Statusberichte

Am Ende eines jeden Quartals werden die Projektleitungen dazu aufgefordert einen Statusbericht ihres Projektes anzulegen. Dieser Statusbericht dient dazu das Projektbüro, und darüber auch dem Kanzler, einen Überblick über die laufenden Projekte zu verschaffen.

Für jedes Projekt ist am Ende eines jeden Quartals ein Statusbericht anzufertigen!

Zwei Wochen vor Quartalsende geht die Aufforderung zur Anfertigung eines Statusberichts als systemgenerierte Standardemail an die Akteneigner*in, die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung eines jeden Projekts raus. Leitet jemand mehrere Projekte, erhält er*sie je Projekt eine Email:

Abbildung: Bitte fertigen Sie einen Projekt-Statusbericht an!

Der Statusbericht ist jeweils rückwirkend auf das verstreichende Quartal anzufertigen:

• Die Email-Aufforderung im März beizieht sich auf das erste Quartal (Januar-März).
• Die Email-Aufforderung im Juni beizieht sich auf das zweite Quartal (April-Juni).
• Die Email-Aufforderung im September beizieht sich auf das dritte Quartal (Juli-September).
• Die Email-Aufforderung im Dezember beizieht sich auf das vierte Quartal (Oktober-Dezember).

Wie fertige ich einen Statusbericht an?

Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlage zur Verfügung (für mehr Informationen, siehe hier), darunter auch Statusberichte. Grundsätzlich können Sie sich auch an der Anleitung Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte orientieren. Diese Anleitung ist für alle Dokumentvorlagen nutzbar.

Um eine Statusbericht-Vorlage zu erstellen, navigieren Sie sich zunächst zu Ihrem Projektakte. Dazu klicken Sie entweder in der Email-Aufforderung auf den Direktlink "Link zum Vorgang" oder Sie navigieren sich über die DMS-Suche zu Ihrem Projektvorgang. Klicken Sie nun neben dem Teilvorgang Steuerungsdokumente auf die drei Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort Ein Dokument nach Vorlage erstellen aus.

Abbildung: Ein Dokument nach Vorlage erstellen

Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie alle projektrelevanten Vorlagen auswählen können. Klicken Sie auf Projektportfolio managen und wählen Sie anschließend Statusbericht aus. Unter Kategorie zur Ablage auswählen wählen Sie Projektdokument aus und klicken Sie anschließend auf Erstellen:

Abbildung: Eine Vorlage auswählen

Es öffnet sich das Vorlagenmanagementtool Xential in einem neuen Fenster.