eKVV: Übersicht über Anwesenheitsregistrierungen

Diese Seite bietet einen gebündelten Überblick über alle Studierenden, die in einem Semester Anwesenheiten in einem bestimmten Modul bzw. einem bestimmten Modulelement mit Anwesenheitsregistrierung erbracht haben oder erbringen könnten. Von hier aus kann direkt die Buchung der Studienleistung erfolgen.

Die Übersicht der Anwesenheitsregistrierungen ist für die Veranstaltungen verfügbar, in denen die entsprechende Studienleistung dokumentiert werden kann. Diese Veranstaltungen sind reine Leistungsbuchungsveranstaltungen, keine an denen die Studierenden im eigentlichen Sinne teilnehmen. Zusätzlich kann in dieser Seite ein Überblick über den Status der verschiedenen Studierenden in Bezug auf die Erbringung der Anwesenheiten in einer bestimmten Modellveranstaltung gewonnen werden, etwa um die automatische Auswertung zu überprüfen oder um bei Rückfragen von Studierenden auskunftsfähig zu sein. Auch ist hier eine manuelle Buchung von Anwesenheiten möglich, falls es bei der Verbuchung durch die Studierenden selbst zu Schwierigkeiten kommt.

Der Zugriff auf die Seite ist für die eingetragenen Lehrenden / Prüfer*innen möglich und die Belegmanager*innen der Fakultät, die die Veranstaltung eingetragen hat. Diese Seite ist heute nur für das Staatsexamen Medizin verfügbar.

Wie müssen Buchungsveranstaltungen im eKVV konfiguriert sein

Die Veranstaltung muss dazu so im eKVV eintragen sein:

Sie muss eine Fachzuordung zu einer Modellveranstaltung besitzen, in der die Anwesenheitsregistrierung möglich ist. Das sind heute die UaK Modellveranstaltungen. Siehe dazu auch die generelle Beschreibung 'Wann kann die Anwesenheitsregistierung genutzt werden'. Diese Öffnung muss eindeutig sein, da im Fall mehrerer entsprechender Fachzuordnungen nicht klar wäre, um welche Auswertung es genau geht
Zusätzlich muss eine Öffnung für die Studienleistung der Modellveranstaltung vorhanden sein. Das unterscheidet die Buchungsveranstaltung von den Veranstaltungen, in denen die einzelnen Anwesenheiten erbracht werden, dort erfolgt keine Öffnung der Studienleistung
Es darf bei dieser Veranstaltung aber nicht die Anwesenheitsregistrierung aktiviert sein! Wäre sie aktiviert würde diese Veranstaltung den Studierenden als noch offene Anwesenheitsregistrierung angezeigt, was inhaltlich nicht korrekt ist
Die Veranstaltung muss veröffentlicht sein

Zusätzlich müssen die betreffenden Studierenden als Teilnehmer*innen über das Teilnahmemanagement in die Veranstaltung gebracht werden. Die Konfiguration als gemanagte Veranstaltung konfiguriert werden, damit Studierende sich nicht versehentlich von der Teilnahmeliste streichen.

Welche Informationen werden gezeigt

Geladene eKVV Veranstaltung

Als Titel der Seite dient der Name der Buchungsveranstaltung, durch Anklicken des Titels kann wieder in die Detailseite gewechselt werden

Modul und Modellveranstaltung

Danach wird das Model und die Modellveranstaltung aus den Fachzuordungen gezeigt, dessen Studienleistung geöffnet ist und in dem Anwesenheitsregistrierungen gefordert sind
Durch Anklicken des Modultitels wird in die Moduldetailseite gewechselt, hier sind alle Informationen zum Modul und seinen Elementen abrufbar. Zusätzlich wird ein Link angeboten, der alle für die Modellveranstaltung im Semester geöffneten eKVV Veranstaltungen auflistet. Diese Veranstaltungen sind auch eine Grundlage für den Aufbau der folgenden Liste der Studierenden
Schließlich wird der Umfang des Kontaktzeitworkloads dargestellt, er stellt den entscheidenden Wert dar für die Beurteilung, ob Anwesenheiten in genügendem Umfang erbracht sind. Siehe auch den entsprechenden Abschnitt im Folgenden. Es wird der Prozentanteil gezeigt, der für die Erbringung erreicht sein muss und der entsprechende Stundenumfang

