BeBPo-Nachrichte bearbeiten/versenden
Eingehende beBPo Nachrichten bearbeiten
Eingegangene beBPo-Nachrichten werden im DMS über das Widget Aufgaben verwaltet.
So erkennen Sie neue Nachrichten:
Auf der Startseite des DMS erscheint eine Zahl in einem blauen Kreis, sobald neue Nachrichten eingegangen sind. Diese Zahl entspricht der Anzahl Ihrer unerledigten Aufgaben und bleibt sichtbar, solange noch offene Aufgaben bestehen. Neue Aufgaben werden zur besseren Erkennbarkeit fett dargestellt. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, wird sie nicht mehr als „neu“ markiert, und die Zahl auf der Startseite reduziert sich entsprechend.
Weitere Informationen zur Verwaltung von Aufgaben finden Sie in der Anleitung Aufgaben erledigen.
Um eine beBPo-Nachricht zu öffnen, klicken Sie einfach auf die gewünschte Nachricht. Nach dem Öffnen wird der Inhalt in einer übersichtlichen Ansicht dargestellt. Auf der linken Seite befinden sich die Metadaten der Nachricht, wie beispielsweise der Absender, das Aktenzeichen und das Eingangsdatum. Auf der rechten Seite werden die zugehörigen Dateien angezeigt,
Bei den beBPo-Nachrichten werden automatisch eine XML-Datei und eine ZIP-Datei mitgesendet. Die ZIP-Datei dient dazu, alle enthaltenen Dateien in einer einzigen Datei zusammenzufassen, ist jedoch für die weitere Bearbeitung nicht relevant. Die XML-Datei enthält strukturierte Informationen, die für den Austausch rechtlicher und verfahrensbezogener Daten im Justizwesen erforderlich sind. Sie ermöglicht beispielsweise die Nachverfolgung von Empfänger, Absender und Anhängen. Derzeit kann diese Datei nicht direkt im DMS geöffnet werden. Um den Inhalt einsehen zu können, muss die Datei zunächst heruntergeladen werden.
Eingehende beBPo Nachrichten weiterleiten
beBPo-Nachrichten können entweder an eine Abteilung oder direkt an eine Person weitergeleitet werden. Wenn die Weiterleitung an eine Abteilung erfolgen soll, muss im Feld Weiterleiten an die Option Abteilung ausgewählt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Nachricht der entsprechenden Abteilung zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung steht.
Folgende Abteilungen müssen für die entsprechenden Bereiche ausgewählt werden:
- Dez. F Klageverfahren
- Dez. P/O Klageverfahren
- Dez. SL Assistenz
Sobald die entsprechende Abteilung ausgewählt wurde, erscheint der Button An Kolleg*in weiterleiten, den Sie anklicken müssen, um die Weiterleitung abzuschließen.
elektronisches Empfangsbekenntnis (EEB)
EEB versenden
Ob für eine beBPo-Nachricht ein elektronisches Empfangsbekenntnis (EEB) erforderlich ist, können Sie in den Metadaten der jeweiligen Nachricht einsehen. Wenn ein EEB erforderlich ist, wird im entsprechenden Metadatenfeld Ja angezeigt. Ist kein EEB erforderlich, erscheint stattdessen ein Bindestrich - .
Um ein EEB zu versenden, klicken Sie auf die XML-Datei der beBPo-Nachricht und wählen anschließend im rechten Menü die Option Empfangsbekenntnis versenden.
Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das EEB entweder annehmen oder ablehnen können. Im Feld Vertreten durch haben Sie die Möglichkeit, sich als Justiziar einzutragen oder das Feld leer zu lassen.
Wenn das elektronische Empfangsbekenntnis (EEB) erfolgreich versendet wurde, erscheint eine Bestätigungsmeldung. Zusätzlich wird der Vorgang in den Notizen der XML-Datei protokolliert.
EEB-Versand-Protokoll einsehen
Um zu überprüfen, ob und wann ein EEB versendet wurde, öffnen Sie die XML-Datei der entsprechenden beBPo-Nachricht. In den Details unter Notizen dieser XML-Datei finden Sie das Protokoll zum Versand des EEB.
Klageakte/Klagevorgang anlegen
Um ein Dokument oder eine beBPo-Nachricht ablegen zu können muss es eine Klageakte und einen Klagevorgang geben. Das Vorgehen beim Anlegen einer Klageakte/eines Klagevorgangs ist identisch mit dem Anlegen einer normalen Akte im DMS.
Weitere Informationen zur Anlage einer Akte/eines Vorgangs finden Sie in der Anleitung Akte anlegen in DMS/eAkte.
beBPo Nachricht in einen Klagevorgang umhängen/Aufgabe abschließen
Wenn Sie eine beBPo-Nachricht in einen Klagevorgang umhängen möchten, öffnen Sie die Nachricht unter Ihren Aufgaben und wählen im Feld Ablegen in Klageakte und Vorgang die entsprechende Klageakte sowie den Klagevorgang aus. Zum Abschluss klicken Sie auf Verteilprozess beenden. Alle Dateien dieser Nachricht werden dann dem ausgewählten Klagevorgang zugeordnet und die Aufgabe abgeschlossen.
