Diese Anleitung beschreibt die Möglichkeiten, wie eine Aktensicht für Sonderrollen (Berichtswesen im Personalcontrolling, Justitiariat Personalservices undInnenrevision) in benötigte Personalakte gewährt werden kann. Hierfür können sich Angehörige der jeweiligen Rolle selbst (weitere) Berechtigungen auf die notwendigen Akte zuweisen. Diese Zuweisung wird dokumentiert.
erweiterte Berechtigungen Justitiariat Personalservices
Mitglieder des Justitiariats Personalservices besitzen bereits Berechtigungen innerhalb der ePersonalakte. Davon ausgeschlossen sind alle Dokumente im Vorgang 009 Gesundheit. Mithilfe des Workflows können sich Justitiar*innen auch Zugriff auf Dokumente in diesem Vorgang zuweisen.
Formular aufrufen
Um die Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht gewährt werden soll. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.
Formular ausfüllen
Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
Zuerst wählen Sie sich selbst als Benutzer*in aus, da sie sich selbst Berechtigungen erteilen wollen.
Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Einsichtnahme in Personalakten wählen Sie immer Lesen aus.
Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall der erweiterten Einsichtnahme ist zwingend "Berechtigungen auf Dokumente vererben" auszuwählen.
Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die in der Personalakte bis zum Tag der Einsichtsnahme entstehen. Es ist zu empfehlen, diese Einstellung anzuhaken.
Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die erweiterte Akteneinsicht vergeben werden sollen.
Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden.
Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
Übersicht der vergebenen Berechtigungen
Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.
Berechtigungen Personalcontrolling (Berichtswesen)
Mitglieder des Berichtswesens im Personalcontrolling haben dauerhaft lediglich Zugriff auf die Aktenebene der ePersonalakte. Wenn ein Prüffall oder unklare Informationen vorliegen, können sich Revisionäre selbst Zugriff auf die entsprechende Personalakte zuweisen.
Dieser Zugriff umfasst dann Dokumente zu folgenden Personalmaßnahmen:
Ansprüche gegen Dritte, Änderung Beschäftigungsverhältnis (HK), Beschäftigungsverbot, Änderung Beamtenverhältnis, Arbeitsbefreiung, Aufgabenänderung, Aufstockung, Beendigung, Beförderung (Beamt*innen), Beurlaubung (Beamt*innen), Dienstbefreiung, Dienstortverlegung, Dienstunfähigkeit / Teildienstunfähigkeit, Dienstjubiläum, Dienstzeitverlängerung, Elternzeit, Elternzeit in Teilzeit, Einstellung, Ende Lohnfortzahlung, Entfristung, Entsendung / Auslandsaufenthalt, Erwerbsunfähigkeit / Erwerbsminderung, Flexi-Rente, Finanzierungsänderung / Umbuchung, Feststellung, Freistellung, Höhergruppierung / Herabgruppierung, Mutterschutz, Reduzierung, Sabbatjahr, Schwerbehinderung, Seniorprofessur, Sonderurlaub, Teilzeit (Beamt*innen), Übertragung höherwertiger Tätigkeiten, Umsetzung, Verbeamtung auf Lebenszeit, Weiterbeschäftigung, Wiedereingliederung, Wiedereinstellung
Formular aufrufen
Um die erweiterte Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht benötigen. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Im untersten Menüpunkt finden Sie "Akteneinsicht Berichtswesen". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.
Formular ausfüllen
Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
Zuerst wählen Sie sich selbst als Benutzer*in aus, da sie sich selbst Berechtigungen erteilen wollen. Auswählbar sind lediglich die Mitarbeitenden aus dem Berichtswesen des Personalcontrollings.
Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die erweiterte Akteneinsicht vergeben werden sollen.
Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden.
Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
Die Vergabe der Berechtigungen kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Schließen" wegklicken kann.
Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.
Berechtigungen Innenrevision
Mitglieder der Innenrevision haben dauerhaft lediglich Zugriff auf die Aktenebene der ePersonalakte. Wenn ein Prüffall vorliegt, können sich Revisionäre selbst Vollzugriff auf die entsprechende Personalakte zuweisen.
Formular aufrufen
Um die Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht gewährt werden soll. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.
Formular ausfüllen
Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
Zuerst wählen Sie sich selbst als Benutzer*in aus, da sie sich selbst Berechtigungen erteilen wollen.
Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Einsichtnahme in Personalakten wählen Sie immer Lesen aus.
Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall der erweiterten Einsichtnahme ist zwingend "Berechtigungen auf Dokumente vererben" auszuwählen.
Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die in der Personalakte bis zum Tag der Einsichtsnahme entstehen. Es ist zu empfehlen, diese Einstellung anzuhaken.
Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die erweiterte Akteneinsicht vergeben werden sollen.
Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in der Zukunft). Dieses Enddatum kann auch abgeändert werden.
Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
Übersicht der vergebenen Berechtigungen
Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
Vergebene Berechtigungen werden mit Ablauf des Enddatums automatisch entzogen.
Die erteilten Berechtigungen können nicht vor Ablauf des Enddatums entzogen werden.
