Wenn eine beschäftigte Person innerhalb der Universität den Status wechselt (Minijobber*in zu Hilfskraft, Tarifbeschäftigte*r zu Beamt*in), kommt es vor, dass die Berechtigungen einer Sachbearbeitung zu früh enden oder zu spät beginnen (Beispiel: eine Person mit Minijob wird zum 1.9. Hilfskraft, die Hilfskrafteinstellung muss von der zuständigen Sachbearbeitung allerdings schon im August durchgeführt werden).
Diese Anleitung erklärt, wie der gerade noch oder in Zukunft zuständigen Sachbearbeitung temporär Berechtigungen auf die jeweilige ePersonalakte gewährt und die Erteilung auch dokumentiert wird.
Zugriff erteilen muss immer eine Sachbearbeitung, die bereits Zugriff auf die ePersonalakte hat. Sie wählt als Person, der Zugriff gewährt werden muss, den*die Kolleg*in aus, der*die noch oder bereits im Vorgriff Arbeiten an der ePersonalakte durchführen muss. (in unserem Beispiel von oben würde eine Sachbearbeitung für Minijobber*innen die in Zukunft zuständige Kollegin für Hilfskräfte auswählen und temporär berechtigen).
Die Berechtigungen werden nur asynchron erzeugt. Das heißt, dass es im schlechtesten Fall nach der Erteilung der Berechtigungen bis zu einer Stunde dauern kann, bis die Berechtigungen tatsächlich sauber erteilt wurden.
Bitte beachten Sie das, bevor Sie ein Supportticket eröffnen.
Formular aufrufen
Um die Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht gewährt werden soll. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.
Formular ausfüllen
Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
Zuerst wählen Sie aus welche*n Benutzer*in Sie berechtigen wollen. Das ist in diesem Fall der*die Kolleg*in, der*die noch oder bereits im Vorgriff Arbeiten an der jeweiligen Personalakte durchführen muss. In unserem Beispiel ist es ein Testuser.
Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Akteneinsicht von Kolleg*innen in Personalakten wählen Sie immer Schreiben aus.
Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall einer Akteneinsicht von Kolleg*innen ist zwingend Berechtigungen auf Dokumente vererben auszuwählen.
Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die weiter in der Personalakte entstehen. Im Fall einer Akteneinsicht von Kolleg*innen ist die Option Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen anzuhaken.
Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die Akteneinsicht von Kolleg*innen vergeben werden sollen.
Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden. Es ist empfehlenswert ein realistisches Datum in der näheren Zukunft auszuwählen (notfalls kann man erneut temporäre Berechtigungen vergeben).
Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
Übersicht der vergebenen Berechtigungen
Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.
