Quelltext der Seite Teilen von Akten, Vorgängen und Dokumenten

{{Anleitung}}[[Kategorie:Anleitung]][[category:ePersonalakte]][[category:Basisanleitungen]]
In dieser Anleitung wird beschrieben, welche Möglichkeiten das Dokumentenmanagementsystem bietet, um eine Akte, einen Vorgang oder ein Dokument zu teilen.

== Link in Zwischenablage kopieren ==

Sollten Sie Kolleg*innen eine Akte, einen Vorgang oder ein Dokument zur Durchsicht oder Bearbeitung zukommen lassen wollen, gibt es dafür unterschiedlich Möglichkeiten. Eine Möglichkeit davon ist das Teilen von Links.

{{Hinweis|Bitte vermeiden Sie das Teilen eines URL-Links, den Sie aus der Adresszeile des Browsers kopiert haben. Dies kann zu Fehlern führen.}}

=== Akten und Vorgänge ===

{{AnleitungScreenshotGroß
|Link aus Betreffseinheit.png|Sie sehen das Listenergebnis einer Akte mit dem rot umrandeten Icon für die Zwischenablage eines Links.|Wenn Sie über eine Betreffseinheit des Aktenplans abspringen, landen Sie in einem Listenergebnis. Sie können im nächsten Schritt über die drei Punkte rechts von der gewünschten Akte das Icon mit dem Klemmbrett und der Büroklammer klicken und dadurch einen Link in die Zwischenablage kopieren. Diesen können Sie dann z. Bsp. in eine E-Mail einfügen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Link zur Akte.png|Sie sehen die Vorgänge einer Akte mit dem rot umrandeten Icon für die Zwischenablage eines Links und der rot umrandeten Aktenstruktur.|Wenn Sie bereits innerhalb einer Akte sind, finden Sie das Link-Icon in der Akte rechts oben an erster Stelle(1) unter Ihrem Profil-Icon. 
Bitte achten Sie in diesem Fall darauf, dass Sie sich in der Akte und nicht in einem Suchergebnis befinden. Das erkennen Sie unter anderem daran, dass Ihnen im linken Menü die Aktenstruktur(2) angeboten wird. Befinden Sie sich hingegen in einem Suchergebnis, können Sie im linken Menü entsprechend selbiges aufklappen und weiter verfeinern.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur allgemeinen Suche finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte]].
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Link zum Vorgang.png|Sie sehen das Listenergebnis einer Akte mit dem rot umrandeten Icon für die Zwischenablage eines Links.|Selbiges Vorgehen können Sie auch innerhalb eines Vorganges anwenden.
}}

=== Dokumente ===

{{AnleitungScreenshotGroß
|Link zum Dokument außerhalb.png|Sie sehen die Dokumente eines Vorgangs mit dem rot umrandeten Icon für das Teilen eines Links.|Wenn Sie ein Dokument teilen möchten und sich innerhalb eines Vorgangs befinden, klicken Sie wieder auf die drei Punkte. Hier müssen Sie jedoch im ersten Schritt das Teilen-Icon(1) wählen, welches Ihnen zum einen die Möglichkeit bietet, den Link auf das Dokument in die Zwischenablage zu kopieren(2). Zum anderen können Sie auch direkt das Teilen-Icon auswählen(3).
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Teilen nur Link.png|Sie sehen die Teilenfunktion per Link.|Sollten Sie das Teilen-Icon klicken, öffnet sich die Option, den Link auf das Dokument in einer für generierten E-Mail zu erstellen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Email 2.png|Sie sehen die Weiterleitung der Linkerstellung.|Sobald Sie auf '''Link senden''' geklickt haben, wird eine E-Mail damit heruntergeladen(1). Über den <b>Schliessen-Button(2)</b> unten links kehren Sie zu Ihrem vorherigen Bereich zurück. Mit dem <b>Erneut erstellen-Button(3)</b>  unten rechts können Sie die Aktion nochmals ausführen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Email 2.2.png|Sie sehen die geöffnete E-Mail mit dem Link.|Die generierte E-Mail hat einen Standardtext, den Sie anpassen können.
}}

=== Mehrere Dokumente teilen ===

{{AnleitungScreenshotGroß
|Teilen mehrerer Links.png|Sie sehen die Dokumentenliste eines Vorgangs mit markierten Dokumenten, der markierten Menüleiste und dem Teilen-Icon.|Wenn Sie mehrere Dokumente eines Vorgangs teilen möchten, setzen Sie dafür einen Haken bei den entsprechenden Dokumenten in der linken Leiste(1) mit den Klickfeldern. Sobald Sie das erste Dokument gewählt haben, erscheinen oberhalb der Auflistung mehrere Buttons(2). Klicken Sie auf den Button mit den drei Punkten und wählen Sie wieder das Teilen-Icon(3). Das weitere Vorgehen entspricht dem oben Beschriebenen. 
}}


<!-- DER FOLGENDE TEXT IST FÜR DEN FALL, DASS AUCH DIE OPTION FÜR DAS TEILEN VON DOKUMENTEN ALS ANHANG FREIGEGEBEN IST:
{{AnleitungScreenshotGroß
|Teilen-Funktion.png|Sie sehen die Auswahl zwischen der Link- und Teilenfunktion.|Sollten Sie das Teilen-Icon klicken, werden Sie zu einer weiteren Auswahl weitergeleitet. Sie können hier entscheiden, ob Sie einen Link(2) auf das Dokument senden oder es als Anhang(1) mitschicken wollen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Email 2.png|Sie sehen die Weiterleitung der Linkerstellung.|In beiden Fällen wird eine E-Mail generiert und heruntergeladen(1). Über den <b>Schliessen-Button(2)</b> unten links kehren Sie zu Ihrem vorherigen Bereich zurück. Mit dem <b>Erneut erstellen-Button(3)</b>  unten rechts können Sie die Aktion nochmals ausführen.
}}
{{Anleitung2Screenshots
|Email 1.2.png|Sie sehen die geöffnete E-Mail mit einem Anhang
|generierte E-Mail mit Anhang
|Email 2.2.png|Sie sehen die geöffnete E-Mail mit dem Link
|generierte E-Mail mit Link|
Beide Versionen der generierten E-Mail haben einen Standardtext, den Sie anpassen können. 
}}
{{Hinweis|Bitte nutzen Sie hauptsächlich die Funktion zur Teilung eines Links. Das Teilen von Anhängen ist ausschließlich für Situationen vorgesehen, in denen keine anderen Alternativen bestehen.}}
-->