Projekt beantragen in DMS/eAkte

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Prozessbeschreibung

Über das DMS wird der komplette Lifecycle der Projektakten abgebildet. Das geht von der Einreichung eines Projektvorschlags, Bereitstellung von Vorlagen, Workflow zur Genehmigung der Durchführung des Projektes bis zur Ablage und Verwaltung der Projektunterlagen.

BPNM-Prozess Projekt beantragen und genehmigen

BPNM-Prozess Projekt Durchführen und abschließen

Aktenplanbereich in der eAkte

03

Organisieren

03.01

Projektportfolio managen

03.01.02

Projekt genehmigen, durchführen und abschließen

Projektvorschlag einreichen

Über ein Formular (Xential) kann ein Projektvorschlag eingereicht werden. Dafür wird im DMS über die Kachel Prozesse die Schaltfläche Neuen Vorgang starten ausgewählt. Als Vorlage wird unter Projektportfolio managen die Vorlage Projektsteckbrief ausgewählt. Als Kategorie zur Ablage wird Projektantrag ausgewählt. Über die Schaltfläche Erstellen wird die Vorlage aufgerufen.

Mit Erstellen öffnet sich die Xential-Weboberfläche. Hier sind die entsprechenden Eingaben zu machen. Pflichtfelder sind rot gekennzeichnet.

Das Formular einige Eingabefelder, die nicht als Pflichtfelder gekennzeichnet sind, obwohl Eingaben in diesen Feldern erwartet werden. Dies hat technische Gründe. Es handelt sich dabei um die Datenfelder

• beteiligte Einrichtungen,
• ggf. weitere Einrichtungen sowie
• Projektleitung.

Mit Erstellen wird der Xential-Tab geschlossen und Ihr Projektantrag in DMS/eAkte abgelegt. An oben genannter Stelle wird automatisch im Aktenplan eine Projektakte erzeugt, die drei Vorgänge beinhaltet: Steuerungs-, Vorgangs- und Wissensdokumente. Der Projektantrag wird als Projektsteckbrief im Vorgang "Steuerungsdokumente" abgelegt. Die Metadaten werden dem Projektantrag entnommen.

Der Xential-Tab schließt sich einfach und es erfolgt keinerlei Hinweis, ob die Projektvorgänge angelegt und der Projektantrag darin erfolgreich abgelegt wurden.

Wurde das Projekt erfolgreich angelegt?

Ob die Projektakte angelegt wurde, können Sie anhand der Suche herausfinden.

Öffnen Sie über das Widget Suche die Suchmaskte. Wählen Sie als Kategorie "Projekt Teilvorgang" aus sowie im Feld Erstellt am das - heutige - Datum. Sie können außerdem im Feld Suchbegriff einen Teil des Projektnamens eingeben.

Sie finden die korrekt angelegten Teilvorgänge Steuerungs-, Vorgangs-, und Wissensdokumente. Das Symbol des Teilvorgangs Steuerungsdokumente ist gelb dargestellt, was bedeutet, dass dieser Vorgang einen Inhalt hat. Die anderen beiden Symbole sind grau dargestellt, sie sind aktuell leer.

Im Teilvorgang Steuerungsdokumente ist der Projektsteckbrief abgelegt. Der Dokumenttitel besteht aus dem Namen des Projektes erweitert um " Projektsteckbrief". Die Metadaten sind vorhanden. Sie wurden dem Projektantrag entnommen.

Wenn Sie Ihr Projekt so wie hier beschrieben auffinden, hat alles geklappt. Das Projektbüro erhält eine Nachricht, dass ein neues Projekt gestartet wurde und übernimmt die weitern Schritte.

Werden Sie auf diese Weise nicht fündig, verständigen Sie bitte das Projektbüro (multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de).