Quelltext der Seite Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte

[[category:Anleitung]][[category:Dokumentvorlagen]][[category:Xential]][[category:Drittmittelakte]][[category:Projektmanagement]]{{AnleitungAbsatz
|Im Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte können Dokumente Mithilfe von Vorlagen erstellt werden. Vorlagen werden eingesetzt, wenn Dokumente eines bestimmten [[Dokumenttyp|Dokumenttyps]] immer nach einem bestimmten Muster erstellt werden. Die Dokumente erhalten so ein gleiches Erscheinungsbild und es ist sichergestellt, dass erforderliche Informationen oder [[Metadaten]] im fertigen Dokument vorhanden sind.
}}
{{Verweis
|Informationen zur Anmeldung und weitere Hilfestellungen zum DMS finden Sie im [https://uni-bielefeld.de/intern/dms/ Beschäftigtenportal] oder in der Anleitung [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte]].
}}

== Vorlage abrufen ==

{{AnleitungAbsatz
|Die Vorlage kann je nach Prozess an verschiedenen Stellen abgerufen werden. Unter [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte#Hinweise zu spezifischen Dokumentvorlagen|Hinweise zu spezifischen Dokumentvorlagen]] finden sich spezifische Hinweise zu den einzelnen Prozessen, z.B. den Projektvorlagen oder der Drittmittelanzeige.

Allgemein werden Vorlagen entweder direkt an einem ([[Teilvorgang|Teil]]-)[[Vorgang]] über das Kontextmenü (Menüpunkt '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''') oder über die Kachel '''Neuen Vorgang starten''' (zu finden unter der Kachel '''Prozesse''' auf der Startseite) abgerufen.
}}

=== Dokumentvorlagen ausfüllen ===

{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Xential neues Dokument.png|Es wird die Eingabemaske des Xential-Formularmanagers gezeigt. In der linken Hälfte wird ein nicht ausgefülltes Formular gezeigt, die Eingabefelder werden blau hervorgehoben. In der rechten Bildhälfte werden die Projektgrunddaten abgefragt. Projekt ist ausgewählt. Außerdem soll ein Themenfeld bestimmt werden.
|Das Vorlagenmanagementtool '''Xential''' leitet Sie durch die Erstellung des [[Dokumente|Dokuments]]. Auf der linken Seite der Ansicht sehen Sie eine Vorschau des Dokuments. Auf der rechten Seite können Sie die Eintragungen vornehmen. Die Vorschau aktualisiert sich automatisch, wenn Sie Eintragungen vornehmen.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Das Vorlagenmanagementtool hat die Eintragungen in mehrere Seiten gegliedert (zu finden über der Schaltfläche '''Erstellen'''). Die Seite, auf der Sie sich befinden, ist mit einer blauen Farbe hinterlegt. Rot hinterlegte Seitenzahlen bedeuten, dass auf diesen Seiten mindestens ein nicht gefülltes Pflichtfeld zu finden ist. Pflichtfelder sind an einem roten Balken auf ihrer linken Seite erkennbar.

Haben Sie alle (Pflicht-)Felder gefüllt, können Sie das Dokument über die Schaltfläche '''Erstellen''' generieren. Das Dokument wird in der entsprechenden Akte abgelegt und das Vorlagenmanagementtool schließt sich.}}
{{Information|Einige Vorlagen enthalten bedingte Abfragen, d.h. manche Eingabefelder erscheinen nur dann, wenn vorher eine bestimmte Eingabe erfolgt.
}}

==== Daten hinzufügen ====

{{AnleitungScreenshot|Xential beteiligte Personen und Einrichtungen.png|Es wird ein ausgeklapptes Menü Projektleitung gezeigt: In eine Suchzeile darunter soll ein Personenname eingegeben werden.
|(z.B. Personen, Fachgebiete oder Einrichtungen)

