In Ihrem Arbeitsalltag arbeiten Sie mit anderen Menschen zusammen, beispielsweise durch "bitte Rücksprache" oder "bitte Antwortschreiben erstellen". In DMS/eAkte erfolgt diese Zusammenarbeit digital mit Hilfe von Aufgaben.
Aufgaben können anhand von Dokumenten und Akten erteilt werden. Diese Aufgaben können einer oder mehreren Personen zugewiesen werden. Im Folgenden wird aus Gründen der Lesbarkeit jedoch nur von Einzelpersonen ausgegangen.
Aufgaben erstellen
Wenn Sie ein Dokument oder eine Akte geöffnet haben und dazu eine Aufgabe erstellen möchten, aktivieren Sie im Menüband am rechten Bildschirmrand die Funktion
Aufgabe zum Dokument erstellen. Das Symbol ist ein Klemmbrett mit einem Häkchen in der Mitte und einem Plus-Zeichen rechts unten.
Befinden Sie sich in der Tabellenansicht, finden Sie diese Funktion im 3-Punkte-Menü Weitere Aktionen der jeweiligen Akte oder des jeweiligen Dokuments.
Mit Betätigung verschiebt sich das Fenster nach links und öffnet eine neue Anzeige mit den Feldern Verfügung und Empfänger.
Außerdem werden die Funktionen Erweiterte Eigenschaften anzeigen, Abbrechen und Aufgabe erstellen angeboten.
Betreff
Der Betreff der Aufgabe ist mit dem Namen der Akte oder des Dokumentes vorbelegt. Sie können diesen Betreff aber auch ergänzen oder ändern.
Empfänger
Unter Empfänger wählen Sie die Person aus, die die Aufgabe erledigen soll. Nachdem Sie mindestens drei Buchstaben des Namens eingegeben haben, werden Ihnen mögliche Empfänger*innen angezeigt. Mit Anklicken wählen Sie die entsprechende Person aus.
Sie können an dieser Stelle auch mehrere Personen auswählen. Diese erhalten dann die Aufgabe gleichzeitig.
Erweiterte Eigenschaften
Wählen Sie Erweiterte Eigenschaften anzeigen, können Sie eine Beschreibung und einen Kontext angeben, also der ausgewählten Person weitere Informationen zum Sachverhalt mitgeben.
Priorität
Auch die Priorität lässt sich einstellen. Die Grundeinstellung ist Standard, also mittlere Priorität. Sie können diese auf Hoch oder Niedrig setzen.
Fällig
Sie können weiterhin ein Datum und eine Uhrzeit minutengenau einstellen, wann die Aufgabe fällig ist.
Erinnerung
Wenn Sie eine Fälligkeit festgelegt haben, können Sie außerdem bestimmen, dass die Person, die die Aufgabe erledigen soll, eine Erinnerung erhält. Darunter können Sie noch festlegen, ob Benachrichtigungen erfolgen sollen.
Benachrichtigungen
Wählen Sie Benachrichtigen, wenn die Aufgabe erledigt wurde, erhalten Sie eine E-Mail in Ihr Outlook-Postfach, wenn die Aufgabe erledigt wurde. Wenn Sie Benachrichtigen, wenn die Fälligkeit überschritten wurde wählen, erhalten sowohl Sie als auch die Person, die die Aufgabe bearbeiten soll, eine E-Mail ins Outlook-Postfach, sobald die Frist überschritten wurde.
Mit Aufgabe erstellen wird die Aufgabe gespeichert und der ausgewählten Person übergeben.
Sie können Aufgaben auch ohne Bezug auf ein Dokument oder eine Akte erstellen, in dem Sie auf das Widget Aufgaben klicken.
Dort finden Sie im linken Menüband die Schaltfläche
+ Neue Aufgabe. Wenn Sie so vorgehen, sollten Sie aber von den
Erweiterten Eigenschaften Gebrauch machen, damit die Personen, die die Aufgabe erledigen sollen, entsprechende Informationen dazu erhalten.
Erstellte Aufgaben anzeigen
Haben Sie die Akte oder das Dokument geöffnet, können Sie sich die
Aufgaben zum Dokument anzeigen lassen. Die entsprechende Schaltfläche wird im rechten Menüband angeboten. In der Tabellenansicht finden Sie diese Funktion im 3-Punkte-Menü
Weitere Funktionen.
Sie können sich alle Aufgaben, die Sie erteilt haben, anzeigen lassen, wenn Sie auf dem Dashboard das Widget Aufgaben auswählen.
