Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen
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{{AnleitungScreenshot|Versionierung Verschiedene Status.png| | {{AnleitungScreenshot|Versionierung Verschiedene Status.png|Im DMS/eAkte wurde ein Vorgang geöffnet. Die Wissensdokumente des Vorgangs werden angezeigt. Die einzelnen Dokumente weisen verschiedene Status auf. Diese wurden von 1 bis sechs nummeriert. | ||
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{{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Freigabe.png| | {{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Freigabe.png|Der linke Teilausschnitt der Kopfzeile des DMS/eAkte wird gezeigt. Der Reiter Anzeige ist ausgewählt. Der Status des Dokuments wird über vier quadratische Kästchen angezeigt. Das dritte von links ist grün, die anderen grau. | ||
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# Dokument mit Version in Bearbeitung | # Dokument mit Version in Bearbeitung | ||
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Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte arbeitet nach einem Schichtprinzip. Wenn ein Dokument aus dem Status Freigabe, gekennzeichnet durch eine grüne Markierung in der Dokumentenanzeige | Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte arbeitet nach einem Schichtprinzip. Wenn ein Dokument aus dem Status Freigabe, gekennzeichnet durch eine grüne Markierung in der Dokumentenanzeige | ||
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{{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Bearbeitung.png| | {{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Bearbeitung.png|Der linke Teilausschnitt der Kopfzeile des DMS/eAkte wird gezeigt. Der Reiter Anzeige ist ausgewählt. Der Status des Dokuments wird über vier quadratische Kästchen angezeigt. Das erste von links ist rot, die anderen grau. | ||
|in Bearbeitung genommen wird, wird eine Bearbeitungsschicht des Dokumentes erzeugt. Die freigegebene Version des Dokumentes bleibt erhalten (und für die zugriffsberechtigten Personen einsehbar). Das die Version des Dokuments in Bearbeitung genommen wurde, wird über eine rote Markierung in der Dokumentenanzeige kenntlich gemacht. | |in Bearbeitung genommen wird, wird eine Bearbeitungsschicht des Dokumentes erzeugt. Die freigegebene Version des Dokumentes bleibt erhalten (und für die zugriffsberechtigten Personen einsehbar). Das die Version des Dokuments in Bearbeitung genommen wurde, wird über eine rote Markierung in der Dokumentenanzeige kenntlich gemacht. | ||
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{{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Freigabe.png| | {{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Freigabe.png|Der linke Teilausschnitt der Kopfzeile des DMS/eAkte wird gezeigt. Der Reiter Anzeige ist ausgewählt. Der Status des Dokuments wird über vier quadratische Kästchen angezeigt. Das dritte von links ist grün, die anderen grau. | ||
|Diese ist nur für die bearbeitende Person einseh- und bearbeitbar. Wenn die bearbeitende Person das Dokument abspeichert, bleibt es im Status Bearbeitung. Erst nach Beendigung der Bearbeitung und Freigabe, wird die bearbeitete Version in den Status Freigabe transferiert. | |Diese ist nur für die bearbeitende Person einseh- und bearbeitbar. Wenn die bearbeitende Person das Dokument abspeichert, bleibt es im Status Bearbeitung. Erst nach Beendigung der Bearbeitung und Freigabe, wird die bearbeitete Version in den Status Freigabe transferiert. | ||
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{{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Archiv.png| | {{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Archiv.png|Der linke Teilausschnitt der Kopfzeile des DMS/eAkte wird gezeigt. Der Reiter Anzeige ist ausgewählt. Der Status des Dokuments wird über vier quadratische Kästchen angezeigt. Das rechte ist blau, die anderen grau. | ||
|In diesem Moment wird die bisherige Version im Status Freigabe in den Status Archiv gesetzt und die gerade fertig bearbeitete Version erhält jetzt den Status Freigabe. | |In diesem Moment wird die bisherige Version im Status Freigabe in den Status Archiv gesetzt und die gerade fertig bearbeitete Version erhält jetzt den Status Freigabe. | ||
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Version vom 16. August 2022, 11:35 Uhr
Status von Dokumenten im DMS
| Status | Beschreibung |
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| Bearbeitung | Im Status Bearbeitung werden Dokumente von der*dem Besitzenden oder einer Gruppe bearbeitet, verändert oder auch gelöscht. |
| Prüfung | Bereits geprüfte Dokumente werden von eine(m*r) User*in mit Freigabeberechtigung für eine bestimmte Kategorie (Dokumentart oder Aktenart) noch einmal gesichtet und freigegeben.
Dieser Status spielt nur in wenigen Prozessen der Universität Bielefeld eine Rolle. |
| Freigabe | Dokumente im Status Freigabe sind für alle User*innen, die auf die jeweilige Dokumentart Zugriff haben, sichtbar und dienen beispielsweise als Produktionsvorlage. |
| Archiv | Dokumente im Status Archiv können weder inhaltlich noch in ihrem Status geändert werden. Es können mehrere Versionen eines Dokumentes in diesem Status existieren. |
Versionierung
Dokument als finale Version kennzeichnen
Ein als finale Version gekennzeichnetes Dokument wird auf unveränderlich gestellt, d.h. es darf inhaltlich nicht mehr bearbeitet werden und auch die dazugehörigen Metadaten dürfen nicht mehr verändert werden.
Vorsicht: Es sind keinerlei Veränderungen an dem Dokument mehr möglich. Insofern muss mit dieser Option achtsam umgegangen werden.
Diese Funktion wird genutzt, um bestimmte finale Dokumente zur Verfügung bzw. zur Ansicht bereitzustellen.
Beispiel aus dem Bereich der internen Projekte: Die Dokumente, mittels derer die Projektergebnisse nachvollzogen werden können, können als „Finale Version“ markiert werden, damit diese nicht geändert werden.