Ohne eine im DMS zuvor angelegte Klageakte und ohne einen zuvor angelegten Klagevorgang können beBPo-Nachrichten nicht umgehängt werden.
beBPo-Nachricht-Dateien umbenennen
Wenn Sie eine eingehende beBPo-Nachricht bzw. Dokument umbenennen möchten, können Sie dies über die Eigenschaften des Dokuments tun. Detaillierte Anweisungen finden Sie in der unten verlinkten Anleitung.
Weitere Informationen zur Umbenennung des Betreffs eines Dokuments finden Sie in der Anleitung Metadaten am Dokument bearbeiten .
beBPo-Nachricht mit einem Anhang/Dokument versenden
Um ein einzelnes Dokument über beBPo zu versenden, öffnen Sie zunächst das entsprechende Dokument in der Klageakte. Anschließend klicken Sie rechts auf den Button Rechtssicher versenden, woraufhin sich die beBPo-Versandmaske automatisch öffnet. Nun können Sie die erforderlichen Eingabedaten ausfüllen. Pflichtfelder sind dabei mit einem Stern (*) gekennzeichnet.
Die beBPo Versand-Button befinden sich im rechten BEreich des Dokuments:
Eingabedaten ausfüllen
Wichtig! Verwenden Sie für die Felder ausschließlich die Auswahlmöglichkeiten aus dem Dropdown-Menü und nicht die automatisch vorgeschlagenen Werte der Browser-Autofill-Funktion.
- Absender: Universität Bielefeld
- Aktenzeichen: Wird automatisch beim Versand befüllt.
- Priorität: Nur ausfüllen, wenn das Dokument direkt dem Richter vorgelegt werden soll.
- Empfänger: Tragen Sie den Empfänger ein oder nutzen Sie das Filtersymbol zur Suche nach Name, Straße oder Ort.
- Sachgebiet: Wählen Sie das entsprechende Sachgebiet aus.
- Verfahrensgegenstand: Geben Sie den passenden Verfahrensgegenstand an.
- Dokumentklasse: Wählen Sie die zutreffende Dokumentklasse aus der Liste.
- Bestandteil: Wählen Sie den entsprechenden Bestandteil aus der Liste.
Unter den Erweiterten Eigenschaften haben Sie die Möglichkeit, weitere am Verfahren beteiligte Personen oder eine Kanzlei anzugeben. Sobald alle erforderlichen Angaben gemacht wurden, schließen Sie den Versand ab, indem Sie auf Dokument übermitteln klicken. Ihr Dokument wird nun sicher über beBPo versendet.
beBPo-Nachricht mit mehreren Anhängen/Dokumenten versenden
Wenn Sie eine beBPo-Nachricht mit mehreren Anhängen bzw. Dokumenten versenden möchten, müssen Sie zunächst das entsprechende Dokument in der Klageakte auswählen und anschließend auf den Button Für ERV vormerken klicken. Anschließend wird eine Meldung angezeigt "Das Dokument mit dem Titel ... und der ID .. wurde erfolgreich hinzugefügt". Dies wiederholen Sie für jedes weitere Dokument, das Sie versenden möchten. Beim letzten Dokument, das Sie versenden wollen, klicken Sie jedoch nicht auf Für ERV vormerken, sondern auf Rechtssicher versenden. Danach öffnet sich die Versandmaske, wie sie auch beim Versand einer beBPo-Nachricht mit nur einem Anhang/Dokument erscheint. In der Versandmaske werden alle ausgewählten Dokumente aufgeführt. Über das Minus-Symbol können Sie Anhänge oder Dokumente wieder aus der beBPo-Nachricht entfernen.
beBPo-Nachricht mit einem Sammel-PDF versenden
Um mehrere Dokumente als ein einziges PDF-Dokument per beBPo zu versenden, müssen Sie zunächst die Funktion „Als PDF zusammenführen“ nutzen, um die einzelnen Dokumente zu einem Gesamt-PDF zu kombinieren. Nachdem die Zusammenführung abgeschlossen ist, erhalten Sie das erstellte PDF per E-Mail. Anschließend laden Sie das Gesamt-PDF in die entsprechende Klageakte hoch und versenden es über die Funktion „Rechtssicher versenden“. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle Dokumente korrekt und rechtssicher übermittelt werden.
Weitere Informationen zur Anlage einer Akte/eines Vorgangs finden Sie in der Anleitung PDF zusammenführen in DMS/eAkte.
Weitere Informationen zur Anlage einer Akte/eines Vorgangs finden Sie in der Anleitung Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte.
beBPo-Nachricht Versandprotokoll einsehen
Das Versandprotokoll eines Dokuments finden Sie in den Notizen des Dokuments. Wie Sie zu den Notizen eines Dokuments gelangen, wurde bereits im Abschnitt EEB-Versand-Protokoll einsehen beschrieben.