In dieser Anleitung wird beschrieben, welche Möglichkeiten das Dokumentenmanagementsystem bietet, um eine Akte, einen Vorgang oder ein Dokument zu teilen.
Link in Zwischenablage kopieren
Sollten Sie Kolleg*innen eine Akte, einen Vorgang oder ein Dokument zur Durchsicht oder Bearbeitung zukommen lassen wollen, gibt es dafür unterschiedlich Möglichkeiten. Eine Möglichkeit davon ist das Teilen von Links.
Bitte vermeiden Sie das Teilen eines URL-Links, den Sie aus der Adresszeile des Browsers kopiert haben. Dies kann zu Fehlern führen.
Akten und Vorgänge
Wenn Sie über eine Betreffseinheit des Aktenplans abspringen, landen Sie in einem Listenergebnis. Sie können im nächsten Schritt über die drei Punkte rechts von der gewünschten Akte das Icon mit dem Klemmbrett und der Büroklammer klicken und dadurch einen Link in die Zwischenablage kopieren. Diesen können Sie dann z. Bsp. in eine E-Mail einfügen.
Wenn Sie bereits innerhalb einer Akte sind, finden Sie das Link-Icon in der Akte rechts oben an erster Stelle(1) unter Ihrem Profil-Icon.
Bitte achten Sie in diesem Fall darauf, dass Sie sich in der Akte und nicht in einem Suchergebnis befinden. Das erkennen Sie unter anderem daran, dass Ihnen im linken Menü die Aktenstruktur(2) angeboten wird. Befinden Sie sich hingegen in einem Suchergebnis, können Sie im linken Menü entsprechend selbiges aufklappen und weiter verfeinern.
Weitere Informationen zur allgemeinen Suche finden Sie in der Anleitung Suche in DMS/eAkte.
Selbiges Vorgehen können Sie auch innerhalb eines Vorganges anwenden.
Dokumente
Wenn Sie ein Dokument teilen möchten und sich innerhalb eines Vorgangs befinden, klicken Sie wieder auf die drei Punkte. Hier müssen Sie jedoch im ersten Schritt das Teilen-Icon(1) wählen, welches Ihnen zum einen die Möglichkeit bietet, den Link auf das Dokument in die Zwischenablage zu kopieren(2). Zum anderen können Sie auch direkt das Teilen-Icon auswählen(3).
Sollten Sie das Teilen-Icon klicken, öffnet sich die Option, den Link auf das Dokument in einer für generierten E-Mail zu erstellen.
Sobald Sie auf Link senden geklickt haben, wird eine E-Mail damit heruntergeladen(1). Über den Schliessen-Button(2) unten links kehren Sie zu Ihrem vorherigen Bereich zurück. Mit dem Erneut erstellen-Button(3) unten rechts können Sie die Aktion nochmals ausführen.
Die generierte E-Mail hat einen Standardtext, den Sie anpassen können.
Mehrere Dokumente teilen
Wenn Sie mehrere Dokumente eines Vorgangs teilen möchten, setzen Sie dafür einen Haken bei den entsprechenden Dokumenten in der linken Leiste(1) mit den Klickfeldern. Sobald Sie das erste Dokument gewählt haben, erscheinen oberhalb der Auflistung mehrere Buttons(2). Klicken Sie auf den Button mit den drei Punkten und wählen Sie wieder das Teilen-Icon(3). Das weitere Vorgehen entspricht dem oben Beschriebenen.
