Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte

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Im Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte können Dokumente mithilfe von Vorlagen erstellt werden. Vorlagen werden eingesetzt, wenn Dokumente eines bestimmten Dokumenttyps immer nach einem bestimmten Muster erstellt werden. Die Dokumente erhalten so ein gleiches Erscheinungsbild und es ist sichergestellt, dass erforderliche Informationen oder Metadaten im fertigen Dokument vorhanden sind.

In dieser Anleitung ist beschrieben, wie Vorlagen abgerufen und ausgefüllt werden. Außerdem sind Information zu spezifischen Vorlagen enthalten.

Informationen zur Anmeldung und weitere Hilfestellungen zum DMS finden Sie im Beschäftigtenportal oder in der Anleitung Schnelleinstieg in DMS/eAkte.

Vorlage abrufen

Die Vorlage kann je nach Prozess an verschiedenen Stellen abgerufen werden. Unter Hinweise zu spezifischen Dokumentvorlagen finden sich spezifische Hinweise zu den einzelnen Prozessen, z.B. den Projektvorlagen oder der Drittmittelanzeige.

Allgemein werden Vorlagen entweder direkt an einer Akte oder einem Vorgang über das Kontextmenü (Menüpunkt Ein Dokument nach Vorlage erstellen) oder unter der Kachel Prozesse auf der Startseite abgerufen.

Dokumentvorlagen ausfüllen

Das Vorlagenmanagementtool Xential leitet Sie durch die Erstellung des Dokuments. Auf der linken Seite der Ansicht sehen Sie eine Vorschau des Dokuments. Auf der rechten Seite können Sie die Eintragungen vornehmen. Die Vorschau aktualisiert sich automatisch, wenn Sie Eintragungen vornehmen.

Es wird die Eingabemaske des Xential-Formularmanagers gezeigt. In der linken Hälfte wird ein nicht ausgefülltes Formular gezeigt, die Eingabefelder werden blau hervorgehoben. In der rechten Bildhälfte werden die Projektgrunddaten abgefragt. Projekt ist ausgewählt. Außerdem soll ein Themenfeld bestimmt werden.

Das Vorlagenmanagementtool hat die Eintragungen in mehrere Seiten gegliedert (zu finden über der Schaltfläche Erstellen). Die Seite, auf der Sie sich befinden, ist mit einer blauen Farbe hinterlegt. Rot hinterlegte Seitenzahlen bedeuten, dass auf diesen Seiten mindestens ein nicht gefülltes Pflichtfeld zu finden ist. Pflichtfelder sind an einem roten Balken auf ihrer linken Seite erkennbar.

Haben Sie alle (Pflicht-)Felder gefüllt, können Sie das Dokument über die Schaltfläche Erstellen generieren. Das Dokument wird in der entsprechenden Betreffseinheit abgelegt und das Vorlagenmanagementtool schließt sich.

Einige Vorlagen enthalten bedingte Abfragen, d.h. manche Eingabefelder erscheinen nur dann, wenn vorher eine bestimmte Eingabe erfolgt.

Daten hinzufügen

(z.B. Personen, Fachgebiete oder Einrichtungen)

In manchen Vorlagen werden Sie beispielsweise gebeten, beteiligte Personen oder Einrichtungen zu benennen. Dafür stellt Xential eine Liste mit Ergebnissen zur Verfügung. Gibt es mehr als 20 mögliche Ergebnisse, so bietet Ihnen Xential die Möglichkeit der Suche an. Dies kann, wie im Beispiel gezeigt, die Leitung eines Projektes sein.

Es wird ein ausgeklapptes Menü Projektleitung gezeigt: In eine Suchzeile darunter soll ein Personenname eingegeben werden.

Geben Sie dafür mindestens ein Zeichen in das Suchfeld ein und klicken Sie am Ende der Liste auf das Fernglas-Symbol Suchen. Je mehr Zeichen Sie eingeben, desto genauer wird die Ergebnisliste. Anschließend können Sie das entsprechende Ergebnis auswählen und es wird in die Vorlage übertragen.

Fragengruppen

In manchen Vorlagen, wie z.B. dem Projektsteckbrief oder dem Abschlussbericht finden sich so genannte Fragengruppenelemente. Diese werden verwendet, wenn keine, eine oder mehrere Eingaben möglich sind, wie z.B. bei Projektmeilensteinen. Über das Plus-Symbol kann eine neue Fragengruppe hinzugefügt und über das X-Symbol können Fragengruppen gelöscht werden.

Erneute Bearbeitung einer Dokumentvorlage

Möchten Sie eine Vorlage erneut bearbeiten, tun Sie dies nicht in Xential sondern nutzen die standardmäßig vorhandene Bearbeitungsfunktion des DMS.

Die Anleitung zur Bearbeitung von Dokumenten finden Sie im Kapitel: Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte.

Hinweise zu spezifischen Dokumentvorlagen

In diesem Kapitel finden Sie Hinweise zu spezifischen Dokumentvorlagen, z.B. welche Vorlagen Sie im System finden oder wo diese abgerufen werden können.

Projektmanagement

Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlage zur Verfügung. Dazu gehören diese Vorlagen:

Projektsteckbrief
Der Projektsteckbrief kann über die Kachel Projektantrag stellen unter dem Widget Prozesse auf der Startseite abgerufen werden.
Projektkalkulation
Einführung neuer IT-Systeme
Bewertung Finanzcontrolling (nur für das Finanzcontrolling relevant)
Statusbericht
Projektabschlussbericht
Antrag auf Projektgenehmigung (nur für das Zentrale Projektbüro relevant)
Erneuter Antrag auf Projektgenehmigung (nur für das Zentrale Projektbüro relevant)

Alle weiteren Vorlagen können über diesen Weg abgerufen werden:

Um eine Vorlage abrufen zu können, navigieren Sie zunächst zur Projektakte. Klicken Sie nun neben dem Vorgang Steuerungsdokumente auf die drei Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort Ein Dokument nach Vorlage erstellen aus.

Im Menü zum Vorgang ist der unterste Punkt Ein Dokument nach Vorlage erstellen mit einer roten Markierung hervorgehoben.

Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie aus den für diesen Bereich verfügbaren Vorlagen auswählen können. Klicken Sie auf Projektportfolio managen und wählen Sie anschließend die benötigte Vorlage aus. Unter Kategorie zur Ablage auswählen wählen Sie Projektdokument aus und klicken Sie anschließend auf Erstellen:

Unter der Überschrift Projektportfolio managen wird eine Liste von Dokumentvorlagen gezeigt (Projektsteckbrief, Einführung neuer IT-Systeme, Bewertung Finanzcontrolling, Projektkalkulation, Statusbericht und Projektabschlussbericht). Statusbericht ist ausgewählt. Als Kategorie zur Ablage kann hier nur Projektdokument ausgewählt werden.

Es öffnet sich das Vorlagenmanagementtool Xential in einem neuen Fenster.

Drittmittelakte

Für die Vorlage Drittmittelanzeige stehen Ihnen in DMS/eAkte zwei Wege zur Bearbeitung zur Verfügung:

Sofern noch keine Akte angelegt wurde, rufen Sie die Vorlage Drittmittelanzeige über die Kachel Neuen Vorgang starten (unter der Kachel Prozesse auf der Startseite, wie oben beschrieben) auf.
Ist bereits eine Akte vorhanden, navigieren Sie zunächst zur entsprechenden Drittmittelakte, um die Vorlage Drittmittelanzeige abrufen zu können. Klicken Sie nun neben dem Vorgang Bewilligung auf die drei Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort Ein Dokument nach Vorlage erstellen aus.

In einer Drittmittelakte wurde der Vorgang Bewilligung ausgewählt und das dazugehörige Drei-Punkt-Menü aktiviert. Der letzte Punkt des Menüs - Ein Dokument nach Vorlage erstellen - wird durch eine rote Umrandung hervorgehoben.

Es erscheint jeweils ein neues Fenster, in dem Sie eine verfügbare Vorlage auswählen können. Klicken Sie auf Drittmittelakte und wählen Sie anschließend die Drittmittelanzeige aus. Unter Kategorie zur Ablage auswählen wählen Sie Drittmittelanzeige und klicken Sie anschließend auf Erstellen:

Die Vorlagenauswahl in DMS/eAkte wurde geöffnet und die Vorlage Drittmittelakte ist ausgewählt. Darunter wird als auswählbare Kategorie die Drittmittelanzeige angeboten. Drittmittelakte und Drittmittelanzeige werden durch eine rote Umrandung hervorgehoben.

Es öffnet sich das Vorlagenmanagementtool Xential in einem neuen Fenster. Hinweise zur Bearbeitung finden Sie oben beschrieben.

Haben Sie alle (Pflicht-)Felder gefüllt, können Sie das Dokument über die Schaltfläche Erstellen generieren. Das Dokument wird in der Drittmittelakte (Vorgang "Bewilligung") mit dem Drittmittel-Dokumenttyp "Drittmittelanzeige" abgelegt, das Vorlagenmanagementtool schließt sich und der Verfügungsworkflow startet. Sofern noch keine Akte vorhanden ist, wird automatisch eine erzeugt.