Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte

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Dokumente, die sich bereits im Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte befinden, können weiterhin bearbeitet werden. Diese Anleitung erläutert, wie Dokumente in Bearbeitung genommen werden können, wie diese Bearbeitungen im System übernommen werden können und wie begonnene Überarbeitungen abgebrochen und zurückgenommen werden können.

Dokument in Bearbeitung nehmen

Um Dokumente in Bearbeitung zu nehmen, wählen Sie zuerst das gewünschte Dokument aus. Sie können dieses z.B. über eine Suche finden oder – falls Sie es als Favorit gespeichert haben – über Ihre Favoritenliste.

Weitere Informationen zur Verwendung der Suche oder dem Umgang mit Favoriten finden Sie in der Anleitung Suche in DMS/eAkte und Schnelleinstieg in DMS/eAkte.

Sie haben zwei Möglichkeiten ein Dokument in Bearbeitung zu nehmen: über die Menüleiste in der Dokumentenansicht oder über das Kontextmenü. Beide Möglichkeiten können kombiniert genutzt werden.

Wenn Sie auf ein Dokument nur lesenden Zugriff haben und es nicht bearbeiten dürfen, werden Ihnen die zur Bearbeitung benötigten Schaltflächen nicht angeboten.

Über Menüleiste in Dokumentenansicht

Sie klicken auf das Stift-Symbol in der Menüleiste über der Dokumentenansicht. Das Symbol verändert sich in einen Haken und in der seitlichen Menüleiste erscheint ein Office-Symbol. Es erscheint eine Meldung, die Ihnen bestätigt, dass die Bearbeitung erfolgreich gestartet wurde.
Klicken Sie nun auf das Office-Symbol in der rechten Menüleiste, um die Bearbeitung im lokalen Office-Programm zu beginnen.

Ab hier sind die Schritte identisch mit dem Kontextmenü. Bitte entnehmen Sie die nachfolgenden Schritte ab dem Screenshot unter Über das Kontextmenü.

Über das Kontextmenü

Sie öffnen das Kontextmenü, symbolisiert durch drei Punkte rechts neben dem Dokument. Dort wählen Sie die Schaltfläche Bearbeitung beginnen aus. Es erscheint eine Meldung, die Ihnen bestätigt, dass die Bearbeitung erfolgreich gestartet wurde.
Sie öffnen erneut das Kontextmenü über die drei Punkte rechts neben dem Dokument. Sie wählen die Schaltfläche Lokal in [Anwendung] bearbeiten aus. Diese Schaltfläche wird je nach Dokumenttyp benannt – wenn sie beispielsweise ein Excel-Dokument öffnen wollen, steht an dieser Stelle "Lokal in Microsoft Excel bearbeiten".

Die nachfolgenden Schritte sind identisch mit dem Vorgehen über die Menüleiste in der Dokumentenansicht.

Es öffnet sich in manchen Fällen ein Dialog, in dem Sie das entsprechende ausführbare Programm auf Ihrem Rechner auswählen können. Je nach Browser kann die Ansicht variieren.

In seltenen Fällen bestehen noch technische Hürden, bevor sich das Programm tatsächlich öffnet. Gegebenenfalls müssen Sie zuerst mit Ja bestätigen, dass die Datei aus einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.

Danach müssen Sie sich mit Ihren persönlichen Windows-Zugangsdaten noch einmal authentifizieren. Sie können hier, wie bei der Anmeldung am System selbst, die Kerberos-Anmeldung nutzen, damit Sie nicht jedes Mal Ihre Zugangsdaten eingeben müssen.
Nun können Sie Ihre gewünschten Änderungen oder Ergänzungen vornehmen.

Um die Änderungen zu speichern, können Sie das Dokument entweder direkt schließen und die folgende Speicherabfrage mit Ja bestätigen. Alternativ klicken Sie zum Speichern auf das Diskettensymbol oben links.

Das Diskettensymbol ist mit zwei Pfeilen versehen, wodurch Sie erkennen können, dass das Dokument mit dem DMS synchronisiert wird.

Mit dem Speichern und/oder Schließen des Dokumentes haben Sie die Bearbeitung noch nicht abgeschlossen. Diesen Schritt müssen Sie bewusst vornehmen (s. Bearbeitung vom Dokument abschließen), da das System ansonsten annimmt, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt an dem Dokument weiterarbeiten möchten.

Bearbeitung vom Dokument abschließen

Wenn Sie das Dokument noch nicht vollständig bearbeitet haben, wird Ihnen dies durch den roten Status rechts neben dem Datei-Icon dargestellt.

Wenn Sie die Arbeit an einem Dokument beendet haben und die Ergebnisse für Ihre Kolleg*innen verfügbar gemacht werden können, können Sie das Dokument freigeben. Auch hierbei können sie die Bearbeitung entweder über die Menüleiste oberhalb der Dokumentenansicht oder über das Kontextmenü abschließen.

Zum Abschließen der Bearbeitung über die Menüleiste klicken Sie oberhalb der Dokumentenansicht auf den Haken. Über das Kontextmenü, welches Sie über die drei Punkte rechts vom Dokument aufrufen können, schließen Sie die Bearbeitung mit einem Klick auf Bearbeitung abschließen ab.

Es erscheint eine Meldung, die Ihnen bestätigt, dass die Bearbeitung erfolgreich abgeschlossen wurde.

Das richtige Vorgehen erkennen Sie daran, dass das linke Kästchen im Dokumentstatus wieder von rot zu grau gewechselt ist.

Wenn Sie keine Änderungen an einem Dokument vorgenommen haben und dann die Bearbeitung abschließen, bekommen Sie eine Meldung, dass keine neue Version erstellt wurde, da sich das Dokument nicht verändert hat.

Eine Ausführliche Dokumentation des Dokumentstatus finden Sie im Kapitel Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte.

Weitere Informationen zum Status eines Dokuments finden Sie in der Anleitung Schnelleinstieg in DMS/eAkte.

Bearbeitung vom Dokument verwerfen

Es besteht auch die Möglichkeit, die Bearbeitung vom Dokument zu verwerfen. Über die Menüleiste oberhalb der Dokumentenansicht müssen Sie auf das Mülleimer-Symbol klicken. Im Kontextmenü, welches Sie über die drei Punkte rechts vom Dokument aufrufen können, müssen Sie auf die Schaltfläche Löschen (Bearbeitung) klicken.

Es folgt eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die bearbeitete Version wirklich löschen wollen. Wenn Sie die Löschung vornehmen wollen, drücken Sie auf Löschen. Denken Sie daran, dass die Arbeitsversion dann unwiederbringlich gelöscht wurde!

Wenn Sie die Abfrage mit Löschen bestätigt haben, erhalten Sie eine Meldung, die Ihnen die Löschung bestätigt.

Das Löschen von Dokumenten im Status Freigabe oder Archiv wird aus Gründen der Revisionssicherheit nur in einigen Bereichen möglich sein.