BIS E-Mailverteiler: Der Freigabeschritt

Bei allen E-Mailverteilern im BIS müssen verschickte E-Mails jeweils freigeschaltet werden. Auf dieser Seite wird dieses Verfahren, welches immer gleich ist, grundsätzlich beschrieben und auf bekannte Probleme eingegangen.

Wie funktioniert die Freigabe

Grundsätzlich funktioniert der Freigabeprozess einer E-Mail so:

1. Nachdem Sie Ihre E-Mail an einen der BIS Verteiler geschickt haben erzeugt das System eine Freigabe-E-Mail. Diese E-Mail geht entweder an Sie als Absender oder an Moderatoren.

1. In der Freigabe-E-Mail befinden sich zwei Internetadressen. Eine der Adressen muss aufgerufen werden um die Freigabe durchzuführen und die Verteilung zu starten.

1. Der Unterschied zwischen den beiden Internetadressen zur Freigabe besteht darin, ob eine Archivierung der verschickten E-Mail im BIS durchgeführt werden soll oder nicht.

1. Wenn Sie eine der Freigabeadressen aufgerufen haben gelangen Sie in eine Seite, die Ihnen nach kurzer Wartezeit den erfolgreichen Versand der E-Mail bestätigt.

1. Wenn die E-Mail dann verteilt wird erhält immer auch der Absender die E-Mail noch einmal.

Im folgenden werden diese Schritte noch einmal im Detail beschrieben.

Wer erhält die Freigabe-E-Mail

Wer die Freigabe-E-Mail erhält hängt ganz von jeweiligen Verteiler ab: So wird bei den Verteilern für Lehrveranstaltungen die Freigabe-E-Mail immer an den Absender zurück geschickt während bei großen Verteilern wie dem zur Adressierung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine zentrale Moderation erfolgt und die Freigabe-E-Mails immer bei bestimmten Personen auflaufen. Das Verhalten der einzelnen Verteiler wird in der jeweiligen Beschreibung erläutert.

Wie sieht eine Freigabe-E-Mail aus

In jeder Freigabe-E-Mail finden Sie eine Reihe von wichtigen Informationen. Grundsätzlich sollten Sie sich immer einen Moment Zeit nehmen und einen Blick in den Inhalt werfen, damit Sie nicht versehentlich E-Mails freigeben, die nicht freigegeben werden sollen.

Beispiel für eine Freigabe-E-Mail:

Eine Email wartet auf die Freigabe für den Verteiler

studierende@ekvv.uni-bielefeld.de
= Alle Studierenden der Hochschule im eKVV

** WICHTIG **

Bitte kontrollieren Sie, ob die angehängte Email tatsächlich
freigegeben werden soll und es sich nicht um Spam oder nicht für
den Adressatenkreis bestimmte Informationen handelt.

Wenn Sie die angehängte Email nicht innerhalb von 72 Stunden über
einen der unten genannten Links freigeben, wird die Email automatisch
gelöscht und NICHT (!!!) an die Empfänger verschickt.

Wenn Sie die angehängte Email wirklich versenden wollen,
rufen Sie bitte den folgenden Link auf:

http://www.xy.uni-bielefeld.de/a/b/c/d/e/studierende

** Bitte beachten Sie:**

Der Inhalt der angehängten Email wird mit der Freigabe im eKVV 
archiviert.

Wenn Sie eine Email versenden möchten, ohne dass der Inhalt der Email
im eKVV archiviert wird, benutzen Sie bitte folgenden Link:

http://www.xy.uni-bielefeld.de/a/b/c/d/e/studierende?archivieren=nein

Bei weiteren Fragen zu diesem Service wenden Sie sich bitte per Email 
an: support@ekvv.uni-bielefeld.de

---------- Forwarded message ----------
From: Henning Brune <henning.brune@uni-bielefeld.de>
To: WS2004_350001@ekvv.uni-bielefeld.de
Date: Fri, 13 Apr 2007 16:01:05 +0200
Subject: DokTest
Hier steht der Inhalt meiner auf Freigabe wartenden E-Mail....

Die E-Mail besteht aus mehreren Teilen. Ganz am Anfang steht noch einmal die Verteileradresse zusammen mit einer kurzen Beschreibung:

studierende@ekvv.uni-bielefeld.de
= Alle Studierenden der Hochschule im eKVV

Diese Angabe soll sicherstellen, dass E-Mails immer an den richtigen Verteiler gehen. Als nächstes folgen die Freigabeadressen:

Wenn Sie die angehängte Email wirklich versenden wollen,
rufen Sie bitte den folgenden Link auf:

http://www.xy.uni-bielefeld.de/a/b/c/d/e/studierende

** Bitte beachten Sie:**

Der Inhalt der angehängten Email wird mit der Freigabe im eKVV 
archiviert.

Wenn Sie eine Email versenden möchten, ohne dass der Inhalt der Email 
im eKVV archiviert wird, benutzen Sie bitte folgenden Link:

http://www.xy.uni-bielefeld.de/a/b/c/d/e/studierende?archivieren=nein

Bei den Verteilern, bei denen die Archivierung eine Rolle spielt (siehe den folgenden Abschnitt) können Sie entscheiden, ob Sie diese Option nutzen wollen, in dem Sie den entsprechenden Link wählen.

In den meisten E-Mailprogrammen können Sie die Links einfach anklicken. Falls dies nicht funktioniert müssen Sie den entsprechenden Link kopieren und manuell in einem Webbrowser aufrufen.