Dann geht es mit der Liste der Studierenden weiter:

Alle Studierenden in geöffneten Veranstaltungen in diesem Semester

Die Liste der Studierenden wird aus zwei Quellen aufgebaut: Zum einen wird die Teilnahmeliste der Buchungsveranstaltung genutzt. Zusätzlich werden aber auch alle Studierenden einbezogen, die in Veranstaltungen des aktuellen Semesters sind, die Öffnungen für die Modellveranstaltung haben. In den Veranstaltungen muss das Teilnahmemanagement aktiviert und Studierende als 'teilnehmend' gesetzt sein, damit sie in diese Liste eingehen.

Für die ermittelten Studierenden werden in der Liste diese Daten gezeigt:

Checkbox / Anzeige des Status der Leistungsbuchung

In der ersten Spalte sehen Sie eine Checkbox, über die Sie die Studierenden wählen, für die Sie eine Studienleistung buchen möchten. Siehe dazu die Hinweise im Abschnitt 'Leistungsbuchung vornehmen'. Es gibt im Kopf der Tabelle eine Checkbox, über die Sie den Status aller Checkboxen hin- und herschalten können. Es kann diese Fälle geben, bei denen keine Checkbox gezeigt wird:
Grüner Punkt: Die Studienleistung wurde bereits verbucht. Es wird dabei nicht nur in der Buchungsveranstaltung nach der Studienleistung gesucht, die Leistung kann ggf. auch in einem anderen Kontext eingetragen worden sein. Hier ist dann keine weitere Buchung notwendig
Grauer Punkt: Hier gibt es einen Entwurf für die Studienleistung. Sie müssen diese Entwurf ggf. noch an der Prüfungsamt schicken, wobei in dieser Anzeige nicht unterschieden wird zwischen Leistungen, die noch nicht abgeschickt wurden und solchen, die noch auf Übernahme durch das Prüfungsamt warten
Roter Punkt: Hier befindet sich die Person nicht auf der Teilnahmeliste der Buchungsveranstaltung. Um eine Leistungsbuchung für solche Fälle zu ermöglichen müssen diese Studierenden erst im Teilnahmemanagement über die 'Hinzufügen' Funktion ergänzt werden. Hinweis: Bei gemanagten Veranstaltungen ist dies nur den Belegmanager*innen der Fakultät möglich.

Personenangaben mit Link zur Detailansicht

In den folgenden Spalten werden Matrikelnummer und Name gezeigt. Sie können diese anklicken und gelangen dann zur Detailauswertung für diese Person, siehe dazu die Beschreibung im Folgenden

Auswertung der Anwesenheiten

Die folgenden Spalten werten aus, in welchem Umfang die Person Anwesenheiten erbracht hat, die der Modellveranstaltung zugeordnet werden können. Diese Auswertung ist semesterübergreifend, bezieht also alle Veranstaltungen im Stundenplan der Person ein. Es werden diese Werte gezeigt:
'Anzahl Anwesenheiten': In wie vielen einzelnen Terminen wurden Anwesenheiten dokumentiert. Dies kann zur Orientierung und zur Plausibilisierung der folgenden Werte dienen, ist aber nicht die entscheidende Angabe zur Entscheidung, ob genügend Anwesenheiten erbracht wurden
'Stundenumfang Anwesenheiten': Dies ist die Summe der Stundenumfänge der Termine, in denen Anwesenheiten dokumentiert sind. Dies ist die entscheidende Größe bei der Beurteilung, ob genügend Anwesenheiten erbracht wurden. Hier muss der Umfang erreicht werden, der bei den Angaben zur Modellveranstaltungen gezeigt wird
'Prozentanteil Workload': Diese Angabe setzt die Stundenumfang der erbrachten Anwesenheiten in Beziehung zur Kontaktworkload der Modellveranstaltung und erlaubt damit eine schnelle Erfassung, ob der bei den Modulangaben gezeigte Mindestanteil erreicht ist
In der letzten Spalte wird die Auswertung schließlich noch weiter reduziert und ein 'JA' oder 'NEIN' ausgegeben, je nachdem, ob der Mindestumfang erreicht wurde

Die Liste kann nach den verschiedenen Spalten sortiert und auch nach Stichworten wie Matrikelnummer oder Name oder 'JA' durchsucht werden.

Leistungsbuchung vornehmen

Sobald Sie die Studierenden ausgewählt haben, für die die Studienleistungsbuchung erfolgen soll, klicken Sie auf den Schalter 'Studienleistungen für ausgewählte Studierende buchen' und gelangen so zur Seite zur Studienleistungsbuchung. Hier sind diese Studierenden dann schon vorausgewählt und Sie können die Leistungen ans Prüfungsamt abschicken.

Detailsicht für einzelne Studierende

In der Detailansicht für einzelne Studierende werden noch mehr Informationen dazu angeboten, wie das Auswertungsergebnis entstanden ist und wo ggf. noch Anwesenheitsregistrierungen fehlen. Auch ist es hier möglich Anwesenheiten zu bestätigen.

In der Detailansicht wird weiterhin die Information zum Modul bzw. zur Modellveranstaltung angezeigt, um die Angaben zu den Bestehensgrenzen nicht aus den Augen zu verlieren. In Bezug auf die gewählte Person wird dann dies angezeigt:

Matrikelnummer und Name mit Link zur Studierendendetailseite

Die Angaben zur Person werden als Zwischenüberschrift gezeigt und enthalten einen Link in die Studierendendetailseite

Anwesenheitsauswertungen

Hier werden noch einmal die Auswertungen gezeigt, die auch schon in der Listenansicht zu finden sind

Veranstaltungen im Stundenplan

Der wesentliche Zweck dieser Anzeige ist es aber die Veranstaltungen im Stundenplan der Person zu zeigen, die für die Modellveranstaltung geöffnet sind
Hier werden sowohl die Veranstaltungen gezeigt, in denen die Anwesenheitsregistrierung möglich ist, wie auch die Buchungsveranstaltung, sofern die Person in deren Teilnahmeliste steht. Es werden nur Veranstaltungen mit aktiviertem Teilnahmemanagement gewertet und die Person muss als 'teilnehmend' eingetragen sein
Die Veranstaltungen werden semesterübergreifend gezeigt, es ist also ein vollständiger Überblick über die Erbringungsmöglichkeiten dieser Person möglich
Bei jeder Veranstaltung wird die Information zum Semester, zu Belegnummer, Titel und Art angezeigt. Durch Anklicken von Belegnummer oder Titel wird die Veranstaltungsdetailseite erreicht
Wenn eine Anwesenheitsregistrierung bei der jeweiligen Veranstaltung möglich ist wird angezeigt, ob die Anwesenheit bereits gebucht ist oder nicht
Wenn die Anwesenheit gebucht ist wird in der folgenden Spalte der zeitliche Umfang angezeigt, den das eKVV für diese Veranstaltung ermittelt hat. Hier werden nur einmalige Termine gewertet, die aber bei Anwesenheitsregistrierungen auch die Regel sein sollten

Buchung von Anwesenheiten

Wenn eine Anwesenheitsregistrierung möglich, aber noch nicht erfolgt ist, wird ein 'BUCHEN' Link angezeigt. Über diesen ist es möglich eine Anwesenheitsbestätigung vorzunehmen. Dies sollte aber nur in sehr seltenen Ausnahmefällen vorkommen und ist eher als Notbehelf zu sehen, nicht als regulärer Prozess. Hier sind dann diese Punkte zu berücksichtigen:

Kein Weg zurück: Eine einmal gebuchte Anwesenheit kann nicht wieder zurückgenommen werden, daher wird vor der Buchung noch einmal eine Rückfrage gestellt
Bei der Buchung wird protokolliert, wer die Anwesenheit bestätigt hat. Dies ist notwendig um im Zweifelsfall nachvollziehen zu können, woher Anwesenheitsregistrierungen kamen
Es kann hier Fehlermeldungen geben, zum Beispiel die, dass noch keine Registrierungscodes vorhanden sind. Auch bei der manuellen Buchung muss grundsätzlich ein Buchungscode vorhanden sein, der beim Abruf des UaK Auszugs entsteht, da sonst davon ausgegangen wird, dass die Veranstaltung (noch) nicht stattgefunden hat. Es sind weitere Fehlermeldungen möglich in speziellen Sonderfällen. Sollte so ein Fall auftreten müssen Sie sich einmal an den BIS Kontakt wenden

Nach einer Buchung wird die Seite neu geladen um den dann erreichten Stand bei der Anwesenheitsdokumentation zu zeigen.

Wie entscheide ich ob der Umfang der Teilnahme ausreichend ist?

Die Grundlage für diese Entscheidung ergibt sich aus der Studien- und Prüfungsordnung, siehe die Informationen zum Staatsexamensstudiengang Medizin. In dieser Seite werden dann alle Informationen zusammengeführt, die Sie für die konkrete Entscheidung bei den einzelnen Studierenden benötigen:

In den Informationen zur Modellveranstaltung am Seitenanfang finden Sie den zeitlichen Umfang des Workloads, der durch Anwesenheiten erbracht werden muss
Bei den einzelnen Studierenden sehen Sie in der Liste, in welcher Anzahl bisher Anwesenheiten erbracht wurden, welchen zeitlichen Umfang sie haben und welcher Anteil des Workloads sie ausmachen. Und am Ende noch eine JA/NEIN Anzeige, ob der Umfang ausreichend ist
In der Detailanzeige der einzelnen Studierenden können Sie genau sehen, in welchen Veranstaltungen die Anwesenheiten erbracht wurden und wo ggf. weitere Anwesenheiten hätten erbracht werden können

Mit diesen Informationen sollte sich im Normalfall schnell entscheiden lassen, ob die Studienleistung gebucht werden kann.

Vorgehen bei problematischen Fällen

In der Auswertungsseite fließen zahlreichen Informationen zusammen, die dazu im eKVV in einer bestimmten Weise eingetragen sein müssen. Falls bei Studierenden Veranstaltungen in der Auswertung fehlen kann in dieser Weise vorgegangen werden:

Generell sollte überprüft werden, welche Veranstaltungen in die Auswertung eingeflossen sind, also welche Veranstaltungen für die Modellveranstaltung in einem Semester geöffent wurden. Dazu kann die Veranstaltungssuche genutzt werden, die sich direkt bei den Modulangaben aufrufen lässt um hier die Plausibilität prüfen. Fehlen Veranstaltungen? Sind Veranstaltungen enthalten, in denen eigentlich keine Anwesenheiten dokumentiert werden müssen? Falls hier Fehler vorhanden sind können Sie diese über die eKVV Beauftragten korrigieren lassen.
Sind die Veranstaltungen bei den einzelnen Studierenden vollständig? Zusätzlich kann in der aus der Studierendendetailansicht direkt aufrufbaren Studierendendetailseite mit allen Veranstaltungen im Stundenplan geprüft werden, ob Veranstaltungen grundsätzlich fehlen, oder vielleicht nur nicht so konfiguriert sind, dass in der Anwesenheitsauswertung gezeigt werden

Wie erreiche ich diese Seite

Sie finden den Link der Detailseite der Veranstaltung, sofern die Veranstaltung eine entsprechende Öffnung hat.