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eKVV: Neue Termine anlegen

Auf dieser Seite legen Sie neue Terminangebote bzw. Buchungsmöglichkeiten an. Die ausführliche Beschreibung dazu liefert diese Seite im Campus Support und hier finden Sie eine Sammlung der zahlreichen Anwendungsmöglichkeiten.

Einstellungen

Die folgenden Felder können für Ihre Terminserie ausgewählt werden:

Erstes/Letztes Datum

Der Zeitraum, über den Sie Ihre Buchungsangebote anbieten wollen. Bei einmaligen Terminen reicht es aus nur das erste Datum zu setzen, das letzte Datum wird dann auf den gleichen Wert gesetzt. Wenn das letzte Datum leer gelassen wird, wird von einem einmaligen Termin ausgegangen.

Es können nicht beliebig weit in die Zukunft Termine generiert werden, das späteste, mögliche Datum wird hier angezeigt. Falls Sie hier Bedarf an noch weiter in der Zukunft liegenden Daten haben wenden Sie sich bitte an den BIS Support.

Rhythmus

Der Rhythmus, in dem Sie Ihre Termine anbieten. Bei den wöchentlichen und 14-täglichen Terminen ergibt sich der Wochentag aus dem zuvor eingetragenen ersten Datum. Termine am Samstag oder Sonntag werden nur erzeugt beim Format 'wöchentlich', wenn als Erstes Datum ein Samstag oder Sonntag eingestellt ist,

Start und Ende der Termine

In welchem Zeitraum (Uhrzeit) werden die Termine angeboten? Wie viele Termine innerhalb dieses Zeitfensters angeboten werden hängt vom folgenden Parameter ab:

Dauer der einzelnen Termine (in Minuten)

Wie lange soll ein einzelner Termin dauern? Wenn Sie dieses Feld leer lassen, so wird nur ein Termin in den Grenzen der Start- und Endeuhrzeit erzeugt. Wenn Sie hier aber einen Wert wie z. B. 15 Minuten eingeben, so werden beginnend von der Startuhrzeit Termine mit jeweils 15 Minuten Länge erzeugt. So lange, bis der letzte Termin die Endezeit erreicht oder überschreitet.

Beschreibung

Hier können Sie Hinweise an die Terminbucher*innen eingeben, die für alle Termine gleich sind. Wir haben hier beschrieben, wie Sie Freitextfelder in den BIS-Anwendungen formatieren können: Wiki-Formatierung.

Format

Wählen Sie hier aus, ob Ihre Termine online, per Telefon oder vor Ort stattfinden:

• Wählen Sie "Online" aus, öffnet sich ein Feld zur Aufnahme von Videokonferenzinformationen. Sie können hier einen Zoom-Link einfügen, oder ein neues Meeting erzeugen (s. auch diese Hilfeseite: Zoom-Meetings im eKVV). Diese Information wird in allen generierten Terminen eingetragen, alle Terminbucher*innen erhalten also denselben Meetinglink. Wenn Sie lieber für jeden Termin eine eigene Videokonferenz anlegen wollen, so können Sie dies auch später noch nach einer Terminbuchung eintragen.
• Wählen Sie "Telefon" aus, können Sie im Beschreibungsfeld eine Telefonnummer hinterlegen. Dies ist aber nicht nötig, wenn im PEVZ für Sie eine Nummer hinterlegt ist, unter der Sie erreichbar sind, weil in der Anzeige der Terminbucher*innen unter "Treffpunkt" Ihr PEVZ-Eintrag verlinkt ist.
• Wählen Sie "vor Ort" aus, können Sie im folgenden Feld Raumdaten angeben.

Raum / Treffpunkt

Das Feld 'Raum für alle Termine' wird in der Sicht der Terminbuchenden als 'Treffpunkt' bezeichnet und hat üblicherweise den Zweck bei vor Ort Terminen den Ort zu beschreiben, an dem der Termin stattfindet. Dieses Attribut hat aber noch eine Eigenschaft, die es für bestimmte Anwendungen interessant macht:

Es wird den Terminbuchenden erst nach der erfolgten Buchung angezeigt. Es ist damit geeignet Informationen zu transportieren, die nicht öffentlich sichtbar sein sollen. In Kombination mit der im Folgenden beschrieben Verteiler / Zielgruppen-Angabe kann dann sichergestellt werden, dass diese Angabe außerhalb des adressierten Personenkreises nicht bekannt wird.

