Akte anlegen in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

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[[Kategorie:Anleitung]][[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Aktenplan]][[category:zdA-Verfügen]]{{AnleitungAbsatz
{{Anleitung}}[[Kategorie:Basisanleitungen]][[kategorie:Ablage]]<!--[[Kategorie:Aktenplan]][[Kategorie:löschen]][[category:zdA-Verfügen]]-->{{AnleitungAbsatz
|In dieser Anleitung wird beschrieben, wie [[Vorgang|Vorgänge]] und [[Teilvorgang|Teilvorgänge]] im DMS/eAkte angelegt, gelöscht oder [[Zu den Akten-Verfügung|zu-den-Akten verfügt]] werden. Außerdem wird beschrieben, wie die Eigenschaften ([[Metadaten]]) von Vorgängen und Teilvorgängen anzeigt werden können.
|In dieser Anleitung erfahren Sie, wie [[Akte|Akten]] und [[Vorgang|Vorgänge]] im DMS/eAkte respektive auf der Ebene einer [[Betreffseinheit]] angelegt, gelöscht oder [[Zu den Akten-Verfügung|zu-den-Akten verfügt]] werden. Außerdem wird beschrieben, wie die Eigenschaften ([[Metadaten]]) von Akten und Vorgängen anzeigt werden können.
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{{Information
{{Information
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== Vorgang anlegen ==
== Akte anlegen ==


{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Vorgang anlegen.png|Eine Akte ist ausgewählt. Im rechten Seitenmenü wurde die Schaltfläche neu ausgewählt und eine Schaltfläche Vorgang anlegen ist erschienen.
{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan Akte anlegen.png|Eine Betreffseinheit ist ausgewählt. Im rechten Seitenmenü wurde die Schaltfläche neu ausgewählt und eine Schaltfläche "Akte anlegen" ist erschienen.
|Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, einen Vorgang in einer Akte anzulegen. Dazu klicken Sie auf die Akte, in der der Vorgang angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das '''Plussymbol''' bzw. die Schaltfläche '''neu'''. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen eines Vorgangs ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Akte einen Vorgang anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche klicken Sie auf die Vorgangsart, die Sie anlegen möchten. Es werden nur passende Vorgangsarten angezeigt.
|Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, eine Akte in einer Betreffseinheit anzulegen. Dazu klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der die Akte angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das '''Plussymbol''' bzw. die Schaltfläche '''neu'''. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Akte ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Betreffseinheit eine Akte anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche. Klicken Sie auf die Aktenart, die Sie anlegen möchten. Es werden nur passende Aktenarten angezeigt.
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{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Element anzeigen.png|Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.
{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Akte anlegen.png|Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint ein Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Der Pfeil oben links ist ebenfalls rot umrandet.
|Geben Sie anschließend den Titel des neuen Vorgangs ein und klicken Sie auf '''Speichern'''.
|Geben Sie anschließend den Titel der neuen Akte ein und klicken Sie auf '''Speichern'''.


Nun ist der Vorgang angelegt und Sie können die Akte über die Schaltfläche '''Element Anzeigen''' aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.
Nun ist die Akte angelegt und Sie können die Betreffseinheit über die Schaltfläche '''Element Anzeigen''' aufrufen oder über den Pfeil zurück zum Aktenplan navigieren.
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=== Teilvorgang anlegen ===
=== Vorgang anlegen ===


{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt Teilvorgang anlegen.png|Im Aktenplan ist im rechten Seitenmenü die oberste Schaltfläche - ein schwarzer Kreis mit weißem Pluszeichen in der Mitte rot hervorgehoben. Ein Vorgang ist ausgewählt und rot markiert. Die Option Projekt Teilvorgang anlegen ist ausgewählt.
{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan Vorgang anlegen2.png|Im Aktenplan ist im rechten Seitenmenü die oberste Schaltfläche - ein schwarzer Kreis mit weißem Pluszeichen in der Mitte hervorgehoben. Ein Vorgang ist ausgewählt und rot markiert. Die Option Vorgang anlegen ist ausgewählt.
|Teilvorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt Vorgänge. Wählen Sie den Vorgang, in dem Sie einen neuen Teilvorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen eines Vorgangs.
|Vorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt wie Akten. Wählen Sie die Akte, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen einer Akte.
}}
}}


