Der Ad-hoc-Workflow dient zur Abstimmung oder zum Austausch von einzelnen Angaben oder ganzen Dokumenten mit weiteren Personen, wie zum Beispiel die Abstimmung des Projektsteckbriefes.
Ad-hoc-Workflow erstellen
Klicken Sie in der Listen- bzw. Tabellenansicht rechts neben dem Dokument (oder Akte), welches Sie abstimmen möchten, auf die drei Punkte. Im Kontextmenü klicken Sie anschließend auf Workflow starten. Alternativ können Sie auf das Workflow-Symbol (Kreis mit drei Punkten) rechts von der Dokumentenansicht klicken. Wählen Sie anschließend ADHOC (nicht Ad-hoc-Zusammenarbeit!) aus. In der daraufhin erscheinenden Ansicht können Sie den Ad-hoc-Workflow erstellen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Schritt hinzufügen und füllen Sie die Felder Empfänger:in und Verfügung aus. Wenn Sie für weitere Personen Verfügungen anlegen wollen, so klicken Sie rechts neben der bereits ausgefüllten Zeile auf die drei Punkte. Wählen Sie im Kontextmenü Schritt hinzufügen aus. Zum Entfernen eines Schritts klicken Sie im Kontextmenü auf Schritt entfernen. Um den Workflow zu starten, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche Workflow starten.
Personen, die keine Lese-/Schreibrechte auf ein Dokument haben, werden für die Dauer des Workflows ab dem Start des Workflows darauf berechtigt.
Je Vorgang und je Dokument kann zeitgleich nur ein (1) Ad-hoc-Workflow ausgeführt werden! Dies bedeutet, dass ein laufender Ad-hoc-Workflow zu einer Akte oder Dokument erst abgeschlossen werden muss, bevor ein weiterer Ad-hoc-Workflow auf denselben Vorgang oder dasselbe Dokument erstellt werden kann.
Eigene Ad-hoc-Workflow Vorlage
Wenn Sie einen Ad-hoc-Workflow nach gleichem oder ähnlichem Muster häufiger benötigen, dann können Sie diesen als Prozess speichern. Außerdem können Sie einen gespeicherten Ad-hoc-Workflow einer Gruppe, wie beispielsweise dem Projektbüro, oder allen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen.
Eigene Ad-hoc-Workflow Vorlage speichern
Erstellen Sie wie in Ad-hoc-Workflow erstellen beschrieben den gewünschten Ad-hoc-Workflow. Klicken Sie anschließend auf Vorlage speichern.
Es öffnet sich ein kleines Fenster, um die Einstellungen für die Speicherung des Ad-hoc-Workflows vorzunehmen zu können.
Füllen Sie folgende Felder aus:
Rechte:
Wer darf die gespeicherte Ad-hoc-Workflow Vorlage sehen?
- Jeder - alle Mitarbeitenden, die eine Ad-hoc-Workflow Vorlage aufrufen
- Privat - Nur die Person, die die Vorlage angelegt hat
- Gruppe - Nur die ausgewählte Personengruppe, z.B. Projektbüro
Gruppe:
Kann nur ausgefüllt werden, wenn im Feld Rechte der Menüpunkt Gruppe ausgewählt wurde.
Federführung:
zuständige Person
Name der Vorlage:
Hinterlegen Sie hier den Titel der Vorlage.
Beschreibung:
Fügen Sie hier eine genauere Beschreibung des ADHOC Workflows ein.
Gespeicherten Ad-hoc-Workflow anwenden
Starten Sie den Ad-hoc-Workflow, wie in Ad-hoc-Workflow erstellen beschrieben.
Um eine gespeicherte Ad-hoc-Workflow Vorlage aufzurufen, klicken Sie anschließend in der Laufwegübersicht unten auf die Schaltfläche Vorlage laden. Es werden Ihnen alle gespeicherten Vorlagen angezeigt, auch solche, die andere Personen für alle zugänglich abgespeichert haben. Nutzen Sie das Drop-down-Menü Sichtbarkeit, um Vorlagen für alle (Jeder), nur von Ihnen (Privat) oder für Gruppenzugehörige (Gruppe) anzeigen zu lassen. Wählen Sie die benötigte Vorlage aus und klicken Sie unten rechts auf Vorlage laden. Ergänzen Sie weitere Felder bei Bedarf mit Inhalt. Starten Sie den Ad-hoc-Workflow durch einen Klick auf Workflow starten.
Gespeicherten Ad-hoc-Workflow bearbeiten
Starten Sie einen Ad-hoc-Workflow, wie in Ad-hoc-Workflow erstellen beschrieben.
Um Ihre gespeicherte Ad-hoc-Workflow Vorlage zu bearbeiten, wählen Sie diese über die Schaltfläche Vorlage laden aus. Anschließend können Sie die Vorlage bearbeiten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage speichern. Es öffnet sich das Fenster Vorlage speichern, in dem der Name der Vorlage bereits eingetragen ist. Sofern Sie den Namen nicht ändern, wird die vorhandene Vorlage mit diesem Namen beim Klicken auf die Schaltfläche Vorlage speichern überschrieben. Die Bearbeitung der Vorlage ist damit abgeschlossen.
Gespeicherten Ad-hoc-Workflow löschen
Starten Sie einen Ad-hoc-Workflow wie in Ad-hoc-Workflow erstellen beschrieben.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage laden. Wählen Sie durch einen Klick die Vorlage aus, welche Sie löschen wollen. Klicken Sie anschließend auf das Mülleimer-Symbol über den aufgelisteten Vorlagen und bestätigen Sie die Löschung mit Ja.
Zugewiesenen Ad-hoc-Workflow bearbeiten
Wenn Sie einen Ad-hoc-Workflow zugewiesen bekommen haben, werden Sie im DMS über das Workflow-Dashboard (P) und per E-Mail (Outlook) benachrichtigt – vorausgesetzt, dass Sie die E-Mail-Benachrichtigung aktiviert haben. Sie gelangen entweder über den Link in der E-Mail direkt auf den zugewiesenen Ad-hoc-Workflow oder können über die Benachrichtigung im Dokumentenmanagementsystem darauf zugreifen.
Im System klicken Sie auf der Startseite das Widget Workflow-Dashboard (P) an. Sie gelangen zur Workflowübersicht.
Klicken Sie in der Workflowübersicht auf den Reiter Aktuelle Workflows, um den noch nicht bearbeiteten, an Sie zugewiesenen Workflow zu sehen. Klicken Sie in der Zeile des Workflows rechts auf die drei Punkte und anschließend auf Dokument öffnen. Um am Workflow teilzunehmen, müssen Sie rechts neben dem Dokument auf das Klemmbrett-Symbol mit Häkchen klicken. Je nach Verfügung müssen Sie unterschiedlich tätig werden und haben dafür verschiedene Schaltflächen:
Vermerk hinzufügen:
Hier können Sie eine Anmerkung zum Workflow hinterlassen. Wenn Sie das Häkchen bei „Den Vermerk mit in die Notizen übernehmen“ nicht entfernen, wird Ihr Vermerk ebenso an das Dokument in die Notizen hinzugefügt. Diese Notiz ist dann für alle einsehbar, die Leserechte auf das Dokument haben. Ohne das Häkchen sehen den Vermerk nur die an dem Workflow beteiligten Personen.
Maske schließen:
Hiermit brechen Sie die Teilnahme am Workflow ab und können diese zu einem anderen Zeitpunkt fortführen.
Rücksprache halten:
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, mit einem beliebigen Mitarbeitenden in schriftlicher Form Rücksprache zu halten.
Weiterleiten:
Falls der Workflow und das Dokument weitergeleitet werden müssen, können Sie dies über diese Schaltfläche tun. Geben Sie dafür einen Grund für die Weiterleitung an.
Bestätigen:
Mit dieser Schaltfläche bestätigen Sie, dass Sie das Dokument zur Kenntnis genommen haben.
Durchsicht abschließen:
Sie schließen damit die Durchsicht des Dokuments ab, welches Sie evtl. vorher bearbeitet haben.
Genehmigen:
Hiermit genehmigen Sie das Dokument in dem Workflow.
Ablehnen:
Bei einer Ablehnung mithilfe dieser Schaltfläche sind sie dazu verpflichtet, diese schriftlich zu begründen.
Ad-hoc-Workflow an der Akte und am Dokument einsehen
Rufen Sie die Akte oder das Dokument z.B. über die Suche auf. Anschließend haben Sie zwei Möglichkeiten einzusehen, ob ein Ad-hoc-Workflow an der Akte bzw. am Dokument vorliegt. Klicken Sie in der Ergebnisliste rechts in der Zeile des Vorgangs/Dokuments auf die drei Punkte. Dort können Sie entweder die Menüpunkte An Workflow teilnehmen oder Workflowstatus anzeigen anklicken. Alternativ finden Sie diese Menüpunkte rechts neben der Vorschau in der Menüleiste als ein Klemmbrett-Symbol mit Häkchen drin sowie ein Uhr-Symbol mit einem Pfeil drumrum. Durch einen Klick auf das Klemmbrett-Symbol nehmen Sie an dem Workflow teil, der Klick auf das Uhr-Symbol zeigt Ihnen den Status des Workflows an. Diese Menüpunkte bzw. Symbole werden Ihnen nur angezeigt, wenn ein aktiver Workflow am Vorgang oder Dokument vorhanden ist.