Wenn Sie einen der Links aufrufen gelangen Sie in die Internetseite, die Ihre Freigabe verarbeitet. Je nachdem, wie groß und komplex der Verteiler ist kann dies einige Sekunden dauern. Sie erhalten dann eine Bestätigungsmeldung, dass ihre Freigabe erfolgt ist.

Bitte beachten Sie, dass die Freigabeadressen nach einmaligem Aufruf verbraucht sind. Bei einem weiteren Aufruf erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Am Ende der Freigabe-E-Mail finden Sie schließlich die komplette E-Mail, die freigegeben werden soll:

---------- Forwarded message ----------
From: Henning Brune <henning.brune@uni-bielefeld.de>
To: WS2004_350001@ekvv.uni-bielefeld.de
Date: Fri, 13 Apr 2007 16:01:05 +0200
Subject: DokTest
Hier steht der Inhalt meiner auf Freigabe wartenden E-Mail....

Gerade wenn Sie als Moderator eingesetzt sind müssen Sie hier genau prüfen, welche E-Mail Sie freigeben würden.

Was ist die Archivierung und wo spielt sie eine Rolle

Die Archivierungsmöglichkeit einiger E-Mailverteiler ist eine ganz besondere Zusatzfunktion des Systems. Allgemein gesagt stellt sie die Möglichkeit dar per E-Mail verschickte Nachrichten zusätzlich in den Internetseiten der BIS Anwendungen zu zeigen und so die Sichtbarkeit noch einmal zu erhöhen. Beispiele für Verteiler, bei den die Archivierung eine Rolle spielt, sind diese:

• E-Mailverteiler für Lehrveranstaltungen: Der Verteiler mit der komplexesten Archivierungsfunktion, die sogar mit der Dokumentenablage gekoppelt ist.
• E-Mailverteiler aller Studierenden
• E-Mailverteiler aller Studierenden einer Einrichtung
• E-Mailverteiler aller Studierenden eines Studiengangs oder einer Gruppe von Studiengängen

Wann sollte die Archivierung unterbleiben

In den meisten Fällen ist eine Archivierung von E-Mailinhalten sinnvoll, eröffnet Sie doch den Adressaten eine zusätzliche Chance für sie wichtige Informationen zu finden.

Wenn sich allerdings personenbezogene Informationen wie z. B. Matrikelnummern in E-Mails befinden sollten diese grundsätzlich nicht archiviert werden.

Warum gibt es den Freigabeschritt

Der separate Freigabeschritt dient zunächst als sehr sicherer Schutz der Verteiler vor Spam. Durch die Kombination der beiden Verfahren:

• Beschränkung der Adressen, die an die Verteiler schicken können und
• Freigabe jeder E-Mail durch Absender oder Moderatoren

ist immer eine in der Hochschule bekannte Person für die Versendung bestimmter E-Mails verantwortlich zu machen.

Zusätzliche Bedeutung bekommt der Freigabeschritt bei den moderierten Verteilern wie dem E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Welche Probleme können bei der Freigabe auftreten

Ich erhalte keine Freigabe-E-Mail

Normalerweise wird eine Freigabe-E-Mail innerhalb weniger Minuten, nachdem Ihre E-Mail bei uns eingetroffen ist, generiert und verschickt. Nur falls unsere Server gerade sehr umfangreiche Verteiler abarbeiten müssen, kann sich dies u. U. etwas verzögern. Trotzdem sollte nie eine längere Wartezeit als eine Stunde entstehen.

In einigen Fällen werden allerdings Freigabe-E-Mails von Spamfiltern falsch klassifiziert und als Spam eingeordnet. Überprüfen Sie daher bitte Ihre Spamordner.

In meiner Freigabe-E-Mail sind keine Links

In bisher einem Fall trat das Problem auf, dass in einer Freigabe-E-Mail die Freigabelinks nicht zu finden waren. Der Grund lag hier vermutlich in neuartigen Phishing-Filtern, mit denen einige E-Mailprovider experimentieren. Auch hier müssten Sie prüfen, ob Ihr E-Mailkonto entsprechende Optionen bietet und diese ggf. deaktivieren.

Ich erhalte eine Fehlermeldung bei der Freigabe

Wenn Sie die folgende Fehlermeldung erhalten:

Mail konnte nicht gefunden werden!

dann bedeutet dies, dass Ihre E-Mail entweder schon freigegeben wurde oder dass sie durch eine zu lange Wartezeit (mehr als 72 Stunden) automatisch entfernt wurde.

Wie kann ich prüfen, ob meine E-Mail verschickt wurde

Wie oben beschrieben erhalten immer auch die Absender einer E-Mail diese in Kopie. Gerade bei großen Verteilern kann es allerdings durchaus ein oder zwei Stunden dauern bis alle E-Mails verschickt wurden.

Bei den Verteilern mit Archivierungsoption können Sie, falls diese Option bei der Freigabe genutzt wurde, auch an der entsprechenden Stelle im eKVV nachsehen.

Kann ich eine einmal freigegebene E-Mail wieder zurück holen

Nein. Genau wie bei einer direkt von Ihnen verschickten E-Mail können Sie auch die verteilten E-Mails nicht mehr zurück holen. Falls Sie eine E-Mail mit falschen Informationen verteilt haben sollten Sie eine weitere E-Mail mit den korrekten Informationen hinterher schicken.

Bitte nutzten Sie an dieser Stelle den Freigabeschritt auch dazu, sich die zu verteilende E-Mail noch einmal genau durchzulesen.