Anzeigen von Dokumenten in der ePersonalakte

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Diese Anleitung beschreibt die Funktionen des Dokumentenmanagementsystems (DMS/eAkte) zur Anzeige und Bearbeitung von Dokumenten. Sie erfahren, wie Sie einzelne oder mehrere Dokumente samt Metainformationen, Notizen und Versionen einsehen sowie Dokumenteigenschaften individuell oder gebündelt anpassen können.

Anzeigen von einzelnen Dokumenten

Beim Öffnen einer Akte erkennen Sie anhand farblicher Markierungen, welche Vorgänge Dokumente enthalten:

Farbig hinterlegtes Aktensymbol: Vorgang enthält Dokumente
Grau hinterlegtes Aktensymbol: Keine Dokumente vorhanden

Sie sehen die farbliche Markierung der Vorgänge innerhalb der eAkte.

Wählen Sie den gewünschten Vorgang aus, erscheint eine Liste der zugehörigen Dokumente mit Metainformationen wie Titel, Kategorie oder Maßnahme. Durch Klicken auf den gewünschten Sortier-Reiter, z. B. „Dokumententyp“, können Sie die Liste entsprechend ordnen. Ein Doppelklick kehrt die Sortierreihenfolge um.

Sie sehen die Vorgänge sortiert gemäß dem Reiter Dokumententyp.

Ein Klick auf das leere Feld neben dem Dokumententitel öffnet eine Vorschau des Dokuments. Über das Drei-Punkte-Menü rechts daneben stehen Ihnen weitere Anzeige- und Bearbeitungsoptionen zur Verfügung.

Sie sehen die Vorschau eines Dienstvertrages.

Dokumentendetails, Notizen und Versionen

Über die Schaltfläche Details sehen Sie die Eigenschaften eines Dokuments, etwa Maßnahme, Maßnahmenbeginn oder Betreff.

Ihnen werden die Erweiterten Eigenschaften des Dokuments Dienstvertrag angezeigt.

Im Reiter Notizen können Sie Notizen verfassen, die für alle Benutzer*innen sichtbar sind. Geben Sie den Text in das Feld ein und speichern Sie diesen über den Button Notiz speichern.

Sie sehen, wie Sie eine Notiz erstellen und abspeichern können.

Falls mehrere Versionen eines Dokumentes existieren, zeigt der Reiter Versionen diese an. Die Zahl in Klammern gibt die Anzahl vorhandener Versionen an.

Sie sehen die verschiedenen Versionen des Dokuments angezeigt. In Klammern sehen Sie die Anzahl an Versionen.

Bearbeiten von Eigenschaften

Einzelne Dokumente

Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die Eigenschaften eines Dokuments zu bearbeiten.

Sie sehen, wie Sie die Stiftfunktion anwenden können.

Pflichtfelder sind durch einen roten Stern markiert. Änderungen nehmen Sie durch einen Klick auf das jeweilige Feld vor, z.B. Maßnahmenbeginn(1), und speichern diese mit dem Button Speichern(2).

Sie sehen, wie Sie Änderungen der Eigenschaften vornehmen können.

Mehrere Dokumente gleichzeitig (Smart Modify)

Möchten Sie dieselbe Eigenschaft bei mehreren Dokumenten anpassen, empfiehlt sich die Funktion Smart Modify. Markieren Sie dazu die gewünschten Dokumente über die Kontrollkästchen(1) links und klicken Sie auf Elemente anzeigen(2).

Sie sehen, wie Sie mehrere Dokumente auswählen und anzeigen lassen können.

In der Mehrfachanzeige können Sie zwischen den ausgewählten Dokumenten auf drei Wegen navigieren:

per Mausklick auf das jeweilige Dokument(1)
durch Scrollen und damit einem automatischen Wechsel am Dokumentenende(2)
mit den Pfeiltasten Ihrer Tastatur(3)

Sie sehen die drei Möglichkeiten zwischen Seiten des Dokuments zu wechseln: antippen, scrollen, blättern.

Um Eigenschaften zu bearbeiten, klicken Sie auf Eigenschaften bearbeiten.

Geben Sie die gewünschte Änderung in das entsprechende Feld ein, z.B. Maßnahme(1), und bestätigen mit Speichern(2).

Dokumente als Favoriten markieren

Über das Drei-Punkte-Menü(1) eines Dokuments können Sie es mit der Funktion Zur Liste hinzufügen(2) als Favorit markieren.

Sie sehen, wie Sie zur Favoritenfunktion gelangen.

Sie haben zwei Möglichkeiten: Sie können zum einen eine bestehende Favoritenliste auswählen (Häkchen setzen und Speichern).

Sie sehen, wie Sie zu bestehenden Favoriten hinzufügen oder wie Sie eine neue Favoritenliste erstellen können.

Zum anderen können Sie eine neue Liste erstellen (+ Neue Liste erstellen), benennen und speichern.

Sie sehen, wie Sie eine selbst erstellte Favoritenliste benennen, speichern und zwischen verschiedenen Listen auswählen können.

Ein favorisiertes Dokument erkennen Sie am farbig ausgefüllten Stern. Die Option Zur Liste hinzufügen wird dann durch Listenauswahl anpassen ersetzt. Möchten Sie die Favoritenzuweisung rückgängig machen, entfernen Sie das Häkchen bei der entsprechenden Liste und bestätigen Sie mit Speichern.

Sie sehen, wie Sie Ihre Favoritenlisten verwalten können.

Im Dashboard finden Sie Ihre markierten Dokumente unter Favorisiert oder – falls Sie eine eigene Liste erstellt haben – im Persönlichen Bereich.

Ihre Favoriten werden im Dashboard angezeigt.

Dort sehen Sie unter Favoritenlisten, in welchen Listen sich das Dokument befindet. Bei Auswahl einer Liste wird das entsprechende Dokument angezeigt.

Ihre Favoriten werden im Persönlichen Bereich angezeigt.