Ihren persönlichen Bereich erreichen Sie über die Kachel Persönlicher Bereich auf der Startseite.
Hier können Sie innerhalb der jeweiligen Reiter Ihre gespeicherten Suchvorgänge, Favoriten, gespeicherten Ablagevorlagen und beobachteten Elemente verwalten. Dieser Bereich soll Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.
Gespeicherte Suchvorgänge
Gespeicherte Suchvorlagen anzeigen
Ihre gespeicherten Suchvorlagen finden Sie dann unter dem Reiter Gespeicherte Suchvorgänge.
Gespeicherte Suchvorlagen löschen
Wenn Sie eine gespeicherte Suchvorlage nicht mehr benötigen, können Sie diese über die drei Punkte wieder aus Ihrem persönlichen Bereich entfernen, in dem Sie im Kontextmenü auf Löschen klicken.
Suchkriterien eines Suchvorgangs anzeigen lassen
Über das folgende Symbol können Sie sich Ihre Suchkriterien anzeigen lassen, die Sie ursprünglich für die Suche, die Sie gespeichert haben, verwendet haben.
Über das Drei-Punkte-Menü neben einer gespeicherten Suchvorlage können Sie sich den Link zu Ihrer Suchvorlage in die Zwischenablage kopieren. Sie haben So die Möglichkeit Suchvorlagen mit Ihren Kolleg*innen zu teilen. Ein Klick auf den Link in einer Mail an Ihre Kolleg*innen führt diese in die schon vorausgefüllte Suchmaske. Dort können diese sich ihrerseits die Vorlage abspeichern.
Favoritenliste
Favoriten anzeigen
Wenn Sie im Reiter Favoritenliste auf Favoriten klicken, erhalten Sie im rechten Teil des Bildschirms eine Auflistung Ihrer gespeicherten Favoriten.
Widget "Favorisiert"
Sie haben die Möglichkeit, sich Ihre Favoriten auf dem Dashboard anzeigen zu lassen. Hierzu verwenden Sie das Widget Favorisiert. Es werden jedoch nur die Favoriten angezeigt, die in der Liste "Favoriten" hinterlegt wurden.
Sollte das Widget noch nicht auf dem Dashboard vorhanden sein, wechseln Sie zum Dashboard und klicken Sie oben rechts auf + Widget hinzufügen. Dort wählen Sie in der aufgeklappten Liste das Widget Favorisiert und klicken auf hinzufügen. Das Widget befindet sich nun auf Ihrem Dashboard.
Favoriten strukturieren
Sie haben die Möglichkeit Ihre Favoriten über sogenannte Listen zu strukturieren.
Klicken Sie hierfür auf die drei Punkte neben einem Favorit, um einzelne Favoriten verschiedenen Listen zuordnen. Über den Punkt Listenauswahl anpassen im Kontextmenü können Sie festlegen, ob Ihre Favoriten zukünftig unter dem Ordner Favoriten oder in einem von Ihnen selbst betitelten Ordner zu finden sind.
Über den Punkt + Neue Liste erstellen können Sie eine neue individuelle Liste erstellen.
Alternativ können Sie auch weiter Favoritenlisten im persönlichen Bereich unter dem Reiter Favoritenliste erstellen. Klicken Sie hierzu einfach auf das Plus-Symbol.
Favoritenliste filtern
Wenn Sie mehrere Favoritenlisten besitzen, können Sie diese über das Symbol der drei Streifen, die sich nach unten hin verjüngen, filtern.
Favoritenliste leeren
Über die drei Punkte rechts von der Favoritenliste können Sie mit dem Kontextmenüpunkt Leeren alle gewählten Favoriten aus Ihrem persönlichen Bereich löschen.
Gespeicherte Ablagevorlagen
Wenn Sie häufig ähnliche Dokumente ablegen, können Sie die Ablage in Form einer vorausgefüllte Metadaten Vorlage speichern. Somit müssen Sie bestimmte Metadaten bei gleichartiger Dokumentablage nicht erneut ausfüllen.
Ablagevorlage erstellen und speichern
Bevor Sie ein Dokument im DMS ablegen, können Sie die eingegebenen Metadaten speichern.
Wenn Sie die Metadaten für Ihre Vorlage ausgefüllt haben, klicken Sie auf den Stern und geben Sie einen Titel für die Vorlage ein. Um die Vorlage zu speichern, müssen Sie das Feld Titel ausfüllen und auf Erstellen klicken.
Bei der Erstellung einer Ablagevorlage müssen nicht alle Metadaten ausgefüllt sein!
Nun wird die Vorlage unter dem Reiter Gespeicherte Ablagevorlagen aufgeführt und kann verwendet werden.
Ablagevorlage umbenennen
Wenn Sie den Titel einer erstellten Ablagevorlage ändern möchten, klicken Sie auf die drei Punkte rechts von der Vorlage und anschließend im Kontextmenü auf Umbenennen. Geben Sie nun einen neuen Titel ein und klicken Sie auf Umbenennen.
Ablagevorlage bearbeiten
Eine vorhandene Ablagevorlage können Sie nur bearbeiten, indem Sie diese in Bearbeitung nehmen und unter einem neuen Namen abspeichern. Alternativ können Sie die Ablagevorlage auch löschen und eine neue erstellen.
Ablagevorlage löschen
Um eine Ablagevorlage zu löschen, klicken Sie auf die drei Punkte rechts der jeweiligen Ablagevorlage. Wählen Sie anschließend im Kontextmenü Löschen aus. Bestätigen Sie das Löschen mit dem Klick auf Vorlage Löschen, um die Ablagevorlage endgültig zu löschen.
Ablagevorlage filtern
Wenn Sie mehrere Ablagevorlagen in Ihren gespeicherten Ablagevorlagen besitzen, können Sie diese über das Symbol der drei Streifen, die sich nach unten hin verjüngen, filtern.
Beobachtete Elemente
Akten/Dokumente beobachten
Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, verschiedene Akten/Dokumente zu „beobachten“, z.B. um über Änderungen schneller informiert zu werden.
Klicken Sie dazu bei der entsprechenden Akte bzw. bei dem entsprechenden Dokument rechts auf die drei Punkte und wählen Sie Beobachten. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie auswählen können, bei welchen Ereignissen Sie gerne eine Meldung erhalten würden. Wählen Sie die benötigten aus und klicken Sie anschließend unten auf Speichern.
Die Akte/das Dokument finden Sie anschließend in Ihrem persönlichen Bereich unter Beobachtete Elemente.
Widget Beobachtet
Die Akten und Dokumente, die Sie beobachten, können Sie sich auf dem Dashboard mittels des Widgets Beobachtet anzeigen lassen.
Beobachtungseinstellung ändern
Über die drei Punkte rechts vom beobachteten Element können Sie im Kontextmenü die Beobachtungseinstellungen ändern.
Klicken Sie dafür im Menü auf den Punkt Beobachtungseinstellungen ändern und wählen Sie im neu erschienenen Fenster aus, über welche Ereignisse Sie informiert werden möchten. Nach der Auswahl klicken sie unten auf Speichern.
