Projektmanagementprozesse

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Projektmanagementprozesse der Universität Bielefeld

In den zentralen Verwaltungseinheiten und Services der Universität Bielefeld werden viele Projekte parallel durchgeführt. Sowohl auf der Steuerungsebene als auch in den Projektteams sind Personen gleichzeitig mit mehreren Projekten befasst. Hinzu kommt, dass an den meisten Projekten mehrere Organisationseinheiten beteiligt sind. Vor diesem Hintergrund ist es sinnvoll, die Strukturen und Abläufe von Projekten einheitlich zu benennen und darzustellen und wesentliche Schritte zu standardisieren. Daher wurden die Prozesse "Projekt beantragen und genehmigen" und "Projekt durchführen und abschließen" definiert, abgestimmt und modelliert. Diese Prozesse sowie Hinweise zur Bedienung des Prozessportals finden Sie im Prozessportal der Universität Bielefeld.

Projektmanagementphasen an der Universität Bielefeld

Die Projektmanagementphasen und Projektphasen, wie sie nach der DIN 69901-2 formuliert sind, bilden die Rahmenbedingungen für Projekte an der Universität Bielefeld. Die folgende Grafik verdeutlicht dies:

Abbildung: Idealtypischer Projektverlauf mit Projektmanagementphasen und Phasenübergängen

Die Freigabe nach der Initialisierungsphase ist eine Voraussetzung dafür, dass ein Projekt auf der Übersicht der geplanten Projekte erscheint. Zwischen der Definitionsphase und der Planungsphase steht die Genehmigung des Projekts. Mit der Genehmigung verbunden ist die Bewilligung der Personalressourcen und Finanzmittel, die für die Durchführung des Projektes benötigt werden. Nach der Genehmigung beginnt die Planungsphase.

Für alle Projekte gilt, dass nach der Genehmigung, zu Beginn der Planungsphase, folgende Schritte durchgeführt werden müssen:

• Die Projektorganisation festegen und im Projekthandbuch hinterlegen.
• Den Projektstrukturplan erarbeiten. Dieser enthält ggf. neben fest vereinbarten Arbeitspaketen auch optionale.
• Eine erste Risikoanalyse durchführen.
• Die Vorgehensweise im Projekt (z.B. rollierende Planung) vereinbaren.

Ähnliches gilt für die Abschlussphase: Erst wenn alle Ergebnisse aus allen Teilprojekten abgenommen sind, können folgende Schritte durchgeführt werden:

• Abschlussbericht erstellen
• Projektorganisation auflösen und
• Projektleitung entlasten.