== Eigenschaften eines Vorgangs anzeigen ==
== Eigenschaften einer Akte anzeigen ==


=== Über den Aktenplan ===
=== Über den Aktenplan ===


{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen und Verschieben. Über den Eintrag Funktionen hat sich ein weiteres Untermenü mit den Einträgen Sortierung, Eigenschaften, In ERgebnisliste öffnen, in Ergebnisliste anzeigen, zdA Verfügung setzen sowie Löschen geöffnet. Eigenschaften ist ausgewählt.
|Sie können sich die Eigenschaften eines Vorgangs anzeigen lassen. Klicken Sie auf den jeweiligen Vorgang und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächstes wählen Sie '''Eigenschaften'''.
|Sie können sich die Eigenschaften einer Akte anzeigen lassen. Klicken Sie auf die jeweilige Akte und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächstes wählen Sie über den Eintrag '''Funktionen''' im Untermenü den Eintrag '''Eigenschaften'''.
}}
}}


=== In der Ansicht des Vorgangs ===
{{Information
|Es öffnet sich die in vier Reiter (Eigenschaften, Notizen, Versionen und Verknüpfungen) unterteilte Ansicht, die auch beim Aufruf von Dokumenten genutzt wird. Unter Eigenschaften finden Sie jetzt die Metadaten der Akte bzw. des Vorgangs. Eine eventuelle Anpassung der Metadaten wird unter dem Reiter Eigenschaften vorgenommen.
}}
{{Verweis
|Weitergehende Informationen zu Eigenschaften von Akten finden Sie in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}


{{AnleitungScreenshot|Vorgang Eigenschaften.png|Es wird ein Vorgang im DMS angezeigt. Das kleine i in der Kopfzeile hinter dem Titel des Vorgangs ist rot hervorgehoben.
== Akte/Vorgang verschieben ==
|Wenn Sie sich in einem Vorgang (oder Teilvorgang) befinden, können Sie sich dessen Eigenschaften anzeigenlassen, indem Sie in der Kopfzeile rechts vom Titel des aktuellen Vorgangs auf das '''i in einem schwarzen Kreis''' klicken.  
 
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt verschieben 1.png|Der Aktenplan wird angezeigt. Die Akte 03.01.02-000003 Projekt Register ist markiert. Mit den drei waagerechten Strichen hinter dem Aktenname wurde ein Untermenü aufgerufen. Dort sind die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen und Verschieben vorhanden. Verschieben ist ausgewählt.  
|Markieren Sie die jeweilige Akte bzw. den jeweiligen Vorgang, den Sie verschieben möchten, und wählen Sie die drei waagerechten Striche aus. Im Untermenü gehen Sie auf '''Verschieben'''.
}}
}}
{{Information
 
|Es öffnet sich die in vier Reiter (Ansicht, Eigenschaften, Notizen und Versionen) unterteilte Ansicht, die auch beim Aufruf von Dokumenten genutzt wird. Sowohl unter Ansicht als auch unter Eigenschaften finden Sie jetzt die Metadaten des (Teil-)Vorgangs. Eine eventuelle Anpassung der Metadaten wird unter dem Reiter Eigenschaften vorgenommen.
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt verschieben 2.png|Die vorherige Ansicht hat sich verändert. Hinter den Akten sind Felder zum Ankreuzen erschienen. Bei der Akte 03.01.02-000003 Projekt Test Register ist dieses Feld markiert. Außerdem wurde ein anderes Aktenplanelement, nämlich 03.01.01 Zentrales Projektbüro markiert. In der MArkierung ist eine Schaltfläche Hierhin verschieben erschienen.
|Wählen Sie die Akte, die verschoben werden soll, mit einem Klick in das Kästchen aus. Anschließend wählen Sie das Aktenplanelement aus, wohin die Akte verschoben werden soll. Hierdurch erscheint dort eine neue Schlatfläche '''Hierhin verschieben'''. Durch Betätigen dieser Schaltfläche wird die Akte verschoben.
}}
}}
{{Verweis
 
|Weitergehende Informationen zu Eigenschaften von Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte]].
{{Hinweis
|Wenn das Verschieben einer Akte '''fehlschlägt''', dann kann das an mehreren Faktoren liegen - z.B. an fehlenden Berechtigungen. Bitte nehmen Sie mit dem eAkte-Team Kontakt auf und wir klären, ob es sich um ein gewünschtes Verhalten handelt.
}}
}}