Die Liste Ihrer Aufgaben ist in mehrere Gruppen aufgeteilt, die sich durch das Aufklappmenü rechts oben aufrufen lassen:
- Meine Aufgaben
- An mich gesendet
- An mich und andere gesendet
- Meine erstellten Aufgaben
- Meine weitergeleiteten Aufgaben
- Meine erledigten Aufgaben
Rufen Sie über das Aufklappmenü Meine erstellten Aufgaben auf.
Ihnen wird dann eine Übersicht aller Aufgaben angezeigt, die Sie erteilt haben. Hier erhalten Sie unter anderem Informationen zum Status und zur Fälligkeit. Wenn Sie eine Aufgabe anklicken, öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie weitere Details finden.
Aufgaben erledigen
Wurde Ihnen eine Aufgabe übertragen, wird am Widget Aufgaben auf der Startseite zusätzlich eine Zahl in einem blauen Kreis angezeigt. Die Zahl entspricht der Anzahl Ihrer unerledigten Aufgaben und wird angezeigt, solange Sie noch Aufgaben haben.
Wenn Sie durch Betätigen des Widgets in den Aufgabenbereich wechseln, erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Aufgaben. Neue Aufgaben werden in fett dargestellt.
Mit dem Aufklappmenü auf der linken Seite können Sie die Ansicht einschränken:
- Meine Aufgaben
- An mich gesendet
- An mich und andere gesendet
- Meine erstellten Aufgaben
- Meine weitergeleiteten Aufgaben
- Meine erledigten Aufgaben
Klicken Sie auf eine Aufgabe, öffnet sich ein neues Fenster mit Details zu dieser Aufgabe.
Weiterleiten
Sie können die Aufgabe an andere Personen
Weiterleiten. Im folgenden Menü können Sie eine oder mehrere Personen auswählen, die die Aufgabe erledigen sollen. Mit Bestätigung wird das Fenster geschlossen, die Aufgabe aus Ihrer Übersicht entfernt und der zuständigen Person übergeben.
Durch Betätigen von
Erledigen endet die Aufgabe für Sie, die Ansicht wird geschlossen und die Aufgabe aus der Übersicht entfernt.
Mit
Anhang öffnet sich ein weiteres Fenster und Ihnen wird die Akte oder das Dokument angezeigt, worauf sich die Aufgabe bezieht.
Aufgabe als ungelesen markieren
Mit
Aufgabe als ungelesen markieren wird die Aufgabe in der Übersicht wieder fett dargestellt.
Aufgabe als gelesen markieren
Mit
Aufgabe als gelesen markieren wird die Aufgabe in der Übersicht nicht mehr fett dargestellt.
Ist dieselbe Aufgabe nicht nur Ihnen, sondern auch weiteren Personen zugewiesen, können Sie die Bearbeitung durch
Übernehmen an sich ziehen. Für die anderen Personen ist die Bearbeitung gesperrt, die Aufgabe wird bei Ihnen nicht am Widget angezeigt. Die anderen Personen können Ihnen die Bearbeitung aber auch wieder entziehen.
Durch
Zurückgeben können Sie diese Übernahme wieder rückgängig machen.
Menüband
In dem Menüband rechts oberhalb Ihrer Aufgaben können Sie noch einige weitere Aktionen ausführen. Von links nach rechts finden Sie dort die Möglichkeit Ihre Aufgaben zu durchsuchen, zwischen Tabellen- und Listenansicht zu wechseln und auf die Aufgabenvorschau umzuschalten. Zudem können Sie sich über das Zahnrad-Symbol Aufgaben anzeigen lassen, die von anderen Empängern bearbeitet werden; Sie können die Dokumenteigenschaften aufrufen und die aktuelle Ansicht zurücksetzen.
Sie können Ihre Aufgaben gruppieren, indem Sie den gewünschten Punkt in die graue Spalte oberhalb der Aufgaben und unterhalb des Menübandes ziehen.
Wenn Sie mindestens eine Ihrer Aufgaben auswählen, erscheint ein weiteres Menüband links oberhalb Ihrer Aufgaben. Dort könnnen Sie eine Aufgabe übernehmen, zurückgeben, weiterleiten, erledigen, als gelesen oder ungelesen markieren, ohne, dass Sie in die jeweilige Aufgabe springen müssen. Beachten Sie bitte, dass Sie auf diesem Wege allerdings keine Details der Aufgabe angezeigt bekommen.
Ausstehende Aufgaben
Mit dem Widget Aufgaben - Erledigen von ausstehenden Aufgaben können Sie sich auf Ihrer Startseite in einer Listenform anzeigen lassen, welche Aufgaben neu sind bzw. noch nicht von Ihnen bearbeitet wurden. Damit können Sie direkt in eine Aufgabe springen. Zudem können Sie mit einem Klick auf das Symbol Aufgaben Erstellen am Ende der Liste auch von diesem Widget aus eine Aufgabe erzeugen.
