Meine Uni: Grundlegende Begriffe

In dieser Seite werden die Konzepte erläutert, die die Grundlage der Stukturierung des 'Meine Uni'-Portals bilden und deren Verständnis für die Bearbeitung der Inhalte wichtig ist. Diese Graphik fasst sie zusammen:

Zielsetzung des Portals

Ziel des Meine Uni Portals ist es den Nutzer*innen - zum Start in 07/2023 sind dies im wesentlichen die Studierenden - Links zu den für sie relevanten Inhalten zu zeigen. Die große Leistung des Portals ist es dabei, dass es in der Lage ist Personen direkt einer großen Anzahl von Zielgruppen zuzuordnen. Diese Zielgruppen werden mit den 'Meine Uni'-Gruppen verknüpft und die Gruppen wiederum mit den 'Meine Uni'-Inhalten. Für die Nutzer*innen wird daraus eine maßgeschneiderte Darstellung der für sie relevanten Inhalten gebildet.

Personen und Nutzer*innen

Das Portal ist heute nur mit einem Login zugänglich und steht damit den Hochschulangehörigen zur Verfügung. Das sind die Studierenden, die Mitarbeitenden, das Personal der Kliniken des Universitätsklinikums OWL, aber zu einem gewissen Anteil auch Externe und Ehemalige. Keinen Zugriff haben Bewerber*innen.

Im BIS liegen zu den Nutzer*innen zahlreiche Information aus unterschiedlichen Quellen vor, das System 'kennt' die Nutzer*innen also und kann sie damit Zielgruppen zuordnen:

Zielgruppen und Mailverteiler

Der Begriff der Zielgruppe ist im BIS synonym mit den dynamischen E-Mailverteilern im BIS. Diese Verteiler sind sehr vielfältig und haben die Besonderheit, dass sie nicht manuell gepflegt werden, sondern immer auf Daten beruhen, die an anderer Stelle entstehen. Zum Beispiel:

Der Verteiler aller Studierenden enthält die Personen, die in der Studierendenverwaltung des StudSeks den Status 'eingeschrieben' haben
Der Verteiler aller Studierenden im Medizinstudiengang im ersten Fachsemester enthält die Personen, die in der Studierendenverwaltung in diesem Studiengang eingeschrieben sind und sich aktuell im 1. Fachsemester befinden
Der Verteiler aller Mitarbeitenden der zentralen Verwaltung enthält die Personen, die im PEVZ in einer der Untereinrichtungen unter Zentrale Verwaltung eingetragen sind
Der Verteiler der Mitarbeitenden in Technik und Verwaltung enthält alle Personen, die im PEVZ entsprechend eingetragen sind, oder in SAP bestimmte Status haben
Der Verteiler der Mitarbeitenden, die in den letzten 30 Tagen neu eingestellt wurden, enthält die Personen, die innerhalb der letzten 30 Tage erstmals im PEVZ eingetragen wurden

Diese Verteiler sind immer aktuell, da sich jede Änderung an den zu Grunde liegenden Daten sofort auswirkt. Im BIS werden immer noch weitere Verteiler entwickelt, wenn entsprechende Bedarfe erkannt werden.

Die Verteiler wurden für die Nutzung u. a. im Meine Uni-Portal so erweitert, dass sie nicht nur E-Mailadressen liefern, sondern auch die Personen, zu denen diese Adressen gehören. Auf die kleinen Unterschiede zwischen einem Verteiler und der daraus gebildeten Zielgruppe wird am Ende der Seite eingegangen.

Generell ist der Teil des System bis hierhin der Teil, der nicht Teil der Meine Uni-Administration ist, da er vom BIS System so zur Verfügung gestellt wird.

Inhalte

Die Inhalte im Portal entsprechen den 'Kacheln' in der Sicht der Nutzer*innen. Die möglichen Eigenschaften werden hier beschrieben. Kurz gesagt sind Inhalte Links, die mit Titel und Informationen zur Formatierung versehen werden können.

Das Portal nimmt selbst nicht die eigentlichen Inhalte auf, es verlinkt auf Inhalte in anderen Seiten.

Gruppen

Die Gruppen dienen der Bündelung von Inhalten und der Verknüpfung mit Zielgruppen bzw. Mailverteilern....

Inhalte und Gruppen verknüpfen

Potentielle Abweichungen zwischen Verteilern und Zielgruppen

Wie beschrieben werden die Zielgruppen aus den BIS Mailverteilern gebildet. Hier kann es in Einzelfällen kleine Abweichungen geben, die darin begründet sind, dass die Verteiler in ihrer ursprünglichen Verwendung E-Mailadressen liefern, in ihrer Verwendung für die Zielgruppen hingegen Personen. Das sind nicht vollständig identische Auswertungen:

So sind etwa im Verteiler aller Mitarbeitenden auch Funktionsmailadressen enthalten und eine an diesen Verteiler verschickte E-Mail wird damit möglicherweise auch von Personen gelesen, die nicht im PEVZ eingetragen sind und damit in der aus dem Verteiler gebildeten Zielgruppe 'Alle Mitarbeiter*innen' nicht enthalten sind.

Eine zeitlich befristete Abweichung kann dadurch entstehen, dass die Auswertung der Personen, die zu einer Zielgruppe gehören, im System zwischengespeichert und nach heutigem Stand nur einmal pro Stunde neu berechnet wird. So würde eine Studierende, die gerade in der Studierendenverwaltung im Anglistik Bachelor eingeschrieben wurde, ggf. erst 60 Minuten später in der entsprechenden Zielgruppe enthalten sein.

Aber für das Verständnis der Zusammenhänge im Meine Uni-Portal sind diese Abweichungen normalerweise unerheblich.