Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte

In dieser Anleitung wird beschrieben, welche Möglichkeiten das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte bietet, um eine oder mehrere Dateien direkt über einen Vorgang oder Teilvorgang oder über den Aktenplan abzulegen.

Eine kurze Videoanleitung zum Ablegen von Dokumenten finden Sie auf der Videoplattform Panopto.

Ablegen von einzelnen Dateien

Sie können einzelne oder auch mehrere Dateien per Drag-and-drop im Dokumentenmanagementsystem ablegen.
Navigieren Sie dafür zu dem entsprechenden Vorgang, in dem die Datei abgelegt werden soll.

Wählen Sie nun auf Ihrem Desktop oder File-Laufwerk die gewünschte Datei aus und ziehen diese mit gedrückter linker Maustaste auf den Teilvorgang, in dem Sie die Datei ablegen möchten. Lassen Sie die Maustaste los, um die Datei in dem Teilvorgang abzulegen.

Aus einem Ordner eines File-Laufwerks wird eine Datei per Drag and drop "entnommen". In der Vorgangsansicht wird die Datei und über den Teilvorgang gehalten, in den diese abgelegt werden soll.

Wenn Sie sich bereits in einem Teilvorgang befinden (in diesem Beispiel: Steuerungsdokumente), so ziehen Sie die benötigte Datei per Drag-and-drop in den oberen Bereich über den Titel des Teilvorgangs. Nun erscheint eine schraffierte Fläche, über der Manuell speichern steht. Lassen Sie die Datei in diesem Bereich los, um sie abzulegen.

Aus einem Ordner eines File-Laufwerks wird eine Datei per Drag-and-drop "entnommen". In der Ansicht des Teilvorgangs ist im oberen Bereich eine schraffierte Fläche mit der Beschriftung "Manuell speichern" zu sehen, über die die Datei gehalten wird.

Nach dem Ablegen der Datei werden Sie vom System zur Eingabemaske für die Metadaten weitergeleitet. Wählen Sie zunächst die Kategorie (häufig auch als Dokumentenart bezeichnet) aus, unter der die Datei in DMS/eAkte geführt werden soll. Es werden Ihnen weitere Felder zum Befüllen angezeigt, wovon manche bereits vom System vorausgefüllt wurden. Wenn Sie das Feld Betreff (Titel) leer lassen, wird der Titel automatisch von der Datei übernommen. Soll der Titel anders lauten als der hinterlegte Dateiname, können Sie hier einen neuen Titel in das Feld Betreff eingeben.

Mit einem roten Sternchen markierte Felder sind Pflichtfelder und müssen vor der Ablage zwingend ausgefüllt werden.

Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche Speichern. Sie erhalten die Meldung, dass das Dokument erfolgreich gespeichert wurde und können durch einen Klick auf Element anzeigen direkt zu dem abgelegten Dokument springen.

Ablegen von mehreren Dateien

Wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig in denselben Vorgang oder Teilvorgang ablegen möchten, folgen Sie den Schritten in Ablegen von einzelnen Dateien. Markieren Sie dabei statt nur einer alle benötigten Dateien und ziehen Sie diese gleichzeitig mit gedrückter linker Maustaste auf den (Teil-)Vorgang.

Da Sie mehrere Dateien in den jeweiligen Teilvorgang hochladen möchten, können Sie über die Schalftfläche Pinnnadel die eingegebenen Metadaten für alle Dateien anwenden lassen. Wenn Sie die Pinnnadel angeklickt haben, erscheint diese grün. Somit wird z.B. dieselbe Kategorie für alle gleichzeitig abgelegten Dateien übernommen und muss nicht für jede Datei einzeln eingegeben werden.

Die Ablagemaske für mehrere Dateien ist zu sehen: Links wird der Titel der einzelnen Datei angezeigt, rechts davon ist ein Pin Symbol neben der Eingabemaske "Kategorie" zu sehen. Unten links ist die Schaltfläche "Eigenschaften überprüfen". Unten rechts steht zwischen den Schaltflächen "zurück" und "weiter" die Dateizahl, in dem Fall erste von vier. Ganz rechts unten befindet sich die Schaltfläche "alle Speichern".

Felder, die bereits vom System vorausgefüllt wurden (zum Beispiel Vorgangszeichen, Vorgangstitel etc.) müssen nicht angepinnt werden.

Sie können im unteren rechten Bereich über Weiter und Zurück durch die einzelnen Metadaten der Dateien navigieren. Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche Alle Speichern. Sie erhalten die Meldung als Zusammenfassung, dass alle Dateien erfolgreich gespeichert wurden.
Über die Brotkrumennavigation im oberen, linken Bereich der Ansicht gelangen Sie zurück in den Teilvorgang.

Dateien über den Aktenplan ablegen

Sie können eine Datei auch über den Aktenplan ablegen. Die Kachel Aktenplan finden Sie auf der Startseite.

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den jeweiligen Teilvorgang, in dem Sie eine neue Datei ablegen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf das Plus-Symbol klicken und anschließend auf den Dokumenttyp. Je nachdem in welchem Aktenplanbereich Sie sich befinden, ist diese unterschiedlich, im Screenshot zum Beispiel Projektdokument. Als nächstes müssen Sie auf ablegen klicken.

Der ausgeklappte Aktenplan mit einem ausgewählten Teilvorgang ist zu sehen. Rechts im Menü ist bei der Schaltfläche "Plus" die ausgeklappte Dokumentenkategorie sowie der Menüpunkt "ablegen..." zu sehen.

Klicken Sie in dem Fenster auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie in dem nachfolgenden Fenster die Datei aus, die Sie in dem Teilvorgang ablegen möchten. Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, müssen Sie auf senden klicken.

Im Hintergrund ist der geöffnete Aktenplan zu sehen. Im Vordergrund im unteren Bereich ist das Fenster zu sehen, mit dem Sie die Datei zum ablegen erfassen können. Im oberen Bereich des Vordergrunds ist das Fenster des File-Laufwerks zu sehen, aus dem die Datei in DMS/eAkte überführt werden soll.

In dem letzten Schritt müssen Sie die Metadaten der Datei eintragen. Die meisten Metadaten werden bereits aus dem Vorgang automatisch übernommen. Der Betreff beziehungsweise der Titel der Datei wird ebenfalls automatisch aus dem Dateinamen übernommen. Sollte dieser anders lauten, können Sie ihn im Betreff anpassen. Der Dokumenttyp ist ein Pflichtfeld und muss von Ihnen ausgefüllt werden. Optional können Sie auch noch der Datei ein Register hinzufügen. Sobald Sie das Füllen der Metadaten abgeschlossen haben, klicken Sie unten rechts auf Speichern.

Zum jetzigen Zeitpunkt können Sie über den Aktenplan nur einzelne Dateien ablegen. Eine Ablage von mehreren Dateien über den Aktenplan ist nicht möglich!