Unterhalb von Akten können sich als weitere Gliederungsebene Vorgänge befinden, die durch einen schrägen Aktenordner dargestellt werden.
Ein Vorgang ist die Zusammenstellung einzelner Dokumente nach inhaltlichen Kriterien. Er ist die kleinste sachthematische Ordnungseinheit, zu dem die Dokumente eines einzelnen Geschäftsvorfalls zusammengefasst werden. Seine Struktur folgt einem chronologischen Aufbau, wobei Anfang und Ende klar bestimmbar sind. Ein Vorgang wird durch Metadaten beschrieben (z.B. Vorgangstitel, Vorgangszeichen, Erstellungsdatum).
Eine Abweichung von der Objekthierarchie Akte – Vorgang – Dokument ist nur in klar geregelten Sonderfällen (z.B. Personalakten) möglich.
