In dieser Anleitung wird beschrieben, welche Möglichkeiten das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte bietet, um eine Datei von einem Vorgang in einen anderen zu verschieben.
Nur bei Projektdokumenten dürfen Sie die Dokumentart verändern. In anderen Fällen müssen Sie sich an ihre prozessverantwortliche Person wenden.
Sie können eine Datei über Ändern von Eigenschaften in einen anderen Vorgang verschieben. Navigieren Sie dafür zu der entsprechenden Datei, die verschoben werden soll.
Klicken Sie auf den Reiter Eigenschaften und dort auf das Stift-Symbol, um die Eigenschaften zu bearbeiten.
Rechts oben befindet sich ein Dropdown-Menü, dass Sie aufklappen können. Wählen Sie hier die Dokumentart aus, in die das Dokument verschoben werden soll.
Nach Auswahl der neuen Dokumentart sind einzelne Metadatenfelder ausgegraut und nicht mehr änderbar.
Navigieren Sie zum Metadatenfeld Aktenzeichen. Dort öffnen Sie durch einen Klick auf das Feld ein Drop-Down-Menü mit allen Akten, die Sie einerseits (berechtigungstechnisch) sehen können und die andererseits zu der neuen Dokumentart passen. Wählen Sie die passende Akte aus, in die das Dokument verschoben werden soll.
Navigieren Sie zum Metadatenfeld Vorgangszeichen. Auch dort öffnen Sie durch einen Klick auf das Feld ein Drop-Down-Menü mit allen Vorgängen der zuvor ausgewählten Akte. Wählen Sie den passenden Vorgang aus, in den das Dokument verschoben werden soll.
Navigieren Sie nach unten zum dem Button Speichern und sichern Ihre Änderungen. Nun sehen Sie an dem Dokument die neuen Metadaten und können dieses über die Navigation in der neuen Akten finden.
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