Steuerungsphase

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Die Phase der Steuerung entspricht der eigentlichen Projektdurchführung. In dieser Phase liegt der Schwerpunkt auf der Erarbeitung der Projektergebnisse. Das Projektmanagement konzentriert sich auf die Überwachung des Projektfortschritts und der Risiken, auf die Kommunikation des Projekts in die Hochschule und die interessierte Öffentlichkeit und auf das Berichtswesen.
Grundlage für die Steuerung sind die Ergebnisse der vorhergehenden Planungsphase, insbesondere die detaillierte Termin- und Ressourcenplanung.

Termin- und Ressourcenplanung und -steuerung

Die Projektleitung steuert ihr Projekt zielorientiert und im Idealfall bis zur vollständigen Ergebniserfüllung. Grundlage hierfür sind die im Projektsteckbrief dokumentierten und genehmigten Leistung- bzw. Qualitätsziele, Terminziele (Meilensteintermine) und Kostenziele (Projektbudget). Diese Ziele wurden in der Planungsphase auf der Grundlage der Arbeitspaketbeschreibungen konkretisiert. Aus der Zusammenschau aller Arbeitspaketbeschreibungen ergeben sich detaillierte Termin- und Ressourcenpläne mit Sollwerten, die die Projektleitung in der Steuerungsphase mit dem tatsächlichen Projektgeschehen, den Ist-Werten, abgleicht. Bei relevanten Abweichungen müssen ggf. Maßnahmen zur Nachsteuerung ergriffen werden. Bei Terminverzug und Kostensteigerungen muss die Projektleitung die Auswirkungen analysieren und Maßnahmen vorbereiten, um die Projektziele trotzdem erreichen zu können. Bei gravierenden Abweichungen müssen die Projektziele möglicherweise angepasst werden – entweder muss der Zeitplan gestreckt, der Leistungsumfang reduziert oder das Budget erhöht werden. Die Maßnahmenvorschläge werden in der Regel von der Projektleitung gemeinsam mit dem Projektteam erarbeitet und der Steuerungsebene zur Entscheidung vorgelegt.

Termin- und Ressourcenplanung in den Projektmanagementphasen:

Initialisierungsphase

→ Erste Überlegungen zu Projektdauer und Ressourcenbedarf

Definitionsphase

→ Projektphasen und Meilensteine festlegen, Aufwands- und Kostenkalkulation durchführen

Planungsphase

→ Termin- und Ressourcenplan erstellen

Steuerungsphase

→ Termine und Ressourcen steuern

Abschlussphase

→ Ressourcen in den Regelbetrieb zurückführen, Projektstruktur auflösen, Nachkalkulation erstellen

Auch die Risikosituation bedarf einer regelmäßigen Steuerung, bestehende Risiken müssen überprüft, neue Risiken identifiziert und bewertet werden. Ggf. müssen Gegenmaßnahmen erarbeitet bzw. ergriffen werden. Bei erheblichen Änderungen gegenüber der Risikoanalyse der Planungsphase ist auch hier die Steuerungsebene des Projekts einzubeziehen. Die erarbeiteten Projektergebnisse werden in der Steuerungsphase abgenommen. Dies geschieht entweder in einem Schritt am Ende der Steuerungsphase oder sukzessive, sobald (Teil-)Ergebnisse vorliegen. Bei der Abnahme der Projektergebnisse ist festzuhalten, ob die Projektziele und Erwartungen der*des Auftraggeber*in erfüllt wurden. Wurden alle Projektergebnisse abgenommen, ist die Steuerungsphase beendet und die Abschlussphase kann beginnen.

Statusberichte

Der Statusbericht ist ein formalisierter Bericht, der den Projektstatus (bzw. den Status der einzelnen Arbeitspakete) zu einem bestimmten Zeitpunkt dokumentiert. Auftretende Probleme werden dargestellt und mögliche Maßnahmen formuliert.

Die Projektleitung erstellt jeweils am Ende eines Quartals im Dokumentenmanagementsystem einen Statusbericht und informiert die Steuerungsebene. Der Statusbericht wird auf Basis der Vorlage im Dokumentenmanagementsystem erstellt, so dass das Zentrale Projektbüro und der Kanzler automatisch die freigegebenen Statusberichte einsehen können. Darüber hinaus informiert die Projektleitung die Steuerung, sobald ein gravierendes Problem vorliegt bzw. sich ein solches abzeichnet.