FAQs ePersonalakte

Aktenschluss

Können nach Aktenschluss (z.d.A.-verfügt) Dokumente in die ePersonalakte hochgeladen werden?

Nein, sobald die Akte manuell von der Sachbearbeitung als z.d.A.-verfügt gekennzeichnet wird (das entsprechende Metadatenfeld auf dem virtuellen Aktendeckel wird auf ‚Ja‘ gesetzt), ist lediglich ein lesender Zugriff auf die Akte möglich. Ab diesem Zeitpunkt tritt die festgelegte Aufbewahrungsfrist gemäß den gesetzlichen Vorgaben in Kraft, wobei das Metadatenfeld ‚Aussonderungsdatum‘ an der Akte das Datum für die Überstellung an das Universitätsarchiv anzeigt. Änderungen an den Dokumenten innerhalb der Akte können dann nicht mehr vorgenommen werden.

Wie gehe ich mit Bescheinigungen nach Aktenschluss um?

Bescheinigungen, die im Rahmen der Beschäftigungszeit erstellt werden, können nach Aktenschluss nicht mehr in dieser abgelegt werden. In einem solchen Fall ist eine Notiz zur Akte zu erstellen, die dokumentiert, dass die entsprechende Bescheinigung ausgestellt wurde.

Kann ich die Akte wieder öffnen?

Sollte es erforderlich sein, ein Schriftstück in die bereits geschlossene Akte abzulegen, oder kehrt die betreffende Person vor der Aussonderung an die Universität zurück, kann die Akte über den virtuellen Aktendeckel wieder geöffnet werden. Hierzu ist das Metadatenfeld ‚z.d.A.‘ auf ‚Nein‘ zu setzen. Nach dem Speichern dieser Änderung wird das festgelegte Aussonderungsdatum entfernt, und die Akte kann wieder bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass, sobald das Metadatenfeld ‚z.d.A.‘ erneut auf ‚Ja‘ gesetzt wird, die Aufbewahrungsfrist erneut von vorne beginnt.

Widgets Favorisiert, Beobachtet & Zuletzt bearbeitet

Warum sehe ich meine favorisierten, beobachteten oder zuletzt bearbeiteten Elemente nicht in den entsprechenden Widgets auf dem Dashboard?

Für die ePersonalakte wurde aus Sicherheits- und Datenschutzgründen ein separates Repository (Datenspeicherort) eingerichtet. Daher ist es derzeit nicht möglich, Ihre favorisierten, beobachteten oder zuletzt beobachteten Elemente in diese Widgets zu integrieren, da diese lediglich mit einem Repository verknüpft werden können. Aktuell erfolgt die Verknüpfung über das Standard-Repository des Dokumentenmanagementsystems (DMS).

Gibt es eine Alternative, um meine markierten Elemente auch in der ePA zu sehen?

Ja, Sie können über das Widget Persönlicher Bereich auf Ihre Favoritenlisten und Beobachteten Element zugreifen. Dafür springen Sie in das Widget ab und klicken bei Persönlicher Bereich in P auf den Dropdown-Pfeil und wählen Personalakte aus. Für Zuletzt bearbeitet gibt es leider noch keine Alternative.