Register anlegen in DMS/eAkte

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Register dienen dazu eine weitere Strukturierungsebene in einem Vorgang hinzuzufügen und die Dateien übersichtlicher zu strukturieren. Im Folgenden wird Ihnen ein Beispiel ohne Register und ein Beispiel mit Register unterhalb eines Teilvorgangs vorgestellt.

Beispiel ohne Register:

In dem Beispiel ohne Register befinden sich alle Dateien unterhalb des Teilvorgangs „Wissen über das Projekt“. Je nach Anzahl der Dateien, kann dies sehr schnell unübersichtlich werden.

Beispiel mit Register:

[[File:Register Beispiel mit Register.png |center|alt=Zu sehen ist ein Ausschnitt aus dem DMS/eAkte. In einem Vorgang wurde ein Teilvorgang ausgewählt. Unterhalb des Teilvorgangs wurden die Dokumente mithilfe eines Registers gruppiert. Eine Gruppierung ist ausgeklappt darunter sind die Dokumente zu finden. ]]

In dem Beispiel mit Register befinden sich unterhalb des Teilvorgangs „Wissen über das Projekt“ Register wie z.B. „Drohne XR2“, „Drohne XR3“, „Drohnen allgemein“, etc. Die jeweiligen Dateien befinden sich unterhalb der Register.

Register können sowohl auf Vorgangs- als auch auf Teilvorgangsebene angelegt werden. Register sind optional und müssen nicht verpflichtend angelegt werden.

Register bei Neuablage einer Datei hinterlegen

Wenn Sie eine neue Datei in einem Vorgang oder einen Teilvorgang ablegen, haben Sie die Möglichkeit in den Metadaten ein Register an der Datei zu hinterlegen.

Wie Sie eine Datei ablegen, können Sie der Anleitung Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte entnehmen.

Bei der Eingabe der Metadaten müssen Sie wie folgt vorgehen:

Klicken Sie in das Metadatumsfeld Register.

[[File:Register Eigenschaften bearbeiten.png |center|alt=Unter der Überschrift Eigenschaften bearbeiten sieht man den Anfang eines Formulars. Die Felder Art des Vorhabens, Betreff, Dokumenttyp und Register sind zu sehen. Register wird durch einen roten Rahmen hervorgehoben. ]]

Wenn Sie bereits Register in dem Vorgang oder den Teilvorgängen eingetragen haben, werden diese in Form einer Liste vorgeschlagen. Diese können Sie dann auswählen. Sollten Sie noch keine Register hinterlegt haben oder der entsprechende nicht angelegt sein, können Sie einfach den neuen Registertext eintippen. Dieser wird dann automatisch übernommen. Zum Schluss müssen Sie noch auf Speichern klicken.

Wenn ein angelegter Registereintrag innerhalb eines Vorgangs keiner Datei zugeordnet wird, wird dieser Registereintrag aus der Vorschlagsliste wieder automatisch entfernt.

Damit Sie die Register in Ihrer Ansicht sehen, müssen Sie sich in der Tabellenansicht wechseln und nach Registern filtern!

Schauen Sie sich hierzu das Kapitel Ergebnisse gruppieren in der Anleitung Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte an.

Register an vorhandenen Dateien hinterlegen

Derzeit gibt es keine Möglichkeit, in einem Schritt mehreren Dateien das gleiche Register zuzuordnen. Daher müssen Sie dies an jeder Datei einzeln durchführen. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

Wählen Sie die jeweilige Datei aus, der Sie ein Register zuordnen möchten, und wählen Sie wechseln Sie anschließend auf den Reiter „Eigenschaften“. Als nächstes müssen Sie in den Bearbeitungsmodus wechseln, indem Sie auf den Stift rechts oben klicken.

[[Datei:Register bestehende Eigenschaften ändern.png |center|alt=Es wird der obere Teil des Datei-Menüs des DMS gezeigt. Es gibt die vier Reiter Anzeige, Eigenschaften, Notizen und Versionen. Eigenschaften ist ausgewählt und blau hinterlegt. In der rechten Ecke unterhalb des Reiters Versionen befindet sich ein Stiftsymbol. Das Stiftsymbol ist rot hervorgehoben. ]]

Folgen Sie dieser Anleitung ab dem Punkt Register bei Neuablage einer Datei hinterlegen.