Erweiterte Einstellungen

Unter diesem Reiter finden Sie zusätzliche Einstellungen, die die Anwendungsnmöglichkeiten der Terminvereinbarungsfunktion deutlich erweitern:

Buchbar von/bis/für

In dieser Einstellungsgruppe können Sie verschiedene Beschränkungen für die Buchungen festlegen:

Buchungszeiträume festlegen

Ohne weitere Einschränkung sind Buchungen sofort verfügbar, sobald Sie sie angelegt haben, und die Buchungsmöglichkeit endet mit Beginn des Termins. Es gibt zwei Optionen, wie Sie dies ändern können:

Option 1 - Buchungszeitraum für alle Termine identisch

• Wenn Sie für alle angelegten Buchungen den gleichen Buchungszeitraum festlegen möchten, so können Sie dies über diese Option tun
• Sie können dabei sowohl den Anfang des Buchungszeitraums mit Datum und Uhrzeit festlegen wie auch das Ende. Es ist auch möglich nur eine dieser Angaben zu machen
• Sie können nur ein Datum eintragen und die Uhrzeitangabe freilassen. Dann wird als Beginn des Buchungszeitraums 0 Uhr des eingetragenen Anfangstages verwendet und als Ende 23:59 Uhr des gewählten Endetages
• Wenn Sie sowohl den Buchungsanfang wie auch das Ende festlegen, so muss das Ende nach dem Anfang liegen. Weder Buchungsanfang von Buchungsende dürfen nach dem Beginn der ersten Termine liegen

Option 2 - Buchungsöffnung relativ zu den Terminzeitpunkten

• Die alternative Vorgehensweise besteht darin anzugeben, wie viele Tage vor einen Termin der Zeitraum der Buchbarkeit beginnen und/oder enden soll. Es gibt auch hier die Option sowohl den Beginn wie das Ende des Buchungszeitraums festzulegen oder auch nur eines davon
• Wenn Sie z. B. eintragen, dass die Buchung erst 14 Tage vor Beginn eines Termin möglich sein soll, so wird die Freigabe bei einer generierten Terminserie für jeden Termin separat berechnet und zwar auf 0:00 Uhr des Tages, der 14 Tage vor dem jeweiligen Termin stattfindet
• Mit dieser Option können Sie bei einer laufenden Terminserie erreichen, dass Buchungen nicht weit in der Zukunft getätigt werden und die einmal angelegten Termine nach und nach verfügbar werden
• Wenn das Buchungsende eingetragen ist, z. B. auf 1 Tag, so endet die Buchbarkeit jedes Termins am Vorabend um 23:59 Uhr
• Mit dieser Option können Sie sehr kurzfristige Buchungen von Terminen unterbinden

Sie können sich nach der Generierung bei den einzelnen Terminen in der Terminbearbeitung ansehen, welche Buchungsfristen gesetzt wurden. Es können nicht beide Optionen zur Angabe des Buchungszeitraums gleichzeitig verwendet werden.

Verteiler, die Termine buchen können (Zielgruppen)

Um die Buchung auf einen bestimmten Personenkreis zu beschränken, nutzen Sie die Adressen der BIS-Mailverteiler. Geben Sie die Mailadresse des Verteilers, der Ihre Zielgruppe beschreibt, in das entsprechende Feld ein. Nur Personen, die in dem jeweiligen Verteiler vorkommen, können dann diese Termine buchen. Falls Sie generell die loginlose Buchung bei Ihren Terminen freigeschaltet haben, so sind solche Termine trotzdem nur mit Login buchbar, da sonst keine Überprüfung erfolgen kann, ob eine Person zur Zielgruppe gehört. Diese Funktion hat vielfältige Anwendungsmöglichkeiten, z. B.:

• Beschränkung der Buchungsmöglichkeit nur auf Mitarbeitende in bestimmten Statusgruppen
• Über die Studiengangsverteiler können Sie die Buchung auf Studierende in bestimmten Fächern und Fachsemestern festlegen
• Durch Angabe eines Veranstaltungsverteilers sind nur die Teilnehmer*innen dieser Veranstaltung in der Lage Termine zu buchen, zum Beispiel für die Organisation vom Klausureinsichtsterminen
• Da UniIDs / Matrikelnummern hier auch als 'Verteiler' gelten lässt sich eine Liste davon eingetragen und so genau festlegen, welche einzelnen Personen buchen können

Es ist möglich mehrere Verteileradressen einzutragen, trennen Sie diese dazu mit einem Komma ','.

