Sitzungsmanagement

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Diese Anleitung befindet sich im Aufbau. Die Seite wurde zuletzt bearbeitet am 27.09.2023.

Diese Anleitung hilft Ihnen, das Sitzungsmanagement mit Hilfe des Casemanagers durchzuführen.

Die Anleitung zum Managen von Gremien mit Bordmitteln finden Sie hier: Gremien managen mit Bordmitteln

Sitzung anlegen

Im Sitzungsmanagement stellt jede Sitzung eine einzelne Akte dar. Um eine Sitzung anzulegen, muss aktuell der folgende Link genutzt werden: https://eakteq.uni-bielefeld.de/dms/new?type=dossier

Wählen Sie dort aus dem drop-down-Menü die Kategorie Sitzung aus. Füllen Sie die mit einem roten Stern markierten Metadatenfelder aus. Klicken Sie anschließend unten rechts auf die Schaltfläche Speichern. Die Sitzung wurde angelegt und kann über die oben neu erschienene, grüne Schaltfläche Element anzeigen eingesehen werden.

Sitzungsformular

Im Sitzungsformular können Sie die sitzungsrelevanten Metadaten über das Ändern der Inhalte der einzelnen Felder anpassen. Die Änderungen werden gültig bzw. gespeichert, wenn Sie auf die sich weiter unten befindende Schaltfläche Sitzungsdaten speichern klicken.

Wie die Mitgliederverwaltung und die Anlage von TOPs über das Formular funktioniert, wird in den nächsten zwei Punkten erklärt.

Mitglieder verwalten

Im Sitzungsformular haben Sie die Möglichkeit, die Mitglieder der Sitzung und deren Rollen zu verwalten.

Geben Sie dafür in der Mitgliederverwaltung des Sitzungsformulars im Feld "Name" den Namen des Mitglieds ein und ordnen der Person im Feld "Rolle" die Rolle zu, welche dieser Person im Gremium zugewiesen ist. Um weitere Mitglieder hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche + Hinzufügen. Zum Entfernen einzelner Mitglieder klicken sie rechts in der Zeile des zu entfernenden Mitglieds auf die Schaltfläche mit dem X.

Damit die Änderungen gespeichert werden, müssen Sie abschließende auf die Schaltfläche Sitzungsdaten speichern klicken.

Tagesordnungspunkt (TOP) anlegen

Die einzelnen Tagesordnungspunkte werden beim Sitzungsmanagement als Vorgänge angelegt. Ein Vorgang entspricht einem TOP.

Um einen TOP anlegen zu können, muss das Sitzungsformular aufgerufen werden. Zu diesem gelangen Sie, wenn Sie die Sitzung öffnen, in welcher Sie die TOPs angelegen möchten. Im Reiter "Anzeige" öffnet sich ein Formular mit verschiedenen konfigurierbaren Feldern. Weiter unten im Formular befindet sich die Tagesordnungspunkte-Verwaltung.

In das Feld "Bezeichnung" tragen Sie den Titel des TOPs ein, in das Feld "Verantwortung" die Person, welche dieses TOP verantwortet. Sie haben nun die Wahl, den TOP direkt durch einen Klick auf die Schaltfläche Erstelle TOPs anzulegen oder durch einen Klick auf die Schaltfläche + Hinzufügen weitere Eingabefelder für zusätzliche TOPs zu generieren. Erst durch die Betätigung der Schaltfläche Erstelle TOPs, werden diese als Vorgänge erzeugt und in die Sitzung (= Akte) verknüpft.

Bereits erzeugte TOPs werden im Sitzungsformular in der Tagesordnungspunkte-Verwaltung angezeigt und enthalten im nicht modifizierbaren Feld "Bereits angelegt?" ein "Ja".

