Quelltext der Seite Anzeigen von Dokumenten in der ePersonalakte

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]] Diese Anleitung beschreibt die Funktionen des Dokumentenmanagementsystems (DMS/eAkte) zur Anzeige und Bearbeitung von Dokumenten. Sie erfahren, wie Sie einzelne oder mehrere Dokumente samt Metainformationen, Notizen und Versionen einsehen sowie Dokumenteigenschaften individuell oder gebündelt anpassen können.

== Anzeigen von einzelnen Dokumenten ==

{{AnleitungScreenshot
|Screenshot_1_Farbliche_Hinterlegung.png|Sie sehen die farbliche Markierung der Vorgänge innerhalb der eAkte.|Beim Öffnen einer Akte erkennen Sie anhand farblicher Markierungen, welche Vorgänge Dokumente enthalten:
*<b>Farbig hinterlegtes Aktensymbol</b>: Vorgang enthält Dokumente
*<b>Grau hinterlegtes Aktensymbol</b>: Keine Dokumente vorhanden
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Screenshot 2 Sortierung.png|Sie sehen die Vorgänge sortiert gemäß dem Reiter Dokumententyp.|Wählen Sie den gewünschten Vorgang aus, erscheint eine Liste der zugehörigen Dokumente mit Metainformationen wie Titel, Kategorie oder Maßnahme. Durch Klicken auf den gewünschten Sortier-Reiter, z. B. „Dokumententyp“, können Sie die Liste entsprechend ordnen. Ein Doppelklick kehrt die Sortierreihenfolge um.
}}
{{AnleitungScreenshot
|Screenshot 3 Vorschau.png|Sie sehen die Vorschau eines Dienstvertrages.|Ein Klick auf das leere Feld neben dem Dokumententitel öffnet eine Vorschau des Dokuments. Über das Drei-Punkte-Menü rechts daneben stehen Ihnen weitere Anzeige- und Bearbeitungsoptionen zur Verfügung. 
}}

== Dokumentendetails, Notizen und Versionen ==

{{AnleitungScreenshot
|Screenshot 4 Details zum Dokument.png|Ihnen werden die Erweiterten Eigenschaften des Dokuments Dienstvertrag angezeigt.|Über die Schaltfläche <b>Details</b> sehen Sie die Eigenschaften eines Dokuments, etwa Maßnahme, Maßnahmenbeginn oder Betreff. 
}}
{{AnleitungScreenshot
|Screenshot 5 Notizen.png|Sie sehen, wie Sie eine Notiz erstellen und abspeichern können.|Im Reiter <b>Notizen</b> können Sie Notizen verfassen, die für alle Benutzer*innen sichtbar sind. Geben Sie den Text in das Feld ein und speichern Sie diesen über den Button <b>Notiz speichern</b>. 
}}
{{AnleitungScreenshot
|Screenshot 6 Versionen.png|Sie sehen die verschiedenen Versionen des Dokuments angezeigt. In Klammern sehen Sie die Anzahl an Versionen.|Falls mehrere Versionen eines Dokumentes existieren, zeigt der Reiter <b>Versionen</b> diese an. Die Zahl in Klammern gibt die Anzahl vorhandener Versionen an.
}}

== Bearbeiten von Eigenschaften ==

=== Einzelne Dokumente ===
{{AnleitungScreenshot
|Screenshot 7 Stiftfunktion.png|Sie sehen, wie Sie die Stiftfunktion anwenden können.|Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die Eigenschaften eines Dokuments zu bearbeiten.  
}}
{{AnleitungScreenshot
|Screenshot 8 Eigenschaften ändern.png|Sie sehen, wie Sie Änderungen der Eigenschaften vornehmen können.|Pflichtfelder sind durch einen roten Stern markiert. Änderungen nehmen Sie durch einen Klick auf das jeweilige Feld vor, z.B. Maßnahmenbeginn(1), und speichern diese mit dem Button <b>Speichern</b>(2).
}}

