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;[[Leitfaden_Projektmanagement|Einführung (Startseite)]] | ;[[Leitfaden_Projektmanagement|Einführung (Startseite)]] | ||
;[[Begriffsklärungen]] | ;[[Begriffsklärungen]] | ||
;[[Projektorganisation]] | ;[[Projektorganisation]] | ||
; | ;<span style="color:#51565C">Lifecycle eines Projekts - Projektmanagementphasen</span> | ||
: [[Initialisierungsphase]] | : [[Initialisierungsphase]] | ||
: [[Definitionsphase]] | : [[Definitionsphase]] | ||
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: [[Steuerungsphase]] | : [[Steuerungsphase]] | ||
: [[Abschlussphase]] | : [[Abschlussphase]] | ||
;<span style="color:#51565C">Projekte der zentralen Serviceeinheiten der Universität Bielefeld</span> | |||
: [[Projektübersichten|Übersichten über geplante und laufende Projekte]] | |||
: [[Projektmanagementprozesse|Projektmanagementprozesse der Universität Bielefeld]] | |||
: [[Projektbüro|Zentrales Projektbüro]] | |||
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{{AnleitungAbsatz | {{AnleitungAbsatz | ||
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Die nachfolgenden Ausführungen zu den Projektzielen und zum Steckbrief dienen als Hilfe, aus der Projektidee ein mögliches Projekt zu formen.}} | Die nachfolgenden Ausführungen zu den Projektzielen und zum Steckbrief dienen als Hilfe, aus der Projektidee ein mögliches Projekt zu formen.}} | ||
{{Tipp|Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob es sich bei einem Auftrag, einer Anfrage oder einer Idee um ein mögliches Projekt handelt, sprechen Sie das Zentrale Projektbüro ([mailto:multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de]) an. Wir überlegen dann mit Ihnen gemeinsam, welches die nächsten Schritte sind und welche Werkzeuge und Methoden für Ihre Fragestellung hilfreich sein können.}} | {{Tipp|Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob es sich bei einem Auftrag, einer Anfrage oder einer Idee um ein mögliches Projekt handelt, sprechen Sie das [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/projektbuero/ Zentrale Projektbüro] ([mailto:multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de]) an. Wir überlegen dann mit Ihnen gemeinsam, welches die nächsten Schritte sind und welche Werkzeuge und Methoden für Ihre Fragestellung hilfreich sein können.}} | ||
==Projektziele== | ==Projektziele== | ||
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|'''Initialisierungsphase''' | |'''[[Initialisierungsphase]]''' | ||
|{{PfeilR}} | |{{PfeilR}} | ||
|Ziele skizzieren | |Ziele skizzieren | ||
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|'''Definitionsphase''' | |'''[[Definitionsphase]]''' | ||
|{{PfeilR}} | |{{PfeilR}} | ||
|Ziele und Projektumfang festlegen | |Ziele und Projektumfang festlegen | ||
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|'''Planungsphase''' | |'''[[Planungsphase]]''' | ||
|{{PfeilR}} | |{{PfeilR}} | ||
|(Projekt auf der Grundlage der Projektziele planen) | |(Projekt auf der Grundlage der Projektziele planen) | ||
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|'''Steuerungsphase''' | |'''[[Steuerungsphase]]''' | ||
|{{PfeilR}} | |{{PfeilR}} | ||
|Zielerreichung steuern | |Zielerreichung steuern | ||
|- style="vertical-align:top;" | |- style="vertical-align:top;" | ||
|'''Abschlussphase''' | |'''[[Abschlussphase]]''' | ||
|{{PfeilR}} | |{{PfeilR}} | ||
|Zielerreichung dokumentieren | |Zielerreichung dokumentieren | ||
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{{Definition | {{Definition | ||
|Im Projektsteckbrief werden die wichtigsten Eckdaten des Projekts zusammenfassend dargestellt. Hierzu zählen beispielsweise der Projektname, die Ziele, der angestrebte Nutzen, die Projektleitung und das Projektteam, der Aufwand und das Budget.'''}} | |Im [[Projekt beantragen in DMS/eAkte|Projektsteckbrief]] werden die wichtigsten Eckdaten des Projekts zusammenfassend dargestellt. Hierzu zählen beispielsweise der Projektname, die Ziele, der angestrebte Nutzen, die Projektleitung und das Projektteam, der Aufwand und das Budget. (hier geht es direkt zum [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/H289JSG3WQ9TTW77TMZR2A6FGYC9V7MA Steckbrief-Formular])'''}} | ||
{{Tipp| Das Formular mit dessen Hilfe Sie den Projektsteckbrief erstellen, finden Sie im [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/processes Dokumentenmanagementsystem]. Dazu navigieren Sie über das Widget "Prozesse" auf der DMS-Startseite zur Kachel "Projektantrag stellen". Alle Vorlagen finden Sie auf dieser Webseite mit der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/ Übersicht über alle Vorlagen]. | |||