TOP bearbeiten mit dem Casemanager

Jeder einzelne Tagesordnungspunkt stellt einen Vorgang dar und wird durch den "Casemanager", das Sitzungsmanagement-Modul des Dokumentenmanagementsystems, unterstützt. In diesem Modul lassen sich verschiedene Inhalte konfigurieren. Weiterhin bietet das Modul verschiedene Möglichkeiten der Prozessunterstützung an, z.B. das automatisierte A0usspielen von Aufgaben oder die Erinnerung an Fristen. Das folgende Bild stellt beispielhaft die Ansicht des Casemanagers in einem TOP (= Vorgang) dar:

Stammdaten

Im Menüpunkt Stammdaten haben Sie die Möglichkeit, eine Auswahl an Metadaten des Vorgangs bzw. Tagesordnungspunkts anzupassen. Ausgegraute Felder werden systemseitig gefüllt und sind nicht modifizierbar. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen markiert und müssen gefüllt sein. Die Änderungen werden durch einen Klick auf die Schaltfläche Speichern unten rechts gesichert. Das Metadatenfeld "Vorgangsstatus" dient dazu, den Überblick über den Bearbeitungsstatus des TOPs zu behalten. Dieses Feld kann sowohl manuell, als auch systemseitig durch das Erledigen von vorkonfigurierten, statusabhängigen Aufgaben geändert werden.

Weitere Informationen zu den vorkonfigurierten Aufgaben finden Sie im Themenpunkt Aufgabe dieser Anleitung.

Erweiterte Stammdaten

Die erweiterten Stammdaten beinhalten weitere Metadatenfelder, welche ebenfalls bearbeitbar sind. Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie unten rechts auf Speichern.

Zusätzliche Erläuterungen

In diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, in dem dort angebotenen Freitextfeld zusätzliche Informationen zum TOP zu hinterlegen. Der Inhalt des Textfelds wird über einen Klick auf die Schaltfläche Speichern gespeichert.

Fristen

Die Fristen können Sie nutzen, um einen zeitlichen Rahmen für den TOP zu generieren und Erinnerungen zu gegebener Zeit aussenden zu lassen. Geben Sie dazu in dem Feld "Frist (Stichtag)" das Fristdatum an und im Feld "Erinnerung" das Datum, an dem Sie an die bevorstehende Frist erinnert werden möchten. Klicken Sie unten rechts auf Speichern, um die Konfiguration zu sichern.

Wenn Sie weitere Fristen hinzufügen möchten, so klicken Sie auf das Plus-Symbol rechts oberhalb der Fristenübersichtstabelle.

Füllen Sie die mindestens die mit einem Sternchen markierten Pflichtfelder in der sich öffnenden Eingabemaske aus. Klicken Sie anschließend auf Speichern, um die Frist anzulegen.

Als verantwortliche Person in dem Feld "Verantwortlich" wird in einer neu angelegten Frist systemseitig immer die Person eingetragen, welche auch die Verantwortung für den TOP inne hat. Wenn Sie eine Frist anlegen und dabei nicht die verantwortliche Person für den TOP sind, verlieren sie nach dem Speichern die Rechte, diese Frist zu bearbeiten oder zu löschen.

Konversation

Unter dem Menüpunkt Konversation können Sie mit Personen im Casemanager Nachrichten austauschen.

Klicken Sie auf das Plus-Symbol rechts über der Konversationsübersicht, um eine neue Konversation zu beginnen. Es öffnet sich eine Eingabemaske, welche Sie vollständig füllen müssen. Die Konversation kann mit mehreren Personen gleichzeitig geführt werden. Fügen Sie dafür einfach mehrere Personen in dem Feld "Interne Teilnehmer" hinzu. Sie haben zudem die Möglichkeit, Anhänge an die Nachricht hinzuzufügen. Klicken Sie dafür auf die Büroklammer links unterhalb des Nachrichtenfelds. Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken sie unten rechts auf das Papierflieger-Symbol um die Konversation abzusenden bzw. in dem TOP zu speichern.

Alle Konversationen, die in dem TOP gestartet wurden, sind in der Übersicht einzusehen. Die einzelnen Konversationen sind nur für die Personen sichtbar, welche daran selbst beteiligt sind.