== Teilvorgang löschen ==
== Akte/Vorgang löschen ==


{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt Teilvorgang löschen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Löschen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel Eintrag löschen. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Projekt Teilvorgang löschen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen, Verschieben. Über den Eintrag Funktiionen hat sich ein weiteres Untermenü geöffnet mit den Einträgen Sortierung, Eigenschaften, In Ergebnissliste öffnen, in Ergebnisliste anzeigen, zdA Verfügung setzen sowie löschen. Löschen ist ausgewählt.  
|Klicken Sie einmal auf den jeweiligen Teilvorgang, den Sie löschen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''Löschen'''.
|Markieren Sie die jeweilige Akte bzw. den jeweiligen Vorgang, den Sie löschen möchten, und wählen Sie die drei waagerechten Striche aus. Im Untermenü gehen Sie über '''Funktion''' auf '''Löschen''' und bestätigen anschließend mit '''Ja'''.


Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Teilvorgang) wirklich gelöscht werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um den Teilvorgang zu löschen.
}}
}}
{{Hinweis
{{Hinweis
|Nur wenn Sie berechtigt sind, einen Teilvorgang zu löschen, können Sie die Löschung auch tatsächlich durchführen!
|Ein '''Vorgang''' kann nur gelöscht werden, wenn zuvor '''alle Dokumente''' dieses Vorgangs gelöscht wurden.
}}
{{Hinweis
|Eine '''Akte''' kann nur gelöscht werden, wenn zuvor '''alle Vorgänge''' dieser Akte gelöscht wurden.
}}
{{Hinweis
|Nur wenn Sie berechtigt sind, Akten, Vorgänge oder Dokumente zu löschen, können Sie die Löschung auch tatsächlich durchführen.
}}
}}


== Vorgang/Teilvorgang zdA-Verfügen ==
== Akte/Vorgang zdA-Verfügen ==


{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Projekt Teilvorgang zdA Verfügung setzen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. zdA-Verfügung setzen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel ZDA-Verfügung. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich ZAD (Zu den Akten) gesetzt werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.
{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Projekt Teilvorgang zdA Verfügung setzen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen und Verschieben. Funktionen ist ausgewählt und ein neues Untermenü geöffnet. Dort sind die Einträge Sortierung, Eigenschaften, In Ergebnisliste öffnen, in Ergebnisliste anzeigen, zdA Verfügung setzen sowie Löschen. Der Eintrag zdA-Verfügung setzen ist markiert.
|Sie können entweder einen einzelnen Teilvorgang oder den gesamten Vorgang zdA-verfügen (zu den Akten). Wenn Sie einen Vorgang zdA-verfügen, werden automatisch alle darunterliegenden Teilvorgänge zdA-verfügt.
|Sie können entweder einen einzelnen Vorgang oder die gesamte Akte zdA-verfügen (zu den Akten, dabei beachte Akte als übergeordnete Betreffseinheit). Wenn Sie eine Akte zdA-verfügen, werden automatisch alle darunterliegenden Vorgänge zdA-verfügt.


Klicken Sie einmal auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang, den Sie zdA-verfügen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''zdA-Verfügung setzen'''.
Klicken Sie einmal auf die jeweilige Akte oder den jeweiligen Vorgang, den Sie zdA-verfügen möchten, und danach auf die drei waagerechten Striche. Es öffnet sich ein Menü, wählen Sie '''Funktionen''' und anschließend auf '''zdA-Verfügung setzen'''.


Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Vorgang oder Teilvorgang) wirklich z.d.A. gesetzt werden soll. Klicken Sie auf '''OK''', um den Vorgang oder Teilvorgang zdA zu verfügen.
Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Akte oder Vorgang) wirklich z.d.A. gesetzt werden soll. Bestätigen Sie mit '''Ja''', um diese zdA zu verfügen.
}}
}}
{{Hinweis
{{Hinweis
|Nur wenn Sie berechtigt sind, einen Vorgang oder Teilvorgang z.d.A. zu verfügen, können Sie diese Aktion durchführen!
|Nur wenn Sie berechtigt sind, eine Akte oder einen Vorgang z.d.A. zu verfügen, können Sie diese Aktion durchführen!
}}
 
{{AnleitungScreenshot
  |zdA Symbol.png|
    Es wird ein Eintrag aus dem Aktenplan angezeigt. Vor dem Aktenzeichen befindet sich das Symbol eines Schlüssels.<br>
|Danach wird mit dem Schlüssel vor dem Aktenzeichen angezeigt, dass die Akte z. d. A. - verfügt wurde.
}}
}}
{{Verweis
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Abschließen von Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Abschließen von Vorgängen (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte]].
|Weitere Informationen zum Abschließen von Vorgängen finden Sie in der Anleitung [[Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte]].
}}
}}

Aktuelle Version vom 16. Oktober 2024, 13:04 Uhr

Menü

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Akten und Vorgänge im DMS/eAkte respektive auf der Ebene einer Betreffseinheit angelegt, gelöscht oder zu-den-Akten verfügt werden. Außerdem wird beschrieben, wie die Eigenschaften (Metadaten) von Akten und Vorgängen anzeigt werden können.

"Ein schwarzes i in einem schwarzen Kreis."

Für die hier beschriebenen Funktionen benötigen Sie entsprechende Rechte. Sollte Ihnen eine Funktion nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an das DMS/eAkte-Team.

Akte anlegen

Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, eine Akte in einer Betreffseinheit anzulegen. Dazu klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der die Akte angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das Plussymbol bzw. die Schaltfläche neu. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Akte ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Betreffseinheit eine Akte anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche. Klicken Sie auf die Aktenart, die Sie anlegen möchten. Es werden nur passende Aktenarten angezeigt.

Eine Betreffseinheit ist ausgewählt. Im rechten Seitenmenü wurde die Schaltfläche neu ausgewählt und eine Schaltfläche "Akte anlegen" ist erschienen.

Geben Sie anschließend den Titel der neuen Akte ein und klicken Sie auf Speichern.

Nun ist die Akte angelegt und Sie können die Betreffseinheit über die Schaltfläche Element Anzeigen aufrufen oder über den Pfeil zurück zum Aktenplan navigieren.

Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint ein Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Der Pfeil oben links ist ebenfalls rot umrandet.

Vorgang anlegen

Vorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt wie Akten. Wählen Sie die Akte, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen einer Akte.

Im Aktenplan ist im rechten Seitenmenü die oberste Schaltfläche - ein schwarzer Kreis mit weißem Pluszeichen in der Mitte hervorgehoben. Ein Vorgang ist ausgewählt und rot markiert. Die Option Vorgang anlegen ist ausgewählt.

Eigenschaften einer Akte anzeigen

Über den Aktenplan

Sie können sich die Eigenschaften einer Akte anzeigen lassen. Klicken Sie auf die jeweilige Akte und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächstes wählen Sie über den Eintrag Funktionen im Untermenü den Eintrag Eigenschaften.

Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen und Verschieben. Über den Eintrag Funktionen hat sich ein weiteres Untermenü mit den Einträgen Sortierung, Eigenschaften, In ERgebnisliste öffnen, in Ergebnisliste anzeigen, zdA Verfügung setzen sowie Löschen geöffnet. Eigenschaften ist ausgewählt.

"Ein schwarzes i in einem schwarzen Kreis."

Es öffnet sich die in vier Reiter (Eigenschaften, Notizen, Versionen und Verknüpfungen) unterteilte Ansicht, die auch beim Aufruf von Dokumenten genutzt wird. Unter Eigenschaften finden Sie jetzt die Metadaten der Akte bzw. des Vorgangs. Eine eventuelle Anpassung der Metadaten wird unter dem Reiter Eigenschaften vorgenommen.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Weitergehende Informationen zu Eigenschaften von Akten finden Sie in der Anleitung Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte.

