Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen
Nkanke (Diskussion | Beiträge) |
|||
(12 dazwischenliegende Versionen von 4 Benutzern werden nicht angezeigt) | |||
Zeile 1: | Zeile 1: | ||
{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Dokumente]][[category:Löschen]]{{AnleitungAbsatz | {{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Bearbeiten]][[category:Aufgaben und Abläufe]]<!--[[category:Dokumente]][[category:Löschen]]-->{{AnleitungAbsatz | ||
|[[Dokumente]], die sich bereits im Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte befinden, können weiterhin bearbeitet werden. Diese Anleitung erläutert, wie Dokumente in Bearbeitung genommen werden können, wie diese Bearbeitungen im System übernommen werden können und wie begonnene Überarbeitungen abgebrochen und zurückgenommen werden können. | |[[Dokumente]], die sich bereits im Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte befinden, können weiterhin bearbeitet werden. Diese Anleitung erläutert, wie Dokumente in Bearbeitung genommen werden können, wie diese Bearbeitungen im System übernommen werden können und wie begonnene Überarbeitungen abgebrochen und zurückgenommen werden können. | ||
}} | }} | ||
Zeile 21: | Zeile 21: | ||
=== Über die Menüleiste === | === Über die Menüleiste === | ||
{{AnleitungScreenshotGroß| | {{AnleitungScreenshotGroß|Dokument bearbeiten.jpg| | ||
Es wird der obere Rand eines Dokumentes angezeigt, das sich in DMS/eAkte befindet. Dort befinden sich unter anderem der Name des Dokumentes, es werden aber auch Verweise zu den Eigenschaften, zu Notizen und Versionen angezeigt. | Es wird der obere Rand eines Dokumentes angezeigt, das sich in DMS/eAkte befindet. Dort befinden sich unter anderem der Name des Dokumentes, es werden aber auch Verweise zu den Eigenschaften, zu Notizen und Versionen angezeigt. Oberhalb des Dokuments befindet sich eine Schaltfläche namens Bearbeitung beginnen, welche zur Verdeutlichung rot eingerahmt ist.| | ||
Sie haben das Dokument, das bearbeitet werden soll, bereits aufgerufen. Klicken Sie nun auf | Sie haben das Dokument, das bearbeitet werden soll, bereits aufgerufen. Klicken Sie nun auf Schaltfläche namens '''Bearbeitung beginnen''' in der Menüleiste. Weiter geht es bei [[#Dokument bearbeiten|Dokument bearbeiten]]. Sollten Sie das Fenster in einem sehr kleinen Ausschnitt geöffnet haben, kann es sein, dass Ihnen in dem Fall lediglich das Icon, welches das Blatt mit dem Stift ist, angezeigt wird. | ||
}} | }} | ||
Zeile 35: | Zeile 35: | ||
=== Dokument bearbeiten === | === Dokument bearbeiten === | ||
{{AnleitungScreenshotGroß| | {{AnleitungScreenshotGroß|Local_Edit.png| | ||
Erneut wird obere Teil eines Dokumentes angezeigt. Zur Verdeutlichung wurde eine Schaltfläche am rechten Bildschirmrand rot umrandet, die das Symbold | Erneut wird obere Teil eines Dokumentes angezeigt. Zur Verdeutlichung wurde eine Schaltfläche am rechten Bildschirmrand rot umrandet, die das Symbold für Local Edit zeigt. Es handelt sich dabei um einen weißen Stift auf einer schwarzen Seite mit einem Knick. | ||
|Es erscheint zunächst eine Bestätigung, dass die Bearbeitung erfolgreich gestartet wurde. | |Es erscheint zunächst eine Bestätigung, dass die Bearbeitung erfolgreich gestartet wurde. | ||
Nun ist eine neue Schaltfläche hinzugekommen. Diese Schaltfläche trägt das Symbol | Nun ist eine neue Schaltfläche hinzugekommen. Diese Schaltfläche trägt das Local Edit-Symbol. Es sieht aus wie ein schwarzes Blatt Papier mit einem Eselsohr oben rechts und einem weißen Stift in der Mitte. Befanden Sie sich in vorher in der Listen-Ansicht, finden Sie dieses Symbol, wenn Sie erneut auf die drei Punkte klicken. Hatten Sie ein bestimmtes Dokument bereits aufgerufen, befindet sich das Symbol am rechten Bildschirmrand. | ||
}} | }} | ||
{{Hinweis | {{Hinweis | ||
|{{AnleitungScreenshot| | |{{AnleitungScreenshot|Dialog_Anwendung.png|Dialogfenster, welches erfragt, ob das Dokument mit einer bestimmten Anwendung geöffnet werden soll. | ||
|Es öffnet sich | |Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie das entsprechende ausführbare Programm auf Ihrem Rechner auswählen können. Je nach Browser kann die Ansicht variieren. | ||
}} | }} | ||
}} | }} | ||
{{Hinweis | {{Hinweis | ||
|{{AnleitungScreenshot| | |{{AnleitungScreenshot|Local_edit_bestätigen.png|Dialogfeld mit einem Hinweis, dass d.velop local edit noch nicht gestartet ist. Es wird nach einer Bestätigung verlangt, damit ein Hochladen nach der Bearbeitung möglich ist. | ||
|In | |In einigen Fällen müssen Sie zuerst den Hinweis mit '''Ja''' bestätigen, damit Ihr Dokument nach der Bearbeitung erfogreich hochgeladen werden kann. | ||
}} | }} | ||
}} | }} | ||
{{AnleitungAbsatz | {{AnleitungAbsatz | ||
|Danach müssen Sie sich mit Ihren persönlichen Windows-Zugangsdaten noch einmal authentifizieren. Sie können hier, wie bei der Anmeldung am System selbst, die | |Danach müssen Sie sich mit Ihren persönlichen Windows-Zugangsdaten noch einmal authentifizieren. Sie können hier, wie bei der Anmeldung am System selbst, die Shibboleth-Anmeldung nutzen, damit Sie nicht jedes Mal Ihre Zugangsdaten eingeben müssen. <br> Im folgenden Schritt müssen Sie noch auswählen mit welchem Programm Ihr Dokument bearbeitet werden soll. | ||
}} | |||
{{AnleitungScreenshot|Applikation_auswählen.JPG|Dialogfeld mit der Nachfrage, welche Applikation für die Bearbeitung gewählt werden soll. | |||
}} | }} | ||
{{AnleitungScreenshotGroß|Diskettensymbol.png|Es wird das obere Menüband von Word angezeigt. Ganz oben in der linken Ecke befindet sich normalerweise das Symbol einer Diskette, mit dessen Anklicken gespeichert wird. Dieses Speichersymbol ist nun zur Veranschaulichung rot umrandet. Das Symbol selbst hat sich verändert, es sind nun zwei Pfeile, die in einem Kreis angeordnet sind hinzugekommen. | {{AnleitungScreenshotGroß|Diskettensymbol.png|Es wird das obere Menüband von Word angezeigt. Ganz oben in der linken Ecke befindet sich normalerweise das Symbol einer Diskette, mit dessen Anklicken gespeichert wird. Dieses Speichersymbol ist nun zur Veranschaulichung rot umrandet. Das Symbol selbst hat sich verändert, es sind nun zwei Pfeile, die in einem Kreis angeordnet sind hinzugekommen. | ||
|Um die Änderungen zu speichern, können Sie das Dokument entweder direkt schließen und die folgende Speicherabfrage mit '''Ja''' bestätigen. Alternativ klicken Sie zum Speichern auf das Diskettensymbol oben links. | |Nun können Sie Ihre gewünschten Änderungen oder Ergänzungen vornehmen. <br> Um die Änderungen zu speichern, können Sie das Dokument entweder direkt schließen und die folgende Speicherabfrage mit '''Ja''' bestätigen. Alternativ klicken Sie zum Speichern auf das Diskettensymbol oben links. Hier wurde als Beispiel ein Worddokument herangezogen. Je nach Auswahl Ihres Programms mag dies anders aussehen. | ||