Nach dem Beginn einer Konversation haben Sie in der Konversationsansicht die Möglichkeit auf Nachrichten zu Antworten oder als Initiator*in der Konversation diese zu schließen. Klicken Sie zum schließen der Konversation oben rechts auf das Pause-Symbol. Eine geschlossene Konversation kann nicht mehr fortgeführt werden, außer diese wird wieder durch einen klick auf das Play-Symbol in der Konversationsansicht wieder geöffnet.

Um in der Konversationsansicht die "Art der Nachricht" sowie die "internen Teilnehmer" einsehen zu können, müssen Sie auf das nach oben zeigende Pfeil-Symbol oberhalb des Nachrichtenfelds klicken. Sie haben dann die Möglichkeit, den Inhalt dieser Felder anzupassen.

Aufgabe

Unter dem Menüpunkt "Aufgabe" haben Sie eine Übersicht der Aufgaben, welche zu dem TOP erstellt wurden - sowohl manuell, als auch systemseitig. Systemseitig werden vorkonfigurierte Aufgaben abhängig vom Status des TOPs ausgespielt. Den Status des TOPs können Sie in den Stammdaten ändern.

Manuell können Sie über das Plus-Symbol rechts oberhalb der Aufgabenübersicht eine neue Aufgaben hinzufügen.

In dem Freitextfeld "Betreff" können Sie einen Aufgabentitel hinterlegen und einer Person unter "Verantwortlich" die Aufgabe zuweisen. In der erweiterten Ansicht besteht ebenso die Möglichkeit, weitere Inhalte der Aufgabe hinzuzufügen wie z.B. ein Frist- oder Erinnerungsdatum. Beim Klick auf das Feld Erstellen unten rechts wird die Aufgabe angelegt. Die unter "Verantwortlich" benannte Person erhält anschließend eine Mail mit dem Hinweis, dass eine Aufgabe für sie oder ihn bereit liegt.

Tiefergehende Informationen zu dem Thema "Aufgaben im DMS" erhalten Sie in der Anleitung Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte.

Aufgaben können direkt in der Aufgabenübersicht des Casemanagers abgeschlossen werden. Dafür müssen Sie auf das Häkchen rechts in der Zeile der zu bearbeitenden Aufgabe anklicken und den Abschluss der Aufgabe bestätigen. Sie können in der Zeile der benötigten Aufgabe durch einen Klick auf das Rechteck-Symbol mit austretendem Pfeil klicken, um die Aufgabe zu bearbeiten und z.B. den Fertigstellungsgrad anpassen.

Aktennavigation

In der Aktennavigation können Sie sich durch die Sitzung und die einzelnen TOPs navigieren, wie Sie es bereits aus dem DMS kennen. Die Navigation beschränkt sich auf die einzelne Akte (= Sitzung), in der sich der Tagesordnungspunkt, von dem Sie in die Aktennavigation gelangt sind, beheimatet ist.

Dokumente hinzufügen

Innerhalb der Aktennavigation des Casemanagers können Sie direkt in die Sitzung oder die einzelnen TOPs Dokumente per drag-and-drop hochladen. Ziehen Sie dafür per drag-and-drop die benötigten Dokumente vom File-Ordner über den Titel der Sitzung oder des Vorgangs, in das die Dokumente hochgeladen werden sollen. Wenn die Dateien in der Sitzung (= AKte) abgelegt werden, wählen Sie in der Eingabemaske als Kategorie "Sitzungsunterlagen" aus. Sollen die Dateien in einen Vorgang (= TOP), so wählen Sie "Vorgangsunterlage" aus. Füllen Sie anschließend mindestens die mit einem Stern gekennzeichneten Pflichtfelder aus und klicken unten rechts auf Speichern.

Eine allgemeine und detaillierter erklärte Anleitung zum Hochladen von Dokumenten finden Sie hier: Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte

Dokumente ablegen

Die Ablage von Dokumenten über den Casemanager wird in folgendem Anleitungsabschnitt beschrieben: Dokumente hinzufügen

Eine allgemeine Anleitung zum Ablegen von Dokumenten im DMS finden Sie hier: Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte