Die Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste können Sie sich in der Listenansicht oder in der Tabellenansicht anzeigen lassen. Im Standard ist immer die Listenansicht voreingestellt.
Wechsel zwischen Listenansicht und Tabellenansicht
Sie können die Ansicht im Menü rechts oberhalb einer Trefferliste über das Tabellen-Icon (1) ändern. Zurück zu der Listenansicht gelangen Sie über das Listen-Icon (2).
Listenansicht
Sie können die Ergebnislist in der Listenansicht nach bestimmten Metadaten sortieren. Standardmäßig wird nach dem Änderungsdatum sortiert. Neben der Sortierung nach Metadaten, können Sie zusätzlich die Ergebnisse alphabetisch aufsteigend und absteigend sortieren.
Nachfolgend wird dargestellt, wie Sie die Ergebnisse in der Listenansicht sortieren können.
Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten, wie beispielsweise die Sortierung nach Besitzer, Dokument-ID oder Geändert am
Tabellenansicht
Trefferliste Tabellenansicht: Spalten verschieben
Die Reihenfolge der einzelnen Spalten können Sie in der Tabellenansicht per drag and drop verschieben.
Es werden Ihnen in der Ansicht nur die ersten 100 Ergebnisse angezeigt. Wenn die ausgeführte Suche mehr als 100 Ergebnisse beinhaltet, müssen Sie auf den Button Alle Ergebnisse anzeigen klicken, um alle Ergebnisse sich anzeigen zu lassen.
Trefferliste Tabellenansicht: auf- oder absteigend sortieren
Die Spalten in der Tabellenansicht lassen sich auf- und absteigend sortieren.
Zum Sortieren einer Spalte klicken Sie auf den Spaltentitel. Es erscheint ein Pfeil, der anzeigt, ob die Inhalte der Spalte auf- oder absteigend angezeigt werden. Durch erneutes Klicken auf den Spaltentitel wechseln Sie die Anordnung der Sortierung oder deaktivieren die Sortierung.
Trefferliste Tabellenansicht: Ergebnisse gruppieren
Zum Gruppieren der Ergebnisse nach den Inhalten der ausgewählten Spalte, ziehen Sie per drag and drop die Spalte in den grauen Bereich über den Elementen. Alternativ führen Sie den Mauszeiger über den Spaltentitel und klicken rechts neben dem Titel auf die erscheinenden drei Striche. Dort wählen Sie anschließend Gruppieren nach aus.
Gruppieren Sie die Suchergebnisse nach den Registern (sofern vorhanden), um bei einer langen Ergebnisliste eine nach Registern strukturierte, kompakte Übersicht zu erhalten. Unterhalb jedes einzelnen Registers finden sich die zugeordneten Dokumente wieder und können bei Bedarf mit dem Pfeil links der Registerbezeichnung auf- und zugeklappt werden. Register stellen somit eine zusätzliche Möglichkeit der Unterteilung von Dokumenten innerhalb von Akten und Vorgängen dar.
Falls Sie die Ansicht auf den Standard wieder zurücksetzen möchten, müssen Sie oben rechts auf den nach rechts zeigenden kreisförmigen Pfeil klicken.
Trefferliste Tabellenansicht: Spalten anpinnen
Die Tabellenansicht besteht aus mehreren Spalten, die Sie einsehen können, indem Sie nach rechts scrollen. Damit Sie bestimmte Spalten wie z.B. den Titel nicht aus den Augen verlieren, können Sie einzelne Spalten anpinnen. Fahren Sie hierfür mit der Maus über die Spalte, dann erscheint ein Symbol mit drei Strichen. Klicken Sie auf dieses Symbol und anschließend auf „Spalte anpinnen“. Nun können Sie zwischen Links anpinnen, Rechts anpinnen und Nicht anpinnen wählen. Sie können auch mehrere Spalten anpinnen.
Trefferliste Tabellenansicht: Filtern
Sie können innerhalb einer Spalte filtern, um die Ergebnisliste weiter einzuschränken. Fahren Sie hierfür mit der Maus über die Spalte. Anschließend erscheint neben der Spalte ein Symbol mit drei Strichen. Klicken Sie auf dieses Symbol und nachfolgend auf das mittlere Symbol.
Über das Dropdown Menü können Sie den Filter genauer definieren. Im Standard ist hier Enthält vordefiniert. Wenn Sie in dem darunterliegenden Eingabefeld den Begriff eingeben, wird der Filter nach dem Begriff vorgenommen. Zeitgleich öffnet sich ein weiterer Filter, mit dem Sie einen Zusätzlichen Begriff eingeben können. Diesen müssen Sie aber nicht unbedingt ausfüllen.
Tabellenansicht und Listenansicht
Trefferliste: Ergebnisse filtern
Sie können sowohl in der Tabellen- wie auch Listenansicht die Ergebnisse in einer Suchmaske filtern, wenn Sie das Menü links neben der Liste aufklappen. Sie können dieses nach Belieben kleiner oder größer ziehen.