In manchen Vorlagen werden Sie beispielsweise gebeten, beteiligte Personen oder Einrichtungen zu benennen. Dafür stellt '''Xential''' eine Liste mit Ergebnissen zur Verfügung. Gibt es mehr als 20 mögliche Ergebnisse, so bietet Ihnen '''Xential''' die Möglichkeit der Suche an. Dies kann, wie im Beispiel gezeigt, die Leitung eines Projektes sein.
}}
{{AnleitungAbsatz|Geben Sie dafür mindestens ein Zeichen in das Suchfeld ein und klicken Sie am Ende der Liste auf das '''Fernglas-Symbol Suchen'''. Je mehr Zeichen Sie eingeben, desto genauer wird die Ergebnisliste. Anschließend können Sie das entsprechende Ergebnis auswählen und es wird in die Vorlage übertragen.
}}

==== Fragengruppen ====

{{AnleitungAbsatz
|In manchen Vorlagen, wie z.B. dem Projektsteckbrief oder dem Abschlussbericht finden sich so genannte '''Fragengruppenelemente'''. Diese werden verwendet, wenn keine, eine oder mehrere Eingaben möglich sind, wie z.B. bei Projektmeilensteinen. Über das '''Plus'''-Symbol kann eine neue Fragengruppe hinzugefügt und über das '''X'''-Symbol können Fragengruppen gelöscht werden.
}}

== Erneute Bearbeitung einer Dokumentvorlage ==

{{AnleitungAbsatz
|Möchten Sie eine Vorlage erneut bearbeiten, tun Sie dies nicht in '''Xential''' sondern nutzen die standardmäßig vorhandene Bearbeitungsfunktion des DMS.
}}
{{Verweis
|Die Anleitung zur Bearbeitung von Dokumenten finden Sie im Kapitel: [[Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte]].
}}

== Hinweise zu spezifischen Dokumentvorlagen ==

{{AnleitungAbsatz
|In diesem Kapitel finden Sie Hinweise zu spezifischen Dokumentvorlagen, z.B. welche Vorlagen Sie im System finden oder wo diese abgerufen werden können.
}}

=== Projektmanagement ===

{{AnleitungScreenshot|Xential ein Dokument nach Vorlage erstellen.png|Im Menü zum Teilvorgang ist der unterste Punkt Ein Dokument nach Vorlage erstellen mit einer roten Markierung hervorgehoben.
|Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlage zur Verfügung. Dazu gehören diese Vorlagen:
* Projektsteckbrief
*: Der Projektsteckbrief kann, [[#Vorlage abrufen|wie weiter oben beschrieben]], über die Kachel '''Prozesse starten''' abgerufen werden.
* Projektkalkulation
* Einführung neuer IT-Systeme
* Bewertung Finanzcontrolling (nur für das Finanzcontrolling relevant)
* Statusbericht
* Projektabschlussbericht

Alle weiteren Vorlagen können über diesen Weg abgerufen werden:

Um eine Vorlage abrufen zu können, navigieren Sie zunächst zum Projektvorgang. Klicken Sie nun neben dem Teilvorgang '''Steuerungsdokumente''' auf die drei Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort '''Ein Dokument nach Vorlage erstellen''' aus.
}}
{{AnleitungScreenshot|Xential eine Vorlage auswählen.png|Unter der Überschrift Projektportfolio managen wird eine Liste von Dokumentvorlagen gezeigt (Projektsteckbrief, Einführung neuer IT-Systeme, Bewertung Finanzcontrolling, Projektkalkulation, Statusbericht und Projektabschlussbericht). Statusbericht ist ausgewählt. Als Kategorie zur Ablage kann hier nur Projektdokument ausgewählt werden.
|Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie aus den für diesen Bereich verfügbaren Vorlagen auswählen können. Klicken Sie auf '''Projektportfolio managen''' und wählen Sie anschließend die benötigte Vorlage aus. Unter '''Kategorie zur Ablage auswählen''' wählen Sie '''Projektdokument''' aus und klicken Sie anschließend auf '''Erstellen''':
}}
{{AnleitungAbsatz
|Es öffnet sich das Vorlagenmanagementtool '''Xential''' in einem neuen Fenster.
}}

=== Drittmittelakte ===

{{AnleitungAbsatz
|Die Vorlage '''Drittmittelanzeige''' rufen Sie entweder direkt über den Vorgang zur Drittmittelakte ab (sofern bereits ein Vorgang angelegt wurde), oder über die Kachel '''Neuen Vorgang starten''' (unter der Kachel '''Prozesse''' auf der Startseite, sofern noch kein Vorgang angelegt wurde).
}}