegt wurden.

Wurde das Projekt erfolgreich angelegt?

Öffnen Sie über das Widget Suche die Suchmaskte. Wählen Sie als Kategorie "Projekt Teilvorgang" aus, geben Sie im Feld Suchbegriff den Projektnamen ein (zumindest Teile davon) und geben Sie im Feld Erstellt am das Datum an, beispielsweise "heute".

Es wird die Suchmaske angezeigt. Eingegebene Suchbegriffe sind Kategorie Projekt Teilvorgang, der Titel des Projektes sowie das Feld Erstellt am.

Die Suche nach der Kategorie "Projekt Teilvorgang" zeigt die korrekt angelegten Teilvorgänge Steuerungs-, Vorgangs-, und Wissensdokumente. Das Symbol des Teilvorgangs Steuerungsdokumente ist gelb dargestellt, die anderen beiden sind grau.

Es wird das Bild eines Bildschirmes gezeigt. Dieser ist geteilt. Links wird die Suche nach Kategorie Projekt Teilvorgang gezeigt. Rechts wird das Suchergebnis dargestellt. Dort befinden sich die untereinander drei Symbole für Teilvorgänge. Das oberste betitelt als Steuerungsdokumente, gelb gefärbt, was bedeutet, dass sich darin Dokumente befinden. Die anderen beiden sind benannt als Vorgangs und Wissensdokumente. Sie sind grau gefärbt. Dies steht für ohne Inhalt.

Im Teilvorgang Steuerungsdokumente ist der Projektsteckbrief abgelegt. Der Dokumenttitel besteht aus dem Namen des Projektes erweitert um " Projektsteckbrief". Die Metadaten sind vorhanden. Sie wurden dem Projektantrag entnommen.

Es wird das Bild eines Bildschirmes gezeigt. Dieser ist geteilt. Links wird der Inhalt des Teilvorganges Steuerungsdokumente gezeigt. Rechts werden die Metadaten dargestellt.

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 == Wurde das Projekt erfolgreich angelegt? ==
+{{AnleitungScreenshot|Suche Teilvorgang2.png|Es wird die Suchmaske angezeigt. Eingegebene Suchbegriffe sind Kategorie Projekt Teilvorgang, der Titel des Projektes sowie das Feld Erstellt am.
+|Öffnen Sie über das Widget '''Suche''' die Suchmaskte. Wählen Sie als Kategorie "Projekt Teilvorgang" aus, geben Sie im Feld '''Suchbegriff''' den Projektnamen ein (zumindest Teile davon) und geben Sie im Feld '''Erstellt am''' das Datum an, beispielsweise "heute".
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 {{AnleitungScreenshot|Suche Teilvorgang2.png|Es wird das Bild eines Bildschirmes gezeigt. Dieser ist geteilt. Links wird die Suche nach Kategorie Projekt Teilvorgang gezeigt. Rechts wird das Suchergebnis dargestellt. Dort befinden sich die untereinander drei Symbole für Teilvorgänge. Das oberste betitelt als Steuerungsdokumente, gelb gefärbt, was bedeutet, dass sich darin Dokumente befinden. Die anderen beiden sind benannt als Vorgangs und Wissensdokumente. Sie sind grau gefärbt. Dies steht für ohne Inhalt.