Akte/Vorgang verschieben

Markieren Sie die jeweilige Akte bzw. den jeweiligen Vorgang, den Sie verschieben möchten, und wählen Sie die drei waagerechten Striche aus. Im Untermenü gehen Sie auf Verschieben.

Der Aktenplan wird angezeigt. Die Akte 03.01.02-000003 Projekt Register ist markiert. Mit den drei waagerechten Strichen hinter dem Aktenname wurde ein Untermenü aufgerufen. Dort sind die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen und Verschieben vorhanden. Verschieben ist ausgewählt.

Wählen Sie die Akte, die verschoben werden soll, mit einem Klick in das Kästchen aus. Anschließend wählen Sie das Aktenplanelement aus, wohin die Akte verschoben werden soll. Hierdurch erscheint dort eine neue Schlatfläche Hierhin verschieben. Durch Betätigen dieser Schaltfläche wird die Akte verschoben.

Die vorherige Ansicht hat sich verändert. Hinter den Akten sind Felder zum Ankreuzen erschienen. Bei der Akte 03.01.02-000003 Projekt Test Register ist dieses Feld markiert. Außerdem wurde ein anderes Aktenplanelement, nämlich 03.01.01 Zentrales Projektbüro markiert. In der MArkierung ist eine Schaltfläche Hierhin verschieben erschienen.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Wenn das Verschieben einer Akte fehlschlägt, dann kann das an mehreren Faktoren liegen - z.B. an fehlenden Berechtigungen. Bitte nehmen Sie mit dem eAkte-Team Kontakt auf und wir klären, ob es sich um ein gewünschtes Verhalten handelt.

Akte/Vorgang löschen

Markieren Sie die jeweilige Akte bzw. den jeweiligen Vorgang, den Sie löschen möchten, und wählen Sie die drei waagerechten Striche aus. Im Untermenü gehen Sie über Funktion auf Löschen und bestätigen anschließend mit Ja.


Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen, Verschieben. Über den Eintrag Funktiionen hat sich ein weiteres Untermenü geöffnet mit den Einträgen Sortierung, Eigenschaften, In Ergebnissliste öffnen, in Ergebnisliste anzeigen, zdA Verfügung setzen sowie löschen. Löschen ist ausgewählt.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn zuvor alle Dokumente dieses Vorgangs gelöscht wurden.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Eine Akte kann nur gelöscht werden, wenn zuvor alle Vorgänge dieser Akte gelöscht wurden.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Nur wenn Sie berechtigt sind, Akten, Vorgänge oder Dokumente zu löschen, können Sie die Löschung auch tatsächlich durchführen.

Akte/Vorgang zdA-Verfügen

Sie können entweder einen einzelnen Vorgang oder die gesamte Akte zdA-verfügen (zu den Akten, dabei beachte Akte als übergeordnete Betreffseinheit). Wenn Sie eine Akte zdA-verfügen, werden automatisch alle darunterliegenden Vorgänge zdA-verfügt.

Klicken Sie einmal auf die jeweilige Akte oder den jeweiligen Vorgang, den Sie zdA-verfügen möchten, und danach auf die drei waagerechten Striche. Es öffnet sich ein Menü, wählen Sie Funktionen und anschließend auf zdA-Verfügung setzen.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Akte oder Vorgang) wirklich z.d.A. gesetzt werden soll. Bestätigen Sie mit Ja, um diese zdA zu verfügen.

Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen und Verschieben. Funktionen ist ausgewählt und ein neues Untermenü geöffnet. Dort sind die Einträge Sortierung, Eigenschaften, In Ergebnisliste öffnen, in Ergebnisliste anzeigen, zdA Verfügung setzen sowie Löschen. Der Eintrag zdA-Verfügung setzen ist markiert.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Nur wenn Sie berechtigt sind, eine Akte oder einen Vorgang z.d.A. zu verfügen, können Sie diese Aktion durchführen!

Danach wird mit dem Schlüssel vor dem Aktenzeichen angezeigt, dass die Akte z. d. A. - verfügt wurde.

alt= Es wird ein Eintrag aus dem Aktenplan angezeigt. Vor dem Aktenzeichen befindet sich das Symbol eines Schlüssels.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Weitere Informationen zum Abschließen von Vorgängen finden Sie in der Anleitung Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte.

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