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Im Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte können Dokumente mithilfe von Vorlagen erstellt werden. Vorlagen werden eingesetzt, wenn Dokumente eines bestimmten Dokumenttyps immer nach einem bestimmten Muster erstellt werden. Die Dokumente erhalten so ein gleiches Erscheinungsbild und es ist sichergestellt, dass erforderliche Informationen oder Metadaten im fertigen Dokument vorhanden sind.
Vorlage abrufen
Die Vorlage kann je nach Prozess an verschiedenen Stellen abgerufen werden. Unter Hinweise zu spezifischen Dokumentvorlagen finden sich spezifische Hinweise zu den einzelnen Prozessen, z.B. den Projektvorlagen oder der Drittmittelanzeige.
Allgemein werden Vorlagen entweder direkt an einem (Teil-)Vorgang über das Kontextmenü (Menüpunkt Ein Dokument nach Vorlage erstellen) oder über die Kachel Neuen Vorgang starten (zu finden unter der Kachel Prozesse auf der Startseite) abgerufen.
Dokumentvorlagen ausfüllen
Das Vorlagenmanagementtool Xential leitet Sie durch die Erstellung des Dokuments. Auf der linken Seite der Ansicht sehen Sie eine Vorschau des Dokuments. Auf der rechten Seite können Sie die Eintragungen vornehmen. Die Vorschau aktualisiert sich automatisch, wenn Sie Eintragungen vornehmen.
Das Vorlagenmanagementtool hat die Eintragungen in mehrere Seiten gegliedert (zu finden über der Schaltfläche Erstellen). Die Seite, auf der Sie sich befinden, ist mit einer blauen Farbe hinterlegt. Rot hinterlegte Seitenzahlen bedeuten, dass auf diesen Seiten mindestens ein nicht gefülltes Pflichtfeld zu finden ist. Pflichtfelder sind an einem roten Balken auf ihrer linken Seite erkennbar.
Haben Sie alle (Pflicht-)Felder gefüllt, können Sie das Dokument über die Schaltfläche Erstellen generieren. Das Dokument wird in der entsprechenden Akte abgelegt und das Vorlagenmanagementtool schließt sich.
Einige Vorlagen enthalten bedingte Abfragen, d.h. manche Eingabefelder erscheinen nur dann, wenn vorher eine bestimmte Eingabe erfolgt.
Daten hinzufügen
(z.B. Personen, Fachgebiete oder Einrichtungen)
In manchen Vorlagen werden Sie beispielsweise gebeten, beteiligte Personen oder Einrichtungen zu benennen. Dafür stellt Xential eine Liste mit Ergebnissen zur Verfügung. Gibt es mehr als 20 mögliche Ergebnisse, so bietet Ihnen Xential die Möglichkeit der Suche an. Dies kann, wie im Beispiel gezeigt, die Leitung eines Projektes sein.
Geben Sie dafür mindestens ein Zeichen in das Suchfeld ein und klicken Sie am Ende der Liste auf das Fernglas-Symbol Suchen. Je mehr Zeichen Sie eingeben, desto genauer wird die Ergebnisliste. Anschließend können Sie das entsprechende Ergebnis auswählen und es wird in die Vorlage übertragen.
Fragengruppen
In manchen Vorlagen, wie z.B. dem Projektsteckbrief oder dem Abschlussbericht finden sich so genannte Fragengruppenelemente. Diese werden verwendet, wenn keine, eine oder mehrere Eingaben möglich sind, wie z.B. bei Projektmeilensteinen. Über das Plus-Symbol kann eine neue Fragengruppe hinzugefügt und über das X-Symbol können Fragengruppen gelöscht werden.
Erneute Bearbeitung einer Dokumentvorlage
Möchten Sie eine Vorlage erneut bearbeiten, tun Sie dies nicht in Xential sondern nutzen die standardmäßig vorhandene Bearbeitungsfunktion des DMS.
Hinweise zu spezifischen Dokumentvorlagen
In diesem Kapitel finden Sie Hinweise zu spezifischen Dokumentvorlagen, z.B. welche Vorlagen Sie im System finden oder wo diese abgerufen werden können.
Projektmanagement
Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlage zur Verfügung. Dazu gehören diese Vorlagen:
- Projektsteckbrief
- Der Projektsteckbrief kann, wie weiter oben beschrieben, über die Kachel Prozesse starten abgerufen werden.
- Projektkalkulation
- Einführung neuer IT-Systeme
- Bewertung Finanzcontrolling (nur für das Finanzcontrolling relevant)
- Statusbericht
- Projektabschlussbericht
Alle weiteren Vorlagen können über diesen Weg abgerufen werden:
Um eine Vorlage abrufen zu können, navigieren Sie zunächst zum Projektvorgang. Klicken Sie nun neben dem Teilvorgang Steuerungsdokumente auf die drei Punkte, um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort Ein Dokument nach Vorlage erstellen aus.
Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie aus den für diesen Bereich verfügbaren Vorlagen auswählen können. Klicken Sie auf Projektportfolio managen und wählen Sie anschließend die benötigte Vorlage aus. Unter Kategorie zur Ablage auswählen wählen Sie Projektdokument aus und klicken Sie anschließend auf Erstellen:
Es öffnet sich das Vorlagenmanagementtool Xential in einem neuen Fenster.
Drittmittelakte
Die Vorlage Drittmittelanzeige rufen Sie entweder direkt über den Vorgang zur Drittmittelakte ab (sofern bereits ein Vorgang angelegt wurde), oder über die Kachel Neuen Vorgang starten (unter der Kachel Prozesse auf der Startseite, sofern noch kein Vorgang angelegt wurde).