=== Mehrere Dokumente gleichzeitig (Smart Modify) ===
{{AnleitungScreenshot
|Screenshot 9 Mehrfachauswahl.png|Sie sehen, wie Sie mehrere Dokumente auswählen und anzeigen lassen können.|Möchten Sie dieselbe Eigenschaft bei mehreren Dokumenten anpassen, empfiehlt sich die Funktion <b>Smart Modify</b>. Markieren Sie dazu die gewünschten Dokumente über die Kontrollkästchen(1) links und klicken Sie auf <b>Elemente anzeigen</b>(2).   
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Screenshot 10 Mehrfachanzeige.png|Sie sehen die drei Möglichkeiten zwischen Seiten des Dokuments zu wechseln: antippen, scrollen, blättern.|In der Mehrfachanzeige können Sie zwischen den ausgewählten Dokumenten auf drei Wegen navigieren:
*per Mausklick auf das jeweilige Dokument(1)
*durch Scrollen und damit einem automatischen Wechsel am Dokumentenende(2)
*mit den Pfeiltasten Ihrer Tastatur(3)
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Screenshot 11 Smart Modify.png|Ihnen wird das Smart Modify angezeigt.|Um Eigenschaften zu bearbeiten, klicken Sie auf <b>Eigenschaften bearbeiten</b>.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Screenshot 12 Eigenschaften meherere Dokumente.png|Ihnen wird das Smart Modify angezeigt.|Geben Sie die gewünschte Änderung in das entsprechende Feld ein, z.B. Maßnahme(1), und bestätigen mit <b>Speichern</b>(2).
}}

== Dokumente als Favoriten markieren ==
{{AnleitungScreenshot
|Screenshot 13 Favoritenfunktion.png|Sie sehen, wie Sie zur Favoritenfunktion gelangen.|Über das Drei-Punkte-Menü(1) eines Dokuments können Sie es mit der Funktion <b>Zur Liste hinzufügen</b>(2) als Favorit markieren. 
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Screenshot 14 Favoriten einfach.png|Sie sehen, wie Sie zu bestehenden Favoriten hinzufügen oder wie Sie eine neue Favoritenliste erstellen können.|Sie haben zwei Möglichkeiten:
Sie können zum einen eine bestehende Favoritenliste auswählen (Häkchen setzen und <b>Speichern</b>).
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Screenshot 15 Favoriten mehrfach.png|Sie sehen, wie Sie eine selbst erstellte Favoritenliste benennen, speichern und zwischen verschiedenen Listen auswählen können.|Zum anderen können Sie eine neue Liste erstellen (<b>+ Neue Liste erstellen</b>), benennen und speichern.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Screenshot 16 Favoriten verwalten.png|Sie sehen, wie Sie Ihre Favoritenlisten verwalten können.|Ein favorisiertes Dokument erkennen Sie am farbig ausgefüllten Stern. Die Option <b>Zur Liste hinzufügen</b> wird dann durch <b>Listenauswahl anpassen</b> ersetzt. Möchten Sie die Favoritenzuweisung rückgängig machen, entfernen Sie das Häkchen bei der entsprechenden Liste und bestätigen Sie mit <b>Speichern</b>. 
}}
{{AnleitungScreenshot
|Screenshot 17 Favoriten im Dashboard.png|Ihre Favoriten werden im Dashboard angezeigt.|Im <b>Dashboard</b> finden Sie Ihre markierten Dokumente unter <b>Favorisiert</b> oder – falls Sie eine eigene Liste erstellt haben – im <b>Persönlichen Bereich</b>. 
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Screenshot 18 Favoriten im Persönlichen Bereich.png|Ihre Favoriten werden im Persönlichen Bereich angezeigt.|Dort sehen Sie unter <b>Favoritenlisten</b>, in welchen Listen sich das Dokument befindet. Bei Auswahl einer Liste wird das entsprechende Dokument angezeigt.
}}