{{Tipp| | Für Projekte der Übersicht [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/PE8H6F4FWEQAETUKQELMM2ZPNK5L6PDZ Laufende Projekte] ist diese Vorlage verbindlich. Auch für alle anderen Projekte und Vorhaben, aus denen sich Projekte entwickeln können, empfehlen wir, einen Steckbrief zu erstellen. | ||
https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/ | }} | ||
Für Projekte der Übersicht | {{AnleitungAbsatz | ||
}} | |'''Der Projektsteckbrief hat im Projektverlauf mehrere Funktionen:''' | ||
|Der Projektsteckbrief hat im Projektverlauf mehrere Funktionen: | |||
* In der Initialisierungsphase des Projekts werden die Überlegungen, Abstimmungsergebnisse und Vorgaben im Projektsteckbrief dokumentiert. Zu diesem Zeitpunkt lässt sich der Steckbrief oft noch nicht vollständig ausfüllen: Sofern es Angaben zu Aufwand und Budgetbedarf gibt, handelt es sich in der Regel um grobe Schätzungen. In dieser Phase dient der Steckbrief vor allem dazu, zwischen allen Beteiligten und insbesondere mit der Auftraggeberin oder dem Auftraggeber ein gemeinsames Verständnis über den Projektgegenstand herzustellen. | * In der Initialisierungsphase des Projekts werden die Überlegungen, Abstimmungsergebnisse und Vorgaben im Projektsteckbrief dokumentiert. Zu diesem Zeitpunkt lässt sich der Steckbrief oft noch nicht vollständig ausfüllen: Sofern es Angaben zu Aufwand und Budgetbedarf gibt, handelt es sich in der Regel um grobe Schätzungen. In dieser Phase dient der Steckbrief vor allem dazu, zwischen allen Beteiligten und insbesondere mit der Auftraggeberin oder dem Auftraggeber ein gemeinsames Verständnis über den Projektgegenstand herzustellen. | ||
* In der [[Definitionsphase]] werden die Angaben im Steckbrief konkretisiert und ggf. um Anlagen ergänzt. Daraus geht hervor, was in welchem Zeitrahmen, mit welchem Aufwand und mit welchen Kosten erreicht werden soll. So dient der Steckbrief als Entscheidungsvorlage für die Durchführung des Projekts. Fällt die Entscheidung positiv aus, ist das Projekt genehmigt. | * In der [[Definitionsphase]] werden die Angaben im Steckbrief konkretisiert und ggf. um Anlagen ergänzt. Daraus geht hervor, was in welchem Zeitrahmen, mit welchem Aufwand und mit welchen Kosten erreicht werden soll. So dient der Steckbrief als Entscheidungsvorlage für die Durchführung des Projekts. Fällt die Entscheidung positiv aus, ist das Projekt genehmigt. | ||
* Die Offenen Fragen aus der letzten Zeile des Projektsteckbriefes kann es nur vor der Genehmigung geben. Bis zu diesem Zeitpunkt sollten alle offenen Fragen beantwortet sein. Nach der Genehmigung kann es keine offenen Fragen, sondern nur noch Risiken geben. | * Die Offenen Fragen aus der letzten Zeile des Projektsteckbriefes kann es nur vor der Genehmigung geben. Bis zu diesem Zeitpunkt sollten alle offenen Fragen beantwortet sein. Nach der Genehmigung kann es keine offenen Fragen, sondern nur noch Risiken geben. | ||
* In der [[Planungsphase]] erfolgt auf der Grundlage des Steckbriefs inkl. seiner Anlagen die detaillierte Projektplanung, d.h. es wird festgelegt, wie und mit welchen Arbeitsschritten die Projektziele erreicht werden sollen. Gleichzeitig kann der genehmigte Steckbrief mit seinen Anlagen ab der Planungsphase, d.h. auch in der [[Steuerungsphase]], für die Kommunikation über das Projekt dienen. | * In der [[Planungsphase]] erfolgt auf der Grundlage des Steckbriefs inkl. seiner Anlagen die detaillierte Projektplanung, d.h. es wird festgelegt, wie und mit welchen Arbeitsschritten die [[#Projektziele|Projektziele]] erreicht werden sollen. Gleichzeitig kann der genehmigte Steckbrief mit seinen Anlagen ab der [[Planungsphase]], d.h. auch in der [[Steuerungsphase]], für die Kommunikation über das Projekt dienen. | ||
* In der [[Abschlussphase]] wird der Steckbrief mit den Projektergebnissen abgeglichen. Größere Abweichungen von den Inhalten des genehmigten Steckbriefs sollten dokumentiert und erläutert werden: Warum ist es zu diesen Abweichungen gekommen? Worauf ist in zukünftigen Projekten zu achten, damit solche Abweichungen vermieden werden können? | * In der [[Abschlussphase]] wird der Steckbrief mit den Projektergebnissen abgeglichen. Größere Abweichungen von den Inhalten des genehmigten Steckbriefs sollten dokumentiert und erläutert werden: Warum ist es zu diesen Abweichungen gekommen? Worauf ist in zukünftigen Projekten zu achten, damit solche Abweichungen vermieden werden können? | ||
