Dokumentart

Eine Dokumentart stellt im DMS eine Klassifizierung von Akten, Vorgängen und Dokumenten dar. Diese wird ebenso als Kategorie bezeichnet und enthält eine Sammlung vordefinierter Eigenschaften, genannt Metadaten in Bezug auf die zugeordneten Dokumente. Die Standardkategorie ist Dokument. Für bestimmte Prozesse/Bereiche werden eigene Kategorien erstellt (in der Regel aufgrund von inhaltlichen/prozessualen Anforderung). Ein Beispiel für eine eigene Kategorie sind die internen Projekte. Hier wurde die Kategorie Projektdokument angelegt. Auch Akten und Vorgänge werden als Dokumentart/Kategorie bezeichnet, da auch sie durch Metadaten beschrieben werden. Im Standard Akte bzw. Vorgang.

Alle Dokumente müssen bei der Ablage einer Kategorie zugewiesen werden. Dies geschieht entweder automatisch durch das System oder manuell durch den*die User*in. Bei einer Ablage von Dokumenten über den Aktenplan wird diese gesteuert, d.h. die Kategorie wird durch das System vorbelegt.

Beispiel:

Dokumentart	Beschreibung
Dokument	Allgemeine Kategorie, die in den meisten Bereichen verwendet wird
Gremienunterlagen	Kategorie für Unterlagen im Gremienbereich (v.a. Protokolle, Sitzungsunterlagen)
Projektdokument	Kategorie für den Bereich der internen Projekte
SAP FI/MM Belege	Kategorie für SAP Rechnungsbelege
Verkündungsblatt	Kategorie für die Dokumente des Verkündungsblattes (amtliche Mitteilungen der Universität)
Wissensdokument	Kategorie für die Wissensdokumente in DMS/eAkte