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In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie eine neue Version eines Dokuments hochladen können und welche Unterschiede dabei zwischen der Allgemeinen Dateiablage und den restlichen Bereichen im DMS zu beachten sind.
Neue Version ablegen bzw. ein Dokument ersetzen
Grundsätzlich ist es vorgesehen, dass Dokumente, die bereits im Dokumentenmanagementsystem abgelegt wurden, auch aus diesem heraus bearbeitet werden sollen. In manchen Fällen kommt es dennoch dazu, dass eine neue Version eines solchen Dokuments außerhalb des DMS entsteht und im Nachgang als neue Version abgelegt werden muss.
Ersetzen in der allgemeinen Dateiablage
Die allgemeine Dateiablage befindet sich im letzten Bereich des Aktenplans, beginnend mit der Nummer 40.
Ersetzen im Dokument
Wenn Sie eine neue Version eines vorhandenen Dokuments ablegen möchten, müssen Sie es zuerst in Bearbeitung nehmen.
Sobald sich das Dokument in Bearbeitung befindet, erscheint in der seitlichen Leiste rechts das Ersetzen-Icon in Form eines nach oben gerichteten Pfeils.
Wenn Sie auf das Ersetzen-Icon klicken, öffnet sich der Smart Explorer Ihres Rechners und Sie können die gewünschte Datei auswählen.
Im nächsten Schritt öffnet sich die Ablagemaske und Sie können nun das Dokument abspeichern.
Im letzten Schritt müssen Sie die Bearbeitung abschließen, um das Dokument wieder freizugeben.
Ersetzen in einer Listenansicht
Sie haben die Möglichkeit ein Dokument auch direkt in der Listenansicht zu ersetzen. Dafür müssen Sie über die drei Punkt rechts neben dem Dokument das Kontextmenü aufrufen. Darüber können Sie das Dokument in Bearbeitung nehmen.
Sie können nun erneut über die drei Punkte das Kontextmenü öffnen und auf das jetzt angezeigte Ersetzen-Icon klicken. Fahren Sie anschließend wie oben beschrieben fort.
Alternativ haben Sie die Möglichkeit, das gewünschte Dokument per Rechtsklick von seinem Speicherort auf Ihrem Rechner auszuwählen und es per Drag-and-Drop direkt auf das entsprechende Dokument im DMS zu ziehen, um es zu ersetzen.
Bitte beachten Sie, das im zweiten Fall keine Ablagemaske erscheint; das Dokument wird direkt aktualisiert.
Zuletzt müssen Sie auch hier die Bearbeitung abschließen, um das Dokument wieder freizugeben. Dafür gehen Sie wieder über die drei Punkte ins Kontextmenü und wählen den entsprechenden Schritt aus.
Solange das Dokument in Bearbeitung ist, kann außer Ihnen niemand das Dokument über die Ersetzen-Funktion aktualisieren. Dies verhindert, dass ein ggf. veralteter Stand einen aktuellen überschreibt.
Ersetzen in anderen Bereichen des DMS
In den übrigen Bereichen des DMS kann analog zur allgemeinen Dateiablage verfahren werden. Zusätzlich besteht hier jedoch die Möglichkeit, eine neue Version eines Dokuments abzulegen, ohne dieses zuvor in Bearbeitung zu nehmen.
Dies birgt zwei Risiken: Zum einen kann es durch unkoordinierte Ablage zwischen Kolleg*innen zu konkurrierenden oder veralteten Versionsständen kommen. Zum anderen besteht die Gefahr, dass ein Dokument versehentlich einem falschen Eintrag zugeordnet und dadurch überschrieben wird. Dieses Risiko ist insbesondere in der Listenansicht erhöht.
Das DMS verhindert die Erstellung einer neuen Version nur in zwei Fällen:
- 1. Wenn sich die Dateiendung des Dokuments unterscheidet.
- 2. Wenn am Dokument keine Änderungen vorgenommen wurden und eine neue Version somit entbehrlich ist.