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{{Verpflichtend | {{Verpflichtend | ||
|Der Projektsteckbrief weist neben den Projektbeteiligten und den Projektzielen die wichtigsten Meilensteine mit Terminen sowie die Ergebnisse der Aufwands- und Kostenkalkulation aus. Der Steckbrief dient der Vorbereitung eines Projekts und wird von der Projektleitung erstellt; falls diese noch nicht feststeht, von der Leitung des zuständigen Dezernats bzw. der zuständigen Einrichtung. In der [[Definitionsphase#|Definitionsphase]] wird er konkretisiert, vervollständigt (z.B. um Termine) und ggf. um Anlagen ergänzt.<br> | |Der Projektsteckbrief weist neben den Projektbeteiligten und den [[#Projektziele|Projektzielen]] die wichtigsten Meilensteine mit Terminen sowie die Ergebnisse der Aufwands- und Kostenkalkulation aus. Der Steckbrief dient der Vorbereitung eines Projekts und wird von der Projektleitung erstellt; falls diese noch nicht feststeht, von der Leitung des zuständigen Dezernats bzw. der zuständigen Einrichtung. In der [[Definitionsphase#|Definitionsphase]] wird er konkretisiert, vervollständigt (z.B. um Termine) und ggf. um Anlagen ergänzt.<br> | ||
Der Steckbrief selbst soll nicht mehr als eine Seite umfassen. Er kann und soll bei umfangreicheren Projekten durch Anlagen bzw. Dokumente zu Zielen, Zeitplan, Aufwandsschätzungen, Budgetbedarf, Grobkonzepte etc. ergänzt werden. | Der Steckbrief selbst soll nicht mehr als eine Seite umfassen. Er kann und soll bei umfangreicheren Projekten durch Anlagen bzw. Dokumente zu Zielen, Zeitplan, Aufwandsschätzungen, Budgetbedarf, Grobkonzepte etc. ergänzt werden. | ||
Ein Projektsteckbrief ist vor der Genehmigung mit allen maßgeblich Beteiligten abzustimmen. | Ein Projektsteckbrief ist vor der Genehmigung mit allen maßgeblich Beteiligten abzustimmen. | ||
Das Zentrale Projektbüro holt auf Basis des Projektsteckbriefs und ggf. weiterer Unterlagen die Genehmigung ein.<br> | Das [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/projektbuero/ Zentrale Projektbüro] holt auf Basis des Projektsteckbriefs und ggf. weiterer Unterlagen die Genehmigung ein.<br> | ||
Ändern sich während des Projektverlaufs die Zuständigkeiten, werden diese im Projektsteckbrief und in den Metadaten der elektronischen Projektakte angepasst. | Ändern sich während des Projektverlaufs die Zuständigkeiten, werden diese im Projektsteckbrief und in den Metadaten der elektronischen Projektakte angepasst. | ||
Grundlegende Änderungen am Projektergebnis oder der Aufwands- und Budgetplanung müssen mit der Steuerung und dem Kanzler abgestimmt werden. In diesen Fällen muss der Projektsteckbrief erneut zur Genehmigung vorgelegt werden. | Grundlegende Änderungen am Projektergebnis oder der Aufwands- und Budgetplanung müssen mit der Steuerung und dem Kanzler abgestimmt werden. In diesen Fällen muss der Projektsteckbrief erneut zur Genehmigung vorgelegt werden. | ||
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{{Verpflichtend | {{Verpflichtend | ||
|Sobald ein Projekt in die Definitionsphase eintritt, erscheint das Projekt in der Übersicht [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/84PV973PRDLZNFL2Y83AEAYG4X6V42PW Geplante Projekte]. Die Freigabe dieser Projekte erfolgt durch den Kanzler und ist zugleich mit dem Auftrag an die Verantwortlichen (in der Regel die Projektleitung) verbunden, das Projekt durchzuplanen (Umfang, Kosten, Meilensteinplan, Ergebnisse), | |Sobald ein Projekt in die [[Definitionsphase]] eintritt, erscheint das Projekt in der Übersicht [https://eakte.uni-bielefeld.de/processportal/helpdesk/9008cf3e-5436-529e-a61d-34ec8b00cbe2/form/84PV973PRDLZNFL2Y83AEAYG4X6V42PW Geplante Projekte]. Die Freigabe dieser Projekte erfolgt durch den Kanzler und ist zugleich mit dem Auftrag an die Verantwortlichen (in der Regel die Projektleitung) verbunden, das Projekt durchzuplanen (Umfang, Kosten, Meilensteinplan, Ergebnisse), den Steckbrief zu konkretisieren und zu vervollständigen sowie diesen zur Genehmigung vorzulegen. | ||
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Aktuelle Version vom 9. Dezember 2024, 14:35 Uhr
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Projektziele
Projektziele in den Projektmanagementphasen:
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