}} | }} | ||
{{AnleitungAbsatz | {{AnleitungAbsatz | ||
Zeile 70: | Zeile 72: | ||
{{AnleitungScreenshot|Bearbeitung Abgeschlossen.png|Zwei Dokumente in der Listenansicht sind zu sehen. Auf der linken Seite, rechts vom Microsoft Word Symbol, sind vier rechteckige Kästchen zu sehen. Das dritte Kästchen von links ist grün, das vierte blau. | {{AnleitungScreenshot|Bearbeitung Abgeschlossen.png|Zwei Dokumente in der Listenansicht sind zu sehen. Auf der linken Seite, rechts vom Microsoft Word Symbol, sind vier rechteckige Kästchen zu sehen. Das dritte Kästchen von links ist grün, das vierte blau. | ||
|Wenn Sie die Arbeit an einem Dokument beendet haben und die Ergebnisse für Ihre Kolleg*innen verfügbar gemacht werden können, können Sie das Dokument freigeben. Auch hierbei können sie die Bearbeitung entweder über die Menüleiste oberhalb der Dokumentenansicht oder über das Kontextmenü abschließen. | |Wenn Sie die Arbeit an einem Dokument beendet haben und die Ergebnisse für Ihre Kolleg*innen verfügbar gemacht werden können, können Sie das Dokument freigeben. Auch hierbei können sie die Bearbeitung entweder über die Menüleiste oberhalb der Dokumentenansicht oder über das Kontextmenü abschließen. | ||
}} | |||
{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument Bearbeitung abschließen.jpg|Es wird wieder der obere Bereich eines Dokumentes, das sich in DMS/eAkte befindet, angezeigt. Über das Symbol mit den drei senkrecht angeordneten Punkten ist ein Untermenü aufgerufen worden, in dem die Aktion Bearbeitung abschließen durch einen roten Rahmen hervorgehoben ist. | |||
|Zum Abschließen der Bearbeitung über die Menüleiste klicken Sie oberhalb der Dokumentenansicht auf die Schaltfläche '''Bearbeitung abschließen'''. Über das Kontextmenü, welches Sie über die drei Punkte rechts vom Dokument aufrufen können, schließen Sie die Bearbeitung mit einem Klick auf '''Bearbeitung abschließen''' ab. Sollten Sie das DMS in einem ausreichend großen Vollbildmodus geöffnet haben, erscheint das '''Bearbeitung abschließen''' - Icon bereits sichtbar in der Menüleiste. | |||
}} | |||
{{AnleitungAbsatz | |||
Es erscheint eine Meldung, die Ihnen bestätigt, dass die Bearbeitung erfolgreich abgeschlossen wurde. | |Es erscheint eine Meldung, die Ihnen bestätigt, dass die Bearbeitung erfolgreich abgeschlossen wurde. | ||
Das richtige Vorgehen erkennen Sie daran, dass das linke Kästchen im Dokumentstatus wieder von rot zu grau gewechselt ist. | Das richtige Vorgehen erkennen Sie daran, dass das linke Kästchen im Dokumentstatus wieder von rot zu grau gewechselt ist. | ||
}} | }} | ||
{{AnleitungAbsatz | {{AnleitungAbsatz | ||
|Wenn Sie keine Änderungen an einem Dokument vorgenommen haben und dann die Bearbeitung abschließen, bekommen Sie eine Meldung, dass keine neue Version erstellt wurde, da sich das Dokument nicht verändert hat. | |Wenn Sie keine Änderungen an einem Dokument vorgenommen haben und dann die Bearbeitung abschließen, bekommen Sie eine Meldung, dass keine neue Version erstellt wurde, da sich das Dokument nicht verändert hat. | ||
Zeile 99: | Zeile 105: | ||
|Das Löschen von Dokumenten im Status Freigabe oder Archiv wird aus Gründen der Revisionssicherheit nur in einigen Bereichen möglich sein. | |Das Löschen von Dokumenten im Status Freigabe oder Archiv wird aus Gründen der Revisionssicherheit nur in einigen Bereichen möglich sein. | ||
}} | }} | ||