Projekt beantragen in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 18. April 2023, 12:53 Uhr

Über das DMS wird der komplette Lifecycle der Projektakten abgebildet. Das geht von der Einreichung eines Projektvorschlags, Bereitstellung von Vorlagen, Workflow zur Genehmigung der Durchführung des Projektes bis zur Ablage und Verwaltung der Projektunterlagen.

BPNM-Prozess Projekt beantragen und genehmigen

BPNM-Prozess Projekt Durchführen und abschließen

Aktenplanbereich in der eAkte

03

Organisieren

03.01

Projektportfolio managen

03.01.02

Projekt genehmigen, durchführen und abschließen

Projektvorschlag einreichen

Über ein Formular (Xential) kann ein Projektvorschlag eingereicht werden. Dafür wird im DMS über die Kachel Prozesse die Schaltfläche Neuen Vorgang starten (1) ausgewählt. Als Vorlage wird unter Projektportfolio managen die Vorlage Projektsteckbrief (2) ausgewählt. Als Kategorie zur Ablage wird Projektantrag (3) ausgewählt. Über die Schaltfläche Erstellen (4) wird die Vorlage aufgerufen.

Es wird eine geteilte Bildschirmansicht angezeigt. Auf der linken Hälfte sind die Widgets mit den Prozessen abgebildet, das Widget Neuen Vorgang starten ist mit der Ziffer 1 versehen. Auf der rechten Seite ist der aufgeklappte Weg dargestellt. Vorgang auswählen, Projektakte, Projektsteckbrief, markiert als 2, dann Projektantrag, markiert mit 3, schließlich Erstellen, mit 4 markiert.

Mit Erstellen öffnet sich die Xential-Weboberfläche in einem neuen Tab des Browsers. Hier sind die entsprechenden Eingaben zu machen. Pflichtfelder sind rot gekennzeichnet.

Es wird die Verbindung mit dem Xential-Server hergestellt und ein neuer Tab mit der Xential-Weboberfläche geöffnet. Der Bildschirm ist zweigeteilt. Links die Formular-Vorschau, basierend auf einer Word Vorlage. Rechts die Eingabemaske. In der Eingabemaske befinden sich verschiedene Textfelder. Teilweise muss per Anhaken eine Auswahl getroffen werden. Pflichtfelder werden rot dargestellt.

Das Formular weißt einige Eingabefelder auf, die leider nicht als Pflichtfelder gekennzeichnet sind, obwohl Eingaben in diesen Feldern erwartet werden. Dies hat technische Gründe. Es handelt sich dabei um die Datenfelder

beteiligte Einrichtungen,
ggf. weitere Einrichtungen sowie
Projektleitung.

Mit Erstellen wird der Xential-Tab geschlossen und Ihr Projektantrag in DMS/eAkte abgelegt. An der unter Aktenplanbereich genannten Stelle im Aktenplan wird automatisch eine Projektakte erzeugt, die drei Vorgänge beinhaltet: Steuerungs-, Vorgangs- und Wissensdokumente. Der Projektantrag wird als Projektsteckbrief im Vorgang "Steuerungsdokumente" abgelegt. Die Metadaten werden dem Projektantrag entnommen.

Der Xential-Tab schließt sich einfach. Es erfolgt kein zusätzlicher Hinweis, ob die Projektvorgänge angelegt und der Projektantrag darin erfolgreich abgelegt wurden.

Wurde das Projekt erfolgreich angelegt?

Ob die Projektakte angelegt wurde, können Sie anhand der Suche herausfinden.

Öffnen Sie über das Widget Suche die Suchmaske. Wählen Sie als Kategorie Projektvorgang aus sowie im Feld Erstellt am das heutige Datum (bzw. der Erstellung des Projektantrags). Sie können außerdem im Feld Suchbegriff einen Teil des Projektnamens eingeben.

Es wird die Suchmaske angezeigt. Eingegebene Suchbegriffe sind Kategorie Projektvorgang, der Titel des Projektes sowie das Feld Erstellt am.

Sie finden die korrekt angelegten Vorgänge Steuerungs-, Vorgangs-, und Wissensdokumente. Das Symbol des Vorgangs Steuerungsdokumente ist gelb dargestellt, was bedeutet, dass dieser Vorgang einen Inhalt hat. Die anderen beiden Symbole sind grau dargestellt, sie sind aktuell leer.

Im Vorgang Steuerungsdokumente ist der Projektsteckbrief abgelegt. Der Dokumenttitel besteht aus dem Namen des Projektes erweitert um "| Steckbrief". Die Metadaten sind vorhanden. Sie wurden dem Projektantrag entnommen.

Es wird das Bild eines Bildschirmes gezeigt. Dieser ist geteilt. Links wird der Inhalt des Vorganges Steuerungsdokumente gezeigt. Rechts werden die Metadaten dargestellt.

Wenn Sie Ihr Projekt so wie hier beschrieben auffinden, hat alles geklappt. Das Projektbüro erhält eine Nachricht, dass ein neues Projekt gestartet wurde und übernimmt die weitern Schritte.

Werden Sie auf diese Weise nicht fündig, verständigen Sie bitte das Projektbüro (multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de).