Projektbüro
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Das Zentrale Projektbüro
Der Lebenszyklus eines Projekts und seiner eProjektakte
In aller Kürze durchläuft ein Projekt und die dazugehörige eProjektakte folgende Schritte:
- Ein*e Beschäftigte*r meldet über ein Webformular einen Projektvorschlag an. Das Zentrale Projektbüro legt eine eProjektakte an und ordnet das Projekt der Übersicht "Geplante Projekte" zu.
- Der Projektsteckbrief wird zwischen Antragsteller*in und Projektbüro abgestimmt. Anschließend startet das Projektbüro einen digitalen Genehmigungsworkflow.
- Bei Genehmigung / Freigabe des Projektes wird über das DMS eine Benachrichtigung an den*die Antragsteller*in versendet. Das Projektbüro ordnet das der Übersicht "Laufende Projekte" zu.
- Das Projektteam arbeitet in der eProjektakte an gemeinsam genutzten Dokumenten. In jedem Quartal legt die Projektleitung im System einen Statusbericht ab.
- Sobald das Projekt abgeschlossen ist, erstellt die Projektleitung einen Abschlussbericht, räumt die Projektakte auf und informiert das Projektbüro. Das Projektbüro verfügt die eProjektakte z.d.A. ("zu den Akten"), die zehnjährige Aufbewahrungsfrist beginnt zu laufen.
- Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist prüft das Universitätsarchiv, welche Dokumente aus der Projektakte gelöscht und welche dauerhaft archiviert werden sollen.
Orientierung verschaffen auch die Prozesse "Projekt beantragen und genehmigen" und "Projekt durchführen und abschließen". Navigieren Sie hierzu im Prozessportal der Universität Bielefeld zu 01 Prozesse -> 03 Organisieren -> 01 Projektportfolio managen.
Von einer Projektidee zur Projektgenehmigung
Ein neues Projekt beantragen
Um eine Projektidee in die Umsetzung zu bringen und eine eProjektakte zu erhalten, müssen Sie zunächst Ihre Idee strukturiert erfassen. Hierzu füllen Sie das Formular "Projektantrag stellen" aus. Aus diesem Formular wird der spätere Projektsteckbrief erstellt. Haben Sie dies getan und auf „Formular abschicken“ geklickt, erhalten Sie eine Versandbestätigung in Ihr Emailpostfach. Das Projektbüro erhält den ausgefüllten Antrag, erstellt auf Basis der darin erfassten Informationen Ihre eProjektakte und legt ihn als Steckbrief im Vorgang Steuerungsdokumente ab. Im Anschluss erhalten Sie eine Email des Projektbüros mit dem Link zu Ihrer eProjektakte und Informationen zum weiteren Vorgehen.
Sie haben nun Zeit, Ihren Projektsteckbrief genehmigungsreif auszuformulieren. Falls Sie Budget benötigen, bitten Sie das Projektbüro um die Kalkulationsvorlage - so die Kolleginnen den Budgetbedarf nicht bereits aus Ihrem Antrag ablesen konnten und die Vorlage in Ihrer eProjektakte abgelegt haben. Füllen Sie die Kalkulationsvorlage aus und legen eine Erläuterung zur Kalkulation ab. Diese kann ein Angebot oder eine formlose Word-Datei sein, in der Sie die Angaben in Ihrer Kalkulation erläutern.
Erst wenn aus Ihrer Sicht alle Dokumente fertig sind, geben Sie dem Projektbüro ein Signal, dass das Projekt in die Genehmigung gehen kann.
Vorlagen & Wissensdokumente
Nachfolgend finden Sie Vorlagen zur Absicht, die Ihre Ihr Projekt von der Idee bis zum Abschluss rahmen:
- Projektsteckbrief → vgl. Projekt beantragen in DMS/eAkte
- Projektkalkulation → legt das Projektbüro in Ihre eProjektakte
- Statusbericht → vgl. Statusberichte
- Projektabschlussbericht → äquivalent zu Statusberichten
Der Beantragungs- und Genehmigungsprozess
Wenn alle Unterlagen fertig sind, ruft das Projektbüro die Vorlage „Bewertung Projektsteckbrief und Budget“ auf. An dieses Dokument legt das Projektbüro einen eLaufweg / einen Genehmigungsworkflow. Hierbei gibt es zwei Varianten:
Das Projekt wird ohne Budget beantragt
- Projektleitung zur Information
- Steuerungsebene zur Genehmigung
- Projektleitung zur Information
Das Projekt wird mit Budget beantragt
- Projektleitung zur Information
- Steuerungsebene zur Kenntnisnahme
- Finanzcontrolling zur Genehmigung
- Dezernatsleitung Finanzmanagement zur Genehmigung
- Kanzler zur Genehmigung
- Projektleitung zur Information
- Finanzcontrolling zur Information
Anhand des Icons „Aufgaben zum Dokument anzeigen“ im aufgerufenen Dokument „Bewertung Projektsteckbrief und Budget“ kann nachvollzogen werden, wo der Genehmigungslaufweg aktuell liegt. Ist der eLaufweg durchgelaufen, findet sich das Genehmigungsprotokoll hinter dem Büroklammer-Icon 📎 „Anhänge“.
Ändern sich entscheidende Rahmenbedingungen in Ihrem Projekt bedarf es manchmal einer erneuten Genehmigung. Dies ist der Fall, wenn sich die Zielsetzung entscheidend ändert oder ein neuer oder erweiterter Budgetbedarf entsteht. In diesen Fällen erstellt das Projektbüro die Vorlage „ Erneute Bewertung Projektsteckbrief und Budget“ und erstellt einen Genehmigungsworkflow entsprechend einer der beiden oben aufgezeichneten Varianten.
Wenn das Projekt läuft
In jedem Quartal müssen Sie für Ihr(e) Projekt(e) jeweils einen Statusbericht einreichen, welcher Ihrer Steuerungsebene zur Information vorgelegt wird. Details hierzu finden Sie in der Anleitung Statusberichte.
Projekt wurde mit Budget genehmigt
Haben Sie ein Budget beantragt, müssen Sie sich zur Einrichtung eines Kontierungselements (PSP-Element) mit dem Finanzcontrolling in Verbindung setzen: finanzcontrolling@uni-bielefeld.de. Alle Dokumente, Vordrucke und Anleitungen hierzu finden Sie auf der Homepage des Dezernates Finanzmanagement. Dort steht als Ausfüllhilfe ein beispielhaft ausgefülltes Musterformular zur Verfügung.
Hurra, das Projekt ist abgeschlossen
Feiern Sie mit Ihrem Projektteam! Außerdem ist es jetzt an der Zeit, den Projektabschlussbericht zu erstellen und die Projektakte aufzuräumen. ... bitte mit Links versehen und Aufbewahrung und Archivierung ergänzen ...