In dieser Anleitung wird die Ablage von Dokumenten (bspw. Anträge, Verträge, Schriftdokumente etc.) in der ePersonalakte Schritt für Schritt erklärt und behandelt.
Um ein Dokument in der ePersonalakte einzufügen, müssen Sie dafür im ersten Schritt eine digitale Personalakte im System öffnen. Sobald Sie dies getan haben, können Sie die 14. Vorgänge der Akte sehen. Wählen Sie den entsprechenden Vorgang aus, wo das Dokument abgespeichert werden soll. Der gewählte Vorgang wird geöffnet und Sie können mit der Abspeicherung des jeweiligen Dokuments beginnen.
Es gibt zwei Möglichkeiten die Dokumente in der Personalakte abzulegen. Die erste Möglichkeit ist über den Button, der direkt unter dem Namen des Mitarbeitenden zu finden ist: + Dokumente hinzufügen.
Wenn Sie auf den Button klicken, öffnet sich automatisch ein Pop-up-Fenster Ihres Speicherordners. Sie können nun das zur Speicherung vorgesehenes Dokument aus Ihrem persönlichen Ordner auswählen.
Die andere Möglichkeit Dokumente für den Upload hochzuladen ist die Methode per „Drag-and-Drop“. Um das Dokument hochzuladen, ziehen Sie das entsprechende Dokument manuell auf den oberen Bereich innerhalb des Vorgangs.
Ihnen wird auf der linken Seite das Feld Automatisch speichern: Kategorie:Personaldokument und auf der rechten Seite Manuell speichern angezeigt. Lassen Sie nun das Dokument auf dem entsprechenden Feld fallen.
Sobald Sie ein Dokument hochgeladen haben, öffnet sich der Importdialog. In dem Pop-up-Fenster gibt es 10 Felder, die mit Informationen über das Dokument gefüllt werden können. Die Auswahlfelder sind unterteilt in Pflicht- und optionale Felder. Die Pflichtfelder müssen mit der entsprechenden Information über das Dokument gefüllt werden. Sie erkennen die Pflichtfelder an den roten Sternchen.
Tragen Sie nun die entsprechenden Informationen über das Dokument ein. Sobald die Felder von Ihnen gefüllt sind, können Sie das Dokument unten auf der rechten Seite speichern.
Das System unterstützt auch den Mehrfach-Upload. Daher können Sie bei der Auswahl der Dokumente, die hochgeladen werden sollen, direkt mehrere auswählen. Die Dokumente werden direkt erkannt und das Pop-up-Fenster für den Upload öffnet sich mit der Möglichkeit für mehrere Dokumente die entsprechenden Dokumenteninformationen einzufügen. Mit dem sich unten in der Mitte befindlichen Button haben Sie die Möglichkeit zum Vor- und Zurückblättern. Damit können Sie den Importdialoges durchklicken und wechseln.
Innerhalb des Mehrfach-Uploads können die Dokumenteninformationen in den entsprechenden Feldern festgesetzt werden. Somit wird bspw. die Information über den Maßnahmenbeginn für alle hochgeladenen Dokumente übernommen. Dafür müssen Sie auf die Stecknadel klicken. Diese färbt sich dann Grün.
Nach dem Ausfüllen der Dokumenteninformationsfeldern können Sie alle ausgewählten Dokumente mit dem Button Alle speichern gemeinsam hochladen. Nach der Betätigung des Speichern-Buttons haben Sie das Dokument oder mehrere Dokumente erfolgreich abgespeichert.
Der Mehrfach-Upload kann nur in einem Vorgang und nicht übergreifend in mehreren Vorgängen erfolgen.