Hinweis: Für die Personen, die Termine buchen wollen, ist nicht direkt erkennbar welche Termine für welche Zielgruppe sind. Sie sollten hier im Beschreibungsfeld entsprechende Hinweise geben, wenn Sie Termine für unterschiedliche Gruppen anlegen

Hinweis 2: Sie können die von Ihnen selbst angelegten Terminbuchungen buchen um sie zu testen, auch Sie nicht selbst in dem eingetragenen Verteiler sind. Das gilt ggf. auch für alle anderen Personen, die die Terminbuchungen bearbeiten können.

Hinweis 3: Um einzelnen Personen, die nicht in den Verteilern sind, trotzdem die Buchung zu ermöglichen, können Sie die UniID dieser Personen zusätzlich eintragen. Die eigene UniID findet man z. B. unter Meine Personendaten.

Gruppenname (Beschränkung der Buchungen pro Person)

Über das Feld "Gruppenname, wenn nur eine Buchung pro Person erlaubt" können Sie die generierten Termine zu einer Gruppe zusammenfassen. Die Gruppe wird den Personen, die die Termine buchen wollen, nicht angezeigt, hat aber den Effekt, dass nur maximal ein Termin aus dieser Gruppe pro Person gebucht werden kann. Tragen Sie hier einfach einen Text ein, der für Sie Sinn macht.

Wenn Sie - siehe den folgenden Abschnitt - parallele Termine anlegen, so ist darin die Buchbarkeit bereits auf einen Termin / ein Ticket in einer Gruppe von parallelen Terminen beschränkt. Über die Gruppennamen können Sie diese Beschränkung aber auch auf Termine ausdehnen, die nicht parallel liegen.

Parallele Termine und Ticketerstellung

Eine ausführliche Beschreibung zur Nutzung der Terminbuchung als Ticketsystem finden Sie im Campus Support.

Anzahl Tickets/Anzahl paralleler Termine

Diese Einstellung wird auf '1' voreingestellt und muss nur dann angepasst werden, wenn mehrere Terminangebote gleichzeitig angeboten werden. Geben Sie die Anzahl der Tickets / Plätze ein, die gleichzeitig zu einem Zeitpunkt vergeben werden können.

Eine grundlegende Eigenschaft der Ticketfunktion ist es, dass Terminbucher*innen nur ein Ticket der gleichen Art buchen können, und das die Buchungsoptionen in der Übersicht für die Terminbucher*innen gebündelt und damit sehr kompakt dargestellt werden.

Vorangestellte Bezeichnung

Soll der fortlaufenden Ticketnummer eine gleichbleibende Bezeichnung vorangestellt werden? Hier können Sie etwas wie 'Platznummer ' eintragen um die Darstellung an Ihre konkrete Anwendung anzupassen. Das geschieht aber nur, wenn der folgende Wert gesetzt ist:

Nummerierung beginnen ab Nummer

Hier können Sie einstellen mit welcher laufenden Nummer die Ticketnummern beginnen. Nur wenn Sie hier etwas eintragen wird auch tatsächlich eine für die Terminbucher*innen sichtbare Ticketnummer einschließlich der vorangestellten Bezeichnung erzeugt. Wenn das Feld leer bleibt werden nur parallele Termine angelegt, aber die einzelnen Termine haben keine Unterscheidungsmerkmale.

Beschreibung: Option 'Für jede Beschreibungszeile separate Termingruppen anlegen'

Beim Beschreibung-Feld gibt es hier diese zusätzliche Option, die dann nützlich ist, wenn Sie eine Menge von identischen Buchungsangeboten anlegen, diese aber unterschiedliche Beschreibungen bekommen müssen. In dem Anwendungsfall, für den diese Option zuerst geschaffen wurde, ging es darum ca. 40 unterschiedliche Buchungsoptionen mit jeweils 3 'Tickets' zu erstellen.

Ohne diese Option hätte die Buchungsanlage dafür 40 Mal durchlaufen werden und dabei jeweils die Beschreibung angepasst werden müssen. Mit Hilfe dieser Option kann das in einem Rutsch erfolgen. Die unterschiedlichen Beschreibungen der Buchungen müssen dazu in separaten Zeilen stehen (es sind dann keine mehrzeiligen Beschreibungen möglich). Bei der Verarbeitung werden Leerzeilen und Doppler entfernt.

In der Vorschau erhalten Sie dann für jede Beschreibungszeile einen eigenen Block von Terminen.

Fragebogen

Wenden Sie sich an den BIS-Support, wenn Sie mit der Terminbuchung Informationen abfragen wollen. Nach der Konfiguration des Fragebogens können Sie diese aus der dann sichtbaren Auswahlliste wählen, die erzeugten Termine sind alle mit diesem Fragenbogen verknüpft.

Der Abschnitt zu Fragebögen erscheint nur, wenn Sie über zusätzliche Berechtigungen in der Terminbuchung verfügen.

Generierung aus eKVV Veranstaltungen

Dieser Reiter ist für spezielle Nutzungen gedacht, bei denen die Termine an Hand der Termine von eKVV Veranstaltungen erzeugt werden sollen. Hier wählen Sie das Semester aus und geben dann die Liste der Belegnummern ein, für die Sie Termine erzeugen wollen. Die Liste der Belegnummern wie 123456 wird durch Leerzeichen, Zeilenumbrüche, Kommata, etc. getrennt eingetragen. Beim der Generierung der Vorschau werden dann für die Belegnummern die einzelnen Termine generiert. Dabei gelten diese Punkte:

• Unbekannte Belegnummern werden bemerkt und führen zu einem Abbruch. Vor der Termingenerierung müssen sie also korrigiert werden
• Von den gefundenen Veranstaltungen werden alle Termine ausgewertet. Dabei werden Einzelterminstreichungen berücksichtigt und nur Termine einbezogen, die noch stattfinden. Veranstaltungen ohne auswertbare Termine werden in der Vorschau angezeigt und Sie können den Grund prüfen
• In der Vorschau werden vor den Terminen die jeweiligen Veranstaltungen angezeigt, dadurch können Sie kontrollieren, ob die Ergebnisse plausibel sind
• Bei der Generierung werden Informationen aus den Veranstaltungsterminen genutzt wie die Angabe eines Raumes und das Format (Vorort/Online). In das Beschreibungsfeld wird der Name der Veranstaltung eingefügt und ein Links in die eKVV Detailseite
• Ansonsten stehen Ihnen hier die gleichen Optionen zur Verfügung, wie unter 'Erweitert'. Eine Ausnahme ist das Videokonferenzfeld: Es steht hier nicht zur Verfügung, damit kein Konflikt mit den bei den Veranstaltungen hinterlegten Videokonferenzen entsteht
• Das 'Verteiler'-Attribut kann ggf. verwendet werden, es wird dann aber für alle Termine in gleicher Weise gefüllt. Es wird nicht automatisch auf den Verteiler der jeweiligen Veranstaltung gesetzt

Vorschau

Mit dem Button "Veröffentlichen" geben Sie die Termine frei und veröffentlichen Sie damit in eKVV und PEVZ. Sie können aber auch nach der Veröffentlichung noch Einstellungen vornehmen (z.B. die Buchung ohne Log-In freigeben), Termine bearbeiten oder streichen.

Termine gleich blockieren

In einigen Anwendungen der Terminbuchung werden die Termine zunächst nur angelegt, aber noch nicht für Buchungen freigegeben. Dies kann für einzelne Termin in der Terminvergabeseite nach der Anlage gemacht werden, es gibt hier aber mit dem Schalter 'Veröffentlichen und gleich blockieren' auch die Option dies direkt bei der Generierung zu tun. Hier muss dann in das nebenstehende Eingabefeld der Name / die Beschreibung eingetragen werden, die bei den Terminen eingetragen wird. Wenn es um eine reine Blockung geht ist der konkrete Inhalt dabei letztlich gleichgültig, da er nur intern sichtbar ist.

Wie erreiche ich diese Seite

Über die Seite 'Meine Terminvereinbarungen'.