Diese Anleitung erklärt, wie Personalsachbearbeitungen Einsicht in ein Gesundheitszeugnis oder in eine ärztliche Bescheinigung (nach JArbSchG) in einer ePersonalakte nehmen können. Die Berechtigungen sind im Standard wie folgt geregelt: Die zuständige Sachbearbeitung legt ein Dokument mit dem Dokumenttyp Gesundheitszeugnis oder Ärztl. Bescheinigung (JArbSchG) im Vorgang 009 Gesundheit der passenden ePersonalakte ab. Ab Ablage kann jede Person, die entsprechenden Zugriff auf die jeweilige Akte hat, sehen, dass dort ein Gesundheitszeugnis oder eine ärztliche Bescheinigung liegt. Allerdings kann niemand die Vorschau des Dokuments aufrufen und so auch die besonders schützenswerten Gesundheitsdaten einsehen.
Wenn ein Aufruf dieses Dokuments inhaltlich notwendig ist, kann die zuständige Sachbearbeitung sich diese Einsichtsrechte temporär über ein Formular geben. Die Einsicht wird protokolliert.
Formular aufrufen
Um die Einsicht in das Gesundheitszeugnis vorzubereiten, navigieren Sie zu dem Dokument, das eingesehen werden muss. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts, um zum Kontextmenü des Dokuments zu gelangen.
So öffnet sich das Kontextmenü zu dem Dokument. Unter weitere Aktionen findet sich der Menüpunkt "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.
Formular ausfüllen
Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf das Dokument vergeben können.
Zuerst wählen Sie sich selbst aus, wenn Sie Einsicht in das Gesundheitszeugnis oder die ärztliche Bescheinigung benötigen. In unserem Beispiel ist es ein Testuser.
Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Einsichtnahme in Gesundheitszeugnisse und ärztliche Bescheinigungen wählen Sie immer Lesen aus.
Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die Einsichtnahme vergeben werden sollen.
Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden und sollte im Fall der Einsicht möglichst kurz gewählt werden.
Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
Wenn die Berechtigung gesetzt wurde, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
Übersicht der vergebenen Berechtigungen
Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für dieses Dokumnent.
Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.
