Sitzungsmanagement

Diese Anleitung hilft Ihnen, das Sitzungsmanagement mit Hilfe des Casemanagers durchzuführen.

Die Anleitung zum managen von Gremien mit Bordmitteln finden Sie hier: Gremien managen mit Bordmitteln

Sitzung anlegen

Im Sitzungsmanagement stellt jede Sitzung eine einzelne Akten dar. Um eine Sitzung anzulegen, muss aktuell der foglende Link genutzt werden: https://eakteq.uni-bielefeld.de/dms/new?type=dossier
Wählen Sie dort aus dem drop-down-Menü die Kategorie "Sitzung" aus. Füllen Sie die mit einem roten Stern markierten Metadatenfelder aus. Klicken Sie anschließend unten rechts auf die Schaltfläche "Speichern". Die Sitzung wurde angelegt und kann über die oben neu erschienene, grüne Schaltfläche "Element anzeigen" eingesehen werden.

Tagesordnungspunkt (TOP) anlegen

Die einzelnen Tagesordnungspunkte werden beim Sitzungsmanagement als Vorgänge angelegt. Ein Vorgang entspricht einem TOP.
Um einen TOP anlegen zu können, muss das Sitzungsformular aufgerufen werden. Zu diesem gelangen Sie, wenn Sie die Sitzung öffnen, in welcher Sie die TOPs angelegen möchten. Im Reiter "Anzeige" öffnet sich ein Formular mit verschiedenen konfigurierbaren Feldern. Weiter unten im Formular befindet sich die Tagesordnungspunkte-Verwaltung. In das Feld "Bezeichnung" tragen Sie den Titel des TOPs ein, in das Feld "Verantwortlich" die Person, welche dieses TOP verantwortet. Sie haben nun die Wahl, den TOP direkt durch einen Klick auf die Schaltfläche "Erstelle TOPs" anzulegen oder durch einen Klick auf die Schaltfläche "+ Hinzufügen" weitere TOPs zu generieren. Erst durch die Betätigung der Schaltfläche "Erstelle TOPs", werden diese als Vorgänge erzeugt und in die Sitzung (= Akte) verknüpft. Bereits erzeugte TOPs werden im Sitzungsformular angezeigt und enthalten im nicht modifizierbaren Feld "Bereits angelegt?" ein "Ja".