E-Mailverteiler für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Unterschied zwischen den Versionen
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Aktuelle Version vom 14. Oktober 2024, 14:47 Uhr
Auf dieser Seite wird eine Gruppe von eMailverteilern beschrieben, über die neue Mitarbeiter*innen adressiert werden können. Die Unterscheidung, ob eine Person als neu gilt oder nicht wird dabei über den Zeitpunkt ihrer Eintragung im Personen- und Einrichtungsverzeichnis entschieden, nicht etwa über den Beginn eines Arbeitsvertrages.
Bei dieser Gruppe von eMailverteilern kann in der Verteileradresse eingetragen werden, wie alt der Eintrag einer Person im Personen- und Einrichtungsverzeichnis maximal sein darf, damit er in den jeweilige Verteiler eingeht. Je nach angegebenem Wert ist damit die Reichweite des Verteilers unterschiedlich.
Diese Gruppe von eMailverteilern unterscheidet sich in ihrem Verhalten von nahezu allen anderen eMailverteilern im BIS: Da immer nur neue Personen in die Verteiler einbezogen werden, ist es auf diese Art möglich, die gleiche Information z. B. jedes Semester erneut per E-Mail zu verteilen, ohne dass Personen, die diese Information schon früher erhalten haben, damit erneut behelligt werden. Es muss nur eine entsprechenden Reichweite in die Vergangenheit in der Verteileradresse eingestellt werden.
Wer kann den/die Verteiler benutzen
Alle Mitarbeiter*innen der Universität. Genauer gesagt können die Verteiler von allen E-Mailadressen beschickt werden, die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragen sind.
Wer kann die geschickten E-Mails freigeben/moderieren
Bitte beachten Sie, dass alle an BIS E-Mailverteiler geschickten E-Mails jeweils freigeschaltet werden müssen.
Bei diesem Verteiler erfolgt die Moderation zentral. Die Verfahrensbeschreibung und die Ansprechpartner finden Sie auf den Seiten des Referats für Kommunikation. Falls Sie keinen Zugriff auf diese Seiten haben wenden Sie sich bitte direkt an Ingo Lohuis.
Weitere allgemeine Hinweise zur Freigabe finden Sie in dieser Seite.
Wo finde ich den/die Verteiler?
Die Adressen der Verteiler müssen Sie selbst zusammensetzen, die Regeln dazu finden Sie hier. Grundsätzlich setzen sich Adressen so zusammen:
- Adresse des Basisverteilers + '_n' + Tagesanzahl
Die Tagesanzahl gibt dabei an wie alt ein Personeneintrag maximal in Tagen sein darf, damit er berücksichtigt wird. Hier sind Werte zwischen 1 und 365 möglich (Werte außerhalb dieses Bereichs werden automatisch korrigiert). Die folgende Adresse ist ein konkretes Beispiel:
- lehrende_n120@ekvv.uni-bielefeld.de
Dieser Verteiler erreicht alle Personen, die im PEVZ als Lehrende gekennzeichnet sind und in den letzten 120 Tagen neu eingetragen wurden. Dieser Verteiler könnte daher gut dazu genutzt werden neue Lehrende und Lehrbeauftragte zu erreichen.
Bei der Wahl der Tagesanzahl sollte berücksichtigt werden, dass es insbesondere bei der Wahl kleiner Zahlen einfach möglich ist leere Verteiler zu produzieren, also Verteiler, die gerade keine Adressaten enthalten. Wenn ein Verteiler leer ist erhält man beim Versuch ihn zu beschicken die gleiche Fehlermeldung wie beim Versuch eine grundsätzlich nicht existierende Verteileradresse zu beschicken.
Diese Basisverteiler können dabei grundsätzlich verwendet werden:
- Alle Mitarbeiter*innen
- Adressbeispiel: mitarbeiter_n120@ekvv.uni-bielefeld.de
- Hinweis: Funktionsemailadressen von Einrichtungen werden in den Verteiler im Gegensatz zum Basisverteiler nicht einbezogen
- Alle Mitarbeiterinnen oder alle Mitarbeiter
- Adressbeispiel: mitarbeiter_w_n120@ekvv.uni-bielefeld.de
- Adressbeispiel: mitarbeiter_m_n120@ekvv.uni-bielefeld.de
- Alle Lehrenden
- Adressbeispiel: lehrende_n120@ekvv.uni-bielefeld.de
- Alle Lehrenden und Forschenden
- Adressbeispiel: forschende_lehrende_n120@ekvv.uni-bielefeld.de
- Alle Forschenden
- Adressbeispiel: forschende_n120@ekvv.uni-bielefeld.de
- Alle Professor*innen
- Adressbeispiel: professoren_n120@ekvv.uni-bielefeld.de
- Alle Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung
- Adressbeispiel: verwaltung_n120@ekvv.uni-bielefeld.de
- Hinweis: Funktionsträgeremailadressen werden in den Verteiler im Gegensatz zum Basisverteiler nicht einbezogen
- Alle Mitarbeiter*innen mit bestimmten Diensttiteln
- Adressbeispiel: gruppe_1234567_n120@ekvv.uni-bielefeld.de
Hier finden Sie die Verteileradresse zusammen mit den Hinweisen zum Freigabeverfahren.
Spielt die Archivierungsoption eine Rolle
Die Archivierungsoption kann bei diesem Verteiler genutzt werden. Sie sorgt dafür, dass der Inhalt der E-Mail im Nachrichtenbereich des 'Meine Uni' Portals für eine Woche für die Empfänger*innen sichtbar bleibt.