Ablegen von E-Mails in DMS/eAkte über Outlook

Diese Anleitung behandelt die Ablage von E-Mails in DMS/eAkte über Outlook. Über die DMS Integration in Outlook können E-Mails oder einzelne Anhänge einer E-Mail per drag and drop in einen Teilvorgang abgelegt werden, ohne das DMS im Browser zu öffnen. Die Integration des DMS in Outlook ersetzt aber nicht den Zugriff im Browser!

1. DMS in Outlook öffnen

Starten Sie Outlook auf Ihrem Rechner und klicken Sie rechts auf die Leiste „d.3one“, um das DMS in Outlook zu öffnen.

Im rechten Outlook Seitenmenü befindet sich die Schaltfläche d.3one.

Innerhalb der Uni können Sie das DMS nur über Eduroam aufrufen; außerhalb nur per VPN-Verbindung.

2. Anmeldung im DMS in Outlook

Melden Sie sich im Dokumentenmanagementsystem an.

Im rechten Outlook Seitenmenü öffnet sich die Anmeldemaske des Dokumentenmanagementsystems.

Weitere Informationen zur Anmeldung im DMS finden Sie in der Anleitung Schnelleinstige in DMS/eAkte.

Voraussetzung: Sie nutzen einen vom BITS verwalteten Rechner und die vom BITS vergebene Uni E-Mail-Adresse.

3. E-Mails ablegen

Schritt 1:

Nachdem Sie sich erfolgreich im DMS angemeldet haben, erscheint im rechten Bereich die DMS Startseite. Navigieren Sie nun über die Suche, dem Aktenplan oder dem Persönlichen Bereich zu dem Teilvorgang, in dem Sie die E-Mail ablegen möchten.

Im rechten Outlook Seitenmenü befindet sich die Kachelübersicht des Dokumentenmanagementsystems.

Schritt 2:

Ziehen Sie die ausgewählte E-Mail oder den Anhang einer E-Mail per drag and drop in den entsprechenden Teilvorgang. Achten Sie darauf, dass Sie die E-Mail per Drag and drop auf den Titel des Teilvorgangs ziehen, bis die Info „Manuell speichern“ erscheint und das Feld blau schraffiert ist. Alle weiteren Schritte, zur Ablage von E-Mails sind identisch mit der allgemeinen Ablage von Dokumenten im Dokumentenmanagementsystem Browser. Siehe hierzu die Anleitung Ablegen von Dokumenten.

Im rechten Outlook Seitenmenü befindet sich ein Beispielvorgang des Dokumentenmanagementsystems.

Alternativ können Sie die E-Mail oder den E-Mail Anhang direkt per drag and drop auf den Vorgang ziehen.

Im rechten Outlook Bereich befinden sich die Teilvorgänge eines Vorgangs des Dokumentenmanagementsystems, wo Sie die E-Mail oder den Anhang per darg an drop ablegen können.

Schritt 3: Sobald Sie das Dokument im DMS abgelegt haben, wird die abgelegte E-Mail mit einem Ordner und einer Lupe als Symbol versehen. Somit ist für Sie erkennbar, dass Sie die E-Mail bereits abgelegt haben.

Im Linken Outlook Bereich befindet sich neben der E-Mail ein Ordner und eine Lupe als Symbol.