Schnelleinstieg in DMS/eAkte

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1. Anmeldung in DMS/eAkte

Die Webversion des Dokumentenmanagementsystems DMS/eAkte ist unter der Adresse https://eakte.uni-bielefeld.de erreichbar. Innerhalb der Uni können Sie das DMS über Eduroam aufrufen; außerhalb nur per VPN-Verbindung. Beim Aufrufen der Webseite erscheint eine Authentifizierungsmaske. Alle Mitarbeitenden der Universität Bielefeld können sich mit den entsprechenden AD-Zugangsdaten dort anmelden.

Hinweise zur Anmeldung:
Zur Anmeldung verwenden Sie Ihre eMail-Adresse oder Ihren Windows-Benutzernamen mit dem Zusatz ad\ (Beispiel: ad\mmusterfrau) und Ihr Windowskennwort. Im Passwortdienst PRISMA läuft die Passwortkategorie unter Anmelden an PCs, E-Mail-Postfächern und weiteren Windows- und Active Directory-Diensten.

Wenn Sie einen Dienstrechner verwenden, der vom Hochschulrechenzentrum BITS gemanagt wird, können Sie sich ganz einfach über einen Klick auf den Button Mit Kerberos anmelden im Dokumentenmanagementsystem authentifizieren.

2. Kacheln und Funktionen

Auf der Startseite sehen Sie verschiedene Kacheln, hinter denen sich die verschiedenen Funktionalitäten des Dokumentenmanagementsystem verbergen. Die wichtigsten Funktionen werden in dieser Anleitung beschreiben. Diese sind:

• Aufgaben und Nachrichten

• Persönlicher Bereich

• Suche

• Prozesse

• Aktenplan

2.1 Aufgaben und Nachrichten

Bei einem Klick auf die Kachel Aufgaben und Nachrichten gelangen Sie in Ihren Postkorb.

Der Postkorb enthält Nachrichten, die das DMS automatisiert versendet oder die von Nutzer*innen verschickt wurden. Sie können den Postkorb z.B. auch als persönliche Gedächtnisstütze nutzen oder andere User um die Bearbeitung eines Dokuments bitten. Wird ein Dokument zwischen zwei Usern hin- und hergeschickt, wird jeder Posteingang protokolliert.

Datei:Aufgaben und Nachrichten.png

Neue Nachrichten werden in Ihrem Postkorb fett markiert. Es wird unterschieden zwischen Aufgaben und Nachrichten. Aufgaben kann jeder User individuell gestalten und sich selbst oder Anderen über den Postkorb zustellen. Nachrichten sind zum Beispiel Hinweise vom System. Im obigen Beispiel handelt es sich einmal um die Aufgabe,

um die Information, dass ein anderer User (in diesem Fall Heiko Köster) Sie zum/zur Vorgangseigner*in bestimmt hat. Somit wissen Sie, dass Sie jetzt die Berechtigung besitzen, um in diesem Vorgang arbeiten zu können. In der Nachricht (Beispiel unten) finden Sie einen Link, so dass Sie direkt in den Vorgang gelangen können.

3. Navigation im Dokumentenmanagementsystem

Wenn Sie innerhalb des Dokumentenmanagementsystem zurück navigieren wollen, dürfen Sie nicht den Zurück-Button des Browsers verwenden, sondern müssen zwingend über die Adresszeile des Dokumentenmanagementsystems navigieren. Bei einem Klick auf das Haus-Symbol gelangen Sie immer wieder zur Startseite.

4. Kapitel

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