Akte anlegen in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 9. Januar 2023, 16:15 Uhr

In dieser Anleitung wird beschrieben, wie Vorgänge und Teilvorgänge im DMS/eAkte angelegt, gelöscht oder zu-den-Akten verfügt werden. Außerdem wird beschrieben, wie die Eigenschaften (Metadaten) von Vorgängen und Teilvorgängen anzeigt werden können.

Für die hier beschriebenen Funktionen benötigen Sie entsprechende Rechte. Sollte Ihnen eine Funktion nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an das DMS/eAkte-Team.

Vorgang anlegen

Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, einen Vorgang in einer Akte anzulegen. Dazu klicken Sie auf die Akte, in der der Vorgang angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das Plussymbol bzw. die Schaltfläche neu. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen eines Vorgangs ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Akte einen Vorgang anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche klicken Sie auf die Vorgangsart, die Sie anlegen möchten. Es werden nur passende Vorgangsarten angezeigt.

Geben Sie anschließend den Titel des neuen Vorgangs ein und klicken Sie auf Speichern.

Nun ist der Vorgang angelegt und Sie können die Akte über die Schaltfläche Element Anzeigen aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.

Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.

Teilvorgang anlegen

Teilvorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt Vorgänge. Wählen Sie den Vorgang, in dem Sie einen neuen Teilvorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen eines Vorgangs.

Im Aktenplan ist im rechten Seitenmenü die oberste Schaltfläche - ein schwarzer Kreis mit weißem Pluszeichen in der Mitte rot hervorgehoben. Ein Vorgang ist ausgewählt und rot markiert. Die Option Projekt Teilvorgang anlegen ist ausgewählt.

Eigenschaften eines Vorgangs anzeigen

Über den Aktenplan

Sie können sich die Eigenschaften eines Vorgangs anzeigen lassen. Klicken Sie auf den jeweiligen Vorgang und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächstes wählen Sie Eigenschaften.

Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.

In der Ansicht des Vorgangs

Wenn Sie sich in einem Vorgang (oder Teilvorgang) befinden, können Sie sich dessen Eigenschaft anzeigenlassen, indem Sie in der Kopfzeile rechts vom Titel des aktuellen Vorgangs auf das i in einem schwarzen Kreis klicken.

Es wird ein Vorgang im DMS angezeigt. Das kleine i in der Kopfzeile hinter dem Titel des Vorgangs ist rot hervorgehoben.

Teilvorgang löschen

Klicken Sie einmal auf den jeweiligen Teilvorgang, den Sie löschen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf Löschen.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Teilvorgang) wirklich gelöscht werden soll. Klicken Sie auf OK, um den Teilvorgang zu löschen.

Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Löschen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel Eintrag löschen. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.

Nur wenn Sie berechtigt sind, einen Teilvorgang zu löschen, können Sie die Löschung auch tatsächlich durchführen!

Vorgang/Teilvorgang zdA-Verfügen

Sie können entweder einen einzelnen Teilvorgang oder den gesamten Vorgang zdA-verfügen (zu den Akten). Wenn Sie einen Vorgang zdA-verfügen, werden automatisch alle darunterliegenden Teilvorgänge zdA-verfügt.

Klicken Sie einmal auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang, den Sie zdA-verfügen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf zdA-Verfügung setzen.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Vorgang oder Teilvorgang) wirklich z.d.A. gesetzt werden soll. Klicken Sie auf OK, um den Vorgang oder Teilvorgang zdA zu verfügen.

Nur wenn Sie berechtigt sind, einen Vorgang oder Teilvorgang z.d.A. zu verfügen, können Sie diese Aktion durchführen!

Weitere Informationen zum Abschließen von Vorgängen finden Sie in der Anleitung Abschließen von Vorgängen (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte.

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 == Eigenschaften eines Vorgangs anzeigen ==
+=== Über den Aktenplan ===
 {{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.
 |Sie können sich die Eigenschaften eines Vorgangs anzeigen lassen. Klicken Sie auf den jeweiligen Vorgang und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächstes wählen Sie '''Eigenschaften'''.
 }}
-{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Eigenschaften.png|Die Eigenschaften des Aktenplaneintrags Informationen für die Verwaltung werden angezeigt. Es enthält die Felder Titel, Aktenplanzeichen, Aussonderungsart, Aufbewahrungsfrist, Transferfrist und einige unbenannte optionale.
-|In den Eigenschaften kann man solche Informationen, wie die federführende Organisationseinheit oder Aufbewahrungsfrist abfragen. Über die Federführung kann man erkennen, welcher Bereich die Hoheit über diesen Bereich des Aktenplans besitzt und über die Aufbewahrungsfrist, wie lange ein Vorgang nach seinem Abschluss rechtlich im Dokumentenmanagementsystem aufbewahrt werden muss bzw. wird.
+=== In der Ansicht des Vorgangs ===
+{{AnleitungScreenshot|Vorgang Eigenschaften.png|Es wird ein Vorgang im DMS angezeigt. Das kleine i in der Kopfzeile hinter dem Titel des Vorgangs ist rot hervorgehoben.
+|Wenn Sie sich in einem Vorgang (oder Teilvorgang) befinden, können Sie sich dessen Eigenschaft anzeigenlassen, indem Sie in der Kopfzeile rechts vom Titel des aktuellen Vorgangs auf das '''i in einem schwarzen Kreis''' klicken.
 }}