Auswertung der Sekretariatsverknüpfungen

Diese Seite ist ein wichtiger Teil der Darstellung und Kontrolle von Sekretariatszuordnungen im PEVZ. Hier können Sie auf einen Blick sehen, wie in Ihrer Fakultät die Personen und Sekretariate verknüpft sind. Wählen Sie zunächst Ihre Einrichtung aus und laden Sie dann die Auswertung. Sie erhalten dann drei Listen, die sich sortieren und durchsuchen lassen:

Zuordnung von Personen zu ihren Sekretariaten

Hier werden alle Personen gezeigt, die im PEVZ in der ausgewählten Einrichtung vorhanden sind. Bei jeder Person werden die ihr zugeordneten Sekretariatstelefonnummern gezeigt. Wichtig: Hier werden wirklich alle Sekretariatstelefonnummern gezeigt, nicht nur die, die innerhalb der gewählten Einrichtung liegen. Bei zugeordnete Sekretariatspersonen, die keine Zuordnung im PEVZ innerhalb der gewählten Einrichtung haben, wie eine Markierung per '*' gezeigt. Diese Markierung soll direkt sichtbar machen, welche Sekretariatszugriffe über die Einrichtungs'grenze' hinweg möglich sind.

Die Telefonnummern können angeklickt werden um werden dann in der Seite zum Telefonnummernstatus geöffnet. Dort lässt sich auf einen Blick erkennen, bei welchen Personen und zu welchem Zweck eine Telefonnummer verwendet wird. Ein Klick auf eine Person führt in die Personendetailseite, die einen schnellen Überblick über alle der Person zugeordnete Sekretariate zeigt bzw. die Personen, die einem Sekretariat zugeordnet sind.

Sekretariate zugeordnet zu Personen

Hier werden alle Sekretariatstelefonnummern gezeigt und dazu die Personen, bei denen diese Nummern als Telefonnummern eingetragen sind, und die damit das Sekretariatsrecht ausüben können. Wenn es mehrere Personen gibt, bei denen die gleiche Nummer eingetragen ist, so werden diese alle gezeigt. Auch hier werden Sekretariate, die keine Zugehörigkeit zur gewählten Einrichtung haben, durch ein '*' markiert.

Diese Anzeige gibt Ihnen einen schnellen Überblick über die Telefonnummern, die in Ihrer Einrichtung als Sekretariatstelefonnummern verwendet werden, und die konkreten Sekretariate, die darüber Berechtigungen erhalten. Der Link auf der Telefonnummer führt in die Telefonnummernstatusanzeige und der Link auf den Personen zur Personendetailseite.

Ergänzt wird diese Auflistung noch durch den letzten Abschnitt der Seite:

Sekretariatsnummern ohne zugeordnete Person

Schließlich wird Ihnen noch angezeigt ob es Sekretriatstelefonnummern gibt, zu denen aktuell keine Person im PEVZ zu finden ist. Solche Einträge sollten normalerweise schnell bereinigt werden, damit im Fall der Neuzuordnung einer heute nicht mehr vergebenen Nummer in eine andere Fakultät keine ungewollten Sekretaritatsverknüpfungen entstehen. Auch hier finden Sie die Option den Telefonnummernstatus aufzurufen.

Wie erreiche ich diese Seite

Die Seite ist im Menü des PEVZs erreichbar, steht aber nur den PEVZ Beauftragten zur